تقييم احتياجات التدريب: تعريف والاهمية وأهم الأدوات المساعدة

• 2024-10-31
• حدثت في 2024-10-31
• القيادة والادارة |

تقييم احتياجات التدريب (TNA) هو خطوة أساسية لضمان توجيه الجهود التدريبية بشكل فعّال ومتوافق مع احتياجات المؤسسة والأفراد. يهدف هذا التقييم إلى تحديد الفجوات بين المهارات الحالية والمطلوبة، مما يساعد في تحسين أداء الموظفين وتطوير كفاءاتهم لتلبية متطلبات العمل المتغيرة. من خلال إجراء تقييم دقيق للاحتياجات، يمكن للمؤسسات تصميم برامج تدريبية تتوافق مع أهدافها الاستراتيجية وتعزز من إنتاجية العاملين.

ما هو تقييم احتياجات التدريب (TNA) ؟ 

تقييم احتياجات التدريب هو عملية تقييم تستخدمها الشركات والمنظمات الأخرى لتحديد متطلبات الأداء والمعرفة والقدرات والمهارات التي يحتاجها موظفوها لتحقيق المتطلبات. هناك ثلاثة مجالات رئيسية تعتبر مقيّمين دقيقين لتلك الاحتياجات:

• كفاءة الموظفين في المهارات
• تكرار استخدام الموظفين للمهارات
• مستوى مهارات الموظفين الحاسمة لأداء الوظيفة

أحد مخرجات تقييم احتياجات التدريب هو قائمة بمن يحتاج إلى أي نوع من التدريب. على سبيل المثال، قد تجد شركتك أن قسم تكنولوجيا المعلومات يفشل في مواكبة معايير الصناعة ويحتاج إلى الخضوع لتدريب يزيد من معرفتهم بأحدث الإبداعات التكنولوجية. أو ربما يأتي المتدربون في تكنولوجيا المعلومات بدوام كامل ويحتاجون إلى التوجيه ليصبحوا جزءًا تنافسيًا ومنتجًا في الشركة.

يهدف تقييم احتياجات التدريب إلى الإجابة على بعض الأسئلة المألوفة: لماذا، من، كيف، ماذا ومتى. إليك نظرة على أوصاف الأسئلة وما يمكن للتحليل أن يجيب عليها.

لماذا يتم إجراء التدريب: تجري المنظمات التدريب عادة لربط مشكلة الأداء باحتياج عملي والتأكد من أن فوائد إجراء التدريب أكبر من المشاكل. للإجابة على هذا السؤال، عليك إجراء نوعين من التحليل: تحليل الجدوى وتحليل الاحتياجات مقابل الرغبات.

من يشارك في التدريب: عادة ما يتضمن التدريب الأطراف المناسبة لحل مشكلة الأداء. لتحديد المشاركين المستهدفين للتدريب، عليك إجراء تحليل للفئة المستهدفين. يسمح لك هذا النوع من التحليل بالتعرف قدر الإمكان على الأشخاص المشاركين في النقص وكيفية تصميم برنامج تدريبي لإشراكهم.

كيفية إصلاح مشكلة ضعف الأداء: يمكن أن يساعد إجراء التدريب في إصلاح مشكلة الأداء. ولكن عليك البحث عن علاج آخر إذا لم يكن التدريب مناسبًا. لتحديد نقص المهارات الذي يجب معالجته، يجب عليك إجراء تحليل للأداء. يبحث هذا النوع من التحليل في كيفية أداء شركتك أو قسمك ككل.

ما هي أفضل طريقة لرفع مستوى للأداء: هناك طريقة مفضلة أو أفضل لأداء مهمة للحصول على أفضل النتائج. لتحديد أفضل طريقة للأداء، يجب عليك إجراء تحليل للمهمة. يتناول هذا النوع من التحليل التفاصيل الدقيقة لما يفعله موظفوك بالضبط في أدوارهم الفردية.

متى يتم إجراء التدريب: نظرًا لأن العطلات ودورات العمل وما إلى ذلك تؤثر على حضور المشاركين للتدريب، فيجب عليك تحديد أفضل توقيت لتقديم التدريب. يمكنك إجراء تحليل سياق للإجابة على أسئلة لوجستية. تحليل السياق هو طريقة لفحص البيئة التي تعمل فيها الشركة.

مستويات تقييم احتياجات التدريب

هناك ثلاثة مستويات لتقييم احتياجات التدريب. وتشمل هذه المستويات ما يلي:

• المستوى التنظيمي

يعد تقييم احتياجات التدريب على المستوى التنظيمي تقييمًا على المستوى الكلي يساعدك على تحديد المجالات التي يفتقر فيها موظفوك إلى المهارات أو المعرفة اللازمة وتوفير التدريب القائم على الاحتياجات. ويهدف إلى الإجابة على الأسئلة التالية:

• أين تكون الحاجة إلى التدريب أكبر؟
• هل التدريب مطلوب لقسم معين أو لمجموعة من الموظفين؟
• لماذا يوصى ببرنامج التدريب كحل للمشكلة الحالية؟

يساعدك تقييم احتياجات التدريب على مستوى المنظمة على تحديد النتائج القابلة للقياس للتدريب بوضوح، مما يسمح لك بتحسين فرص نجاح برنامج التدريب.

على سبيل المثال، يتلقى قسم معالجة المطالبات في شركة التأمين الخاصة بك باستمرار ردود فعل سيئة من العملاء، لذا فأنت تريد تحسين تصنيفات خدمة العملاء الخاصة بها. يكشف التقييم على مستوى المنظمة عن المشاكل في معالجة المطالبات ويحدد الحاجة إلى تدريب الموظفين المشاركين في معالجة المطالبات. ويمكنه أيضًا أن يشرح سبب ضرورة برنامج التدريب وكيف يمكن أن يساعدك في تحقيق هدفك المتمثل في تحسين خدمة العملاء في شركتك.

المستوى التشغيلي

على المستوى التشغيلي (المعروف أيضًا باسم مستوى المهمة أو الوظيفة)، يحدد تحليل احتياجات التدريب نوع التدريب الذي يحتاجه موظفوك لتحقيق مستوى معين من الكفاءة. ويتضمن تحليل المهام، الذي يحدد المعرفة والمهارات المطلوبة لمهام محددة ويربط هذه المتطلبات بالمعرفة والمهارات الفعلية لموظفيك. ويمكن استخدام الفجوات أو المشكلات التي تم الكشف عنها في هذا التحليل لتحديد نوع التدريب الذي يحتاجه موظفوك.

يهدف تحليل احتياجات التدريب على المستوى التشغيلي إلى الإجابة على الأسئلة التالية:

• كيف يتم أداء الوظيفة؟
• ما هي معايير الأداء للوظيفة؟
• ما هي المعرفة والمهارات والقدرات اللازمة لإكمال الوظيفة بنجاح؟

تتضمن بعض مصادر البيانات التي يمكنك استخدامها لإجراء تحليل احتياجات التدريب على المستوى التشغيلي ما يلي:

• مواصفات الوظيفة
• وصف الوظيفة
• معايير أداء العمل
• معلومات من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMEs)
• تحليل المشاكل التشغيلية

المستوى الفردي

على المستوى الفردي أو الشخصي، يحدد تحليل احتياجات التدريب كيفية أداء كل موظف لدوره. يساعدك الفرق بين الأداء الفعلي والأداء المتوقع في تحديد ما إذا كانت هناك حاجة فعلية إلى تحليل احتياجات التدريب على المستوى الفردي.

يمنحك تحليل احتياجات التدريب على المستوى الفردي صورة كاملة لأداء موظفيك وما إذا كان أداؤهم يفي بالمعايير المتوقعة. يهدف تحليل احتياجات التدريب على هذا المستوى إلى الإجابة على الأسئلة التالية:

• ما هو الأداء المتوقع؟
• هل يمتلك موظفوك المعرفة والمهارات اللازمة؟
• ما هي الفجوة بين الأداء المتوقع والأداء الفعلي؟
• ما الذي يعيق موظفيك عن الأداء بكفاءة؟
• ما هو برنامج التدريب الذي يجب تقديمه لموظفيك لتلبية معايير الأداء المتوقعة؟

لماذا يعد تحليل احتياجات التدريب مفيدًا؟

يعد تحليل احتياجات التدريب مفيدًا للشركات لأسباب مختلفة. يمكنه في النهاية زيادة إنتاجية الموظفين ورفع المستوى الذي يؤدون به واجباتهم. كما يساعد في تحدد احتياجات التدريب قبل أن تؤثر على العمل وتصبح مصدر قلق أكثر أهمية. هذا فعال لتحديد وإزالة أي مشكلات ناجمة عن نقص التدريب بمرور الوقت. يساعد تحليل احتياجات التدريب أيضًا أصحاب العمل على فهم الموارد المتاحة لهم لتقديم تدريب فعال لموظفيهم. أسباب إضافية لماذا يمكن للشركات الاستفادة من تحليل احتياجات التدريب:

1. يساعد الشركات على التخطيط لنهج التدريب الخاص بها

يساعد تحليل احتياجات التدريب الشركات على التخطيط للتدريب القادم بشكل أكثر فعالية. يسمح لصاحب العمل بإنشاء خطة تتناول احتياجات التدريب وتكون ذات صلة وقيمة للموظفين. يسمح تحليل احتياجات التدريب للشركات بالتخطيط المنهجي للتدريب المستقبلي بدلاً من وضع افتراضات حول احتياجات تدريب الموظفين.

2. يحدد احتياجات التدريب التي قد لا يكون فريق تطوير الموظفين على دراية بها

يساعد إجراء تحليل احتياجات التدريب أيضًا الشركات على تحديد الثغرات في التدريب التي ربما لم تكن على علم بها. يوفر هذا للمؤسسات فهمًا أكثر دقة للتدريب اللازم. إن اكتشاف مجالات جديدة تتطلب التدريب يمكن أن يكون مفيدًا حيث يمكن للشركة أن تدرجها في التدريب القياسي لأعضاء الموظفين المستقبليين. كما أن تحديد احتياجات التدريب الجديدة يزيد من الدعم للموظفين لأنه يجهزهم بالكامل لتحقيق النجاح في بيئة عملهم.

3. يركز التدريب في المجالات الصحيحة

يساعد تحليل احتياجات التدريب على تركيز التدريب في المجالات الصحيحة. بصرف النظر عن الإشارة إلى المكان الذي يحتاج فيه الشخص إلى التدريب، فإن التحليل يوضح المجالات التي تعمل بشكل مثالي مع التدريب الكافي. وهذا يسمح للشركة باستخدام وقتها ومواردها بكفاءة أكبر في توفير التدريب الضروري فقط بدلاً من افتراض احتياجات الموظفين. يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا فهم المكان الذي يعمل فيه التدريب الحالي بشكل جيد بالفعل.

4. يشير إلى من يحتاج إلى تدريب

يحدد تحليل احتياجات التدريب الموظفين الذين يحتاجون إلى مزيد من التدريب حيث قد تختلف الاحتياجات بين أعضاء الموظفين. وهذا يضمن أن تستخدم المنظمة الموارد بشكل مناسب لأعضاء الموظفين الذين يحتاجون إلى أكبر قدر من التدريب. إن التأكد من أن الموظفين يحضرون فقط جلسات التدريب ذات الصلة بهم يمكن أن يزيد أيضًا من مشاركتهم. يساعد تحليل احتياجات التدريب الشركة على تطوير خطط تدريب فردية للموظفين، ذات صلة بمجالات محددة من العمل.

5. تحديد أولويات مجالات التدريب

يشير إجراء تحليل احتياجات التدريب إلى مجالات ذات أولوية عالية تتطلب اهتمامًا عاجلاً. وهذا يجعل من الأسهل جدولة جلسات التدريب، مع حدوث الجلسات الأكثر أهمية أولاً، تليها مجالات أخرى أقل إلحاحًا. يمكن للشركات تحديد أولويات التدريب من خلال تحديد المهارات الأكثر أهمية المطلوبة من قبل أعضاء فريقها، مما يضمن أن التدريب المتعلق بهذه المهارات يتمتع بأولوية قصوى.

كيفية إجراء تقييم لاحتياجات التدريب

هناك خطوات يجب عليك اتباعها لإجراء تقييم لاحتياجات التدريب بنجاح. تتضمن هذه الخطوات ما يلي:

• تحديد النتائج المُراد تحقيقها
• تحديد المشكلات أو نقاط الألم المحددة
• تحديد المعرفة والمهارات والسلوكيات المرغوبة
• تحديد جداول زمنية وأولويات التدريب
• اختيار تقييمات وتنسيقات احتياجات التدريب

1. تحديد النتائج المُراد تحقيقها

تحديد المجالات التي لا تسير فيها الأمور بالطريقة التي تريدها أو تحتاجها، وكيف سيبدو النجاح في تلك المجالات. على سبيل المثال، قد ترغب في تحسين الاحتفاظ بالعملاء بنحو 5%، أو تقليل وقت مكالمة الدعم إلى أقل من ثلاث دقائق أو زيادة اكتساب العملاء الجدد بنسبة 10%. لتحديد مقاييس نجاح برنامج التدريب الخاص بك، عليك الاجتماع مع قادة فريقك والمشرفين والمديرين والمديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الآخرين. بمجرد تحديد أهدافك، يمكنك بسهولة تحديد السلوكيات التي يجب تغييرها من أجل الوصول إلى تلك الأهداف.

2. تحديد المشاكل أو نقاط الألم المحددة

الخطوة التالية هي مطابقة النتائج المرجوة مع التحسينات في المعلومات والإجراءات والقدرات التي تدعمها. للقيام بذلك، عليك تقسيم الواجبات والعمليات المتأصلة في النتائج حتى تتمكن من تحديد المشاكل أو النقاط المحددة التي تحتاج إلى معالجة.

على سبيل المثال، إذا كنت تريد تقليل حجم المكالمات التي يتلقاها دعم العملاء الخاص بك، فأنت بحاجة إلى فحص أسباب حجم المكالمات التي تتلقاها حاليًا. قد تكمن المشكلة في المعلومات التي يتلقاها العملاء حول منتجك أو خدماتك، أو في كيفية تسجيل المكالمات ومتابعتها، أو في وتيرة ومستوى الاتصال الاستباقي بين جهات اتصال العملاء ومديري الحسابات أو في مزيج من كل ذلك.

هناك عدد من الطرق لتحديد المجالات التي تتطلب تحسينًا. فيما يلي بعض الطرق الأكثر شيوعًا وفعالية:

• المراقبة والتقييم: يتطلب هذا من قادة فريقك أو المشرفين أو المديرين مراقبة الموظفين لتحديد مجالات الصعوبة المشتركة.
• الاستطلاعات: تتطلب هذه الطريقة منك أن تسأل الموظفين عن المجالات التي يرغبون في المزيد من التدريب والدعم والموارد. يجب عليك التأكد من أنهم يكتبون احتياجاتهم المحددة. على سبيل المثال، بناء الفريق أو التواصل من احتياجات التدريب الواسعة النطاق، بحيث تحتاج إلى إجراء تقييم آخر لاحتياجات التدريب لكل من هذه الموضوعات. تتضمن بعض الأمثلة على احتياجات التدريب المحددة كيفية حل النزاع، وكيفية الاستماع بفعالية وعمق إلى زميل في العمل أو كيفية تقديم الملاحظات للزملاء.
• تقييم البيانات: يتطلب هذا منك تحليل سجلات الموارد البشرية لتحديد ما إذا كانت هناك أخطاء أو مشكلات أو تناقضات شائعة يمكن للتدريب معالجتها. يمكن أن تتضمن سجلات الموارد البشرية مقابلات الخروج، وكفاءات العمل، وأوصاف الوظائف، وتقييمات الأداء، وتقارير الحوادث والسلامة وسجلات الشركة الأخرى مثل سجلات المبيعات والتكاليف والإنتاج. على سبيل المثال، إذا كان أحد أقسام شركتك يعاني من زيادة كبيرة في حوادث مكان العمل، فيمكنك مراجعة تقارير الحوادث كجزء من تحليل الفجوات قبل إجراء تدريب حول ممارسات وإجراءات السلامة.
• المقابلات الفردية: يمكنك أيضًا مقابلة موظفيك ومشرفيك وعملائك لتحديد المشكلات أو الفجوات. إذا كانت شركتك تقدم تدريبًا على السلامة، على سبيل المثال، فمن المستحسن إجراء مقابلات مع الموظفين الذين تعرضوا لحادث أو شهدوه. كما أن إجراء المقابلات مع الموظفين الذين لم يتعرضوا لحادث من قبل قد يكون مفيدًا في تطوير برنامج تدريبي يتضمن ممارسات وإجراءات آمنة. إذا كانت الحوادث تتعلق بمعدات، فقد تحتاج إلى إجراء مقابلة مع الشركة التي قامت بصيانة المعدات أو تصنيعها. يمكن أن تساعدك المعلومات التي يمكنك جمعها من المقابلات في تحديد الفجوات التي تحتاج شركتك إلى معالجتها.

3. تحديد المعرفة والمهارات والسلوكيات المرغوبة

بمجرد تحديد المشكلات المحددة التي تحتاج إلى معالجتها، يمكنك مطابقة موضوعات التدريب مع فجوات المهارات المحددة. للقيام بذلك، يجب عليك أولاً وضع قائمة بالمعارف والمهارات والكفاءات التي يحتاجها كل موظف مدرب لتحقيق الأهداف المحددة. بعد ذلك، يجب أن يكون لديك طريقة لتحديد ما إذا كان التدريب ناجحًا على المستوى الفردي - الطريقة لقياس ما إذا كانت الكفاءات والمهارات المحددة قد تم تحقيقها إلى المستوى المطلوب. عادة ما يتم التعبير عن مقاييس النجاح هذه كسلسلة من أهداف التعلم المصممة خصيصًا لكل مشكلة ونتيجة العمل المرغوبة.

4. تحديد جداول زمنية وأولويات التدريب

بمجرد تحديد المعرفة أو المهارات أو السلوكيات التي يجب على موظفيك تطويرها لتحقيق الأهداف المحددة، فقد حان الوقت الآن لتطوير جدول التدريب الكامل. للقيام بذلك، يجب عليك أولاً تحديد تاريخ الانتهاء المستهدف للمبادرة، ثم ترتيب الأولويات للجلسات الفردية والمجموعات ووضعها في جدول زمني. يجب عليك تحديد الأولويات بناءً على مدى إلحاحها (مدى السرعة التي تحتاجها لرؤية النتائج من الموظفين) والتسلسل (التدريب الذي يجب أن يحدث قبل أن يحدث تدريب آخر).

5. اختر تقييمات وتنسيقات احتياجات التدريب

الآن بعد أن عرفت من هم المشاركون المستهدفون، وما هو التدريب الضروري، وما هي أهدافك ومدى سرعة اكتمال برنامج التدريب، يمكنك اختيار كيفية إدارة التدريب. تتضمن بعض الخيارات الجيدة جلسات افتراضية أو شخصية بقيادة مدرب، وبرامج صوتية ومرئية ذاتية التوجيه، ومحاكاة تعتمد على الكمبيوتر، وتدريب عبر الإنترنت. يمكن أن يساعدك مورد التعلم والتطوير الخاص بك - استشاري أو داخلي - في اختيار الدورة التدريبية المناسبة لشركتك ومشروعك.

ما هو الفرق بين تقييم احتياجات التدريب وتصميم التدريب؟

الفرق بين تقييم احتياجات التدريب وتصميم التدريب يكمن في دور كل عملية وأهميتها ضمن تطوير برنامج تدريبي شامل. تقييم احتياجات التدريب هو عملية تهدف إلى تحديد المهارات أو المعارف التي يحتاجها الموظفون لتحسين أدائهم في العمل، وتحديد الفجوات بين مهاراتهم الحالية وما يجب أن يصلوا إليه. يعد هذا التقييم خطوة أولية وأساسية تساعد على توجيه جهود التدريب نحو المجالات التي تحتاج إلى تعزيز أو تطوير.

من جهة أخرى، يأتي تصميم التدريب بعد تقييم الاحتياجات، حيث يتم في هذه المرحلة تطوير وتخطيط البرنامج التدريبي الفعلي استناداً إلى النتائج التي أظهرها التقييم. يشمل تصميم التدريب تحديد الأهداف التدريبية، واختيار أساليب التدريب المناسبة، وتطوير المحتوى التعليمي، وتحديد الموارد المطلوبة.

أهمية إجراء تقييم احتياجات التدريب تكمن في أنه يساعد على ضمان أن الموارد المخصصة للتدريب تُستخدم بشكل مثمر وفعّال، بينما يُسهم تصميم التدريب في تحويل هذه الاحتياجات إلى برامج تعليمية مفيدة تساعد في سد الفجوات وتعزيز الأداء الوظيفي.

ما هي أهم أدوات تقييم احتياجات التدريب؟

• iMocha  هي منصة لتقييم المهارات تهدف إلى تحسين اكتساب وتطوير المواهب. توفر المنصة تحليلاً للفجوات المهارية ومعايير قياسية لأكثر من 3000 مهارة و100,000 سؤال و45 لغة برمجة. من خلال التحليلات المدعومة بالذكاء الاصطناعي وتقارير التقييم قبل وبعد التدريب، تمكّن iMocha المؤسسات من تتبع تقدم الموظفين وتحسين برامج التدريب ودعم التنقل الداخلي. وتتيح ميزة Skill Intelligence Cloud الجديدة تطوير المواهب وتشكيل فرق ديناميكية تتناسب مع احتياجات العمل. تشمل iMocha أيضًا أدوات مراقبة التقييم وقياس العائد على الاستثمار لدعم القرارات المستندة إلى البيانات في التدريب والتطوير.

• Absorb هي أداة تحليل احتياجات التدريب مصممة لمساعدة المؤسسات على تحقيق أهدافها التدريبية من خلال تجربة تعليمية فعّالة تحقق نتائج قابلة للقياس. تتيح الجيل التالي من تجربة المتعلم في *Absorb LMS* للموظفين إكمال المزيد من الدورات التدريبية مع الحفاظ على تفاعلهم في عملية التعلم.

المميزات:

- يعزز *Absorb LMS* فهم المتعلمين واحتفاظهم بالمعلومات، ويتميز بمنصة سهلة الاستخدام تدعم أنواع المحتوى المتعددة، وتصميم متجاوب، وتعلم اجتماعي، وواجهات مخصصة.

- تطبيق *Absorb Learn* متزامن مع *LMS* على الويب، مما يسمح للمتعلمين بالتدريب في وضع عدم الاتصال، وتحديث تقدم الدورات تلقائيًا عند استعادة الاتصال بالإنترنت.

- يوفر التطبيق إمكانية تكوين لوحات المعلومات الإدارية وجدولة التقارير التلقائية للوصول إلى المعلومات المهمة بسهولة.

تجربة مجانية: متاحة

• Cognota، المعروفة سابقًا باسم Synapse، هي منصة تساعد فرق التعلم والتطوير في تحسين تخطيط المشاريع والقدرات، وتصميم المحتوى بشكل أسرع، والتفاعل بشكل أكثر كفاءة. 

المميزات

• فريق دعم العملاء سريع وفعال.
• يتيح التطبيق تتبع توافر أعضاء الفريق عبر التقويمات لفهم تقدم المشاريع بشكل أفضل.
• يمكنك إرسال التحديثات إلى نظام إدارة التعلم (LMS) على الفور من خلال تعديل التصميم في Cognota دون الحاجة لإعادة استيراد ملف SCORM.
• توفر فترة تجريبية مجانية.

باختصار، يُعد تقييم احتياجات التدريب أداة قوية لتعزيز فعالية العملية التدريبية وضمان استثمار الموارد بشكل مثمر. من خلال تحديد الفجوات التدريبية والعمل على سدّها، يمكن للمؤسسات تحقيق نمو مستدام وتحقيق أهدافها الاستراتيجية. لذلك، يُعد تنفيذ TNA بشكل دوري خطوة ضرورية للحفاظ على القدرة التنافسية للمؤسسة وتعزيز رضا وتطور العاملين.

المصادر

imocha – indeed