تعتبر المشاريع الصغيرة جزءًا أساسيًا من الاقتصاد المحلي والعالمي، حيث تلعب دورًا كبيرًا في خلق فرص العمل وتعزيز الابتكار والتنمية الاقتصادية. تختلف هذه المشاريع في أحجامها وأنشطتها، بدءًا من التجارة والخدمات إلى التصنيع والزراعة. وعلى الرغم من أن المشاريع الصغيرة تحمل في طياتها فرصًا كبيرة للنجاح، إلا أنها تواجه تحديات عديدة قد تؤدي إلى الفشل. في هذا المقال، سنستعرض مفهوم المشاريع الصغيرة، مكوناتها الأساسية، وأهم الأسباب التي قد تؤدي إلى فشلها، بالإضافة إلى الحلول العملية لتجنب تلك العثرات وتحقيق النجاح.
ما هي المشاريع الصغيرة؟
المشاريع الصغيرة هي الأعمال التجارية أو الوحدات الاقتصادية التي تتميز بحجم صغير نسبيًا من حيث رأس المال المستثمر، وعدد الموظفين، ونطاق العمليات. تتنوع المشاريع الصغيرة في قطاعاتها، مثل التجارة، والخدمات، والتصنيع، والزراعة، وهي تعتبر جزءًا مهمًا من الاقتصاد المحلي والإقليمي لأنها تسهم في توليد فرص عمل وتنشيط الاقتصادات المحلية.
المشاريع الصغيرة تُعتبر أيضًا مصدرًا رئيسيًا للابتكار، حيث تقدم حلولًا إبداعية لتلبية احتياجات السوق المحلية بأساليب غير تقليدية. غالبًا ما تكون هذه المشاريع مرنة في التعامل مع التغيرات الاقتصادية، مما يجعلها قادرة على التكيف بسرعة مع الظروف المتغيرة. بالإضافة إلى ذلك، تساهم المشاريع الصغيرة في تعزيز روح ريادة الأعمال بين الأفراد، حيث تتيح لأصحابها فرصة لتحقيق استقلال مالي وإدارة أعمالهم الخاصة. كما تلعب دورًا مهمًا في تعزيز التنوع الاقتصادي وتقليل الاعتماد على الشركات الكبيرة.
ما هي مميزات المشاريع الصغيرة؟
تتميز المشاريع الصغيرة بعدة جوانب تجعلها فريدة ومهمة للاقتصاد، ومنها:
1. المرونة: تتمتع المشاريع الصغيرة بقدرة عالية على التكيف مع التغيرات الاقتصادية والتكنولوجية، مما يسمح لها بالاستجابة بسرعة لاحتياجات السوق المتغيرة.
2. قربها من العملاء: غالبًا ما تتميز المشاريع الصغيرة بوجود تواصل مباشر مع العملاء، مما يسمح بتقديم خدمات أو منتجات مخصصة وفقًا لاحتياجاتهم وتوقعاتهم.
3. تكلفة تشغيل أقل: تتمتع المشاريع الصغيرة بتكاليف تشغيل منخفضة مقارنة بالشركات الكبيرة، مما يساعدها على الاستمرار في العمل حتى في الظروف الاقتصادية الصعبة.
4. تعزيز الابتكار: تعتمد العديد من المشاريع الصغيرة على الأفكار المبتكرة وحلول غير تقليدية، مما يساعدها على تقديم منتجات وخدمات جديدة تلبي احتياجات السوق المتغيرة.
5. دعم الاقتصاد المحلي: تساهم المشاريع الصغيرة في تعزيز الاقتصادات المحلية من خلال توفير فرص عمل ودعم القطاعات المحلية المختلفة، مما يؤدي إلى تحقيق نمو اقتصادي متوازن.
الفرق بين المشاريع الصغيرة والكبيرة
معيار | مشروع صغير | مشروع كبير |
الميزانية | محدودة | كبيرة |
المدة | قصيرة | طويلة |
نطاق العمل | ضيق | واسع |
التعقيد | منخفض | مرتفع |
عدد المشاركين | قليل | كبير |
الأثر | محلي | عالمي |
الخطر | منخفض | مرتفع |
الرقابة | بسيطة | معقدة |
التخطيط | أقل تفصيلاً | أكثر تفصيلاً |
النمو | محدود | كبير |
ما هي أهم مكونات المشاريع الصغيرة؟
أهم مكونات المشروع الصغير تشمل عدة عناصر أساسية تسهم في نجاحه واستمراريته، وهي:
1. الفكرة والمفهوم: تعتبر الفكرة الأساس الذي يبنى عليه المشروع، ويجب أن تكون واضحة وجديدة وتلبي احتياجات السوق المستهدفة.
2. رأس المال: يعد التمويل ضروريًا لبدء المشروع، سواء من مصادر شخصية أو قروض أو مستثمرين. يجب أن يغطي رأس المال التكاليف الأولية مثل شراء المعدات، الإيجار، وتكاليف التشغيل.
3. خطة العمل: تعتبر خطة العمل بمثابة خارطة طريق توضح كيفية تحقيق أهداف المشروع، وتتضمن الأهداف، الاستراتيجيات، التسويق، والعمليات المالية.
4. الموارد البشرية: الفريق العامل هو أحد المكونات الرئيسية، ويجب أن يتكون من أفراد ذوي مهارات متنوعة تكمل بعضها البعض لضمان إدارة العمليات بكفاءة.
5. التسويق: يشمل هذا المكون الترويج للمنتجات أو الخدمات، وبناء علامة تجارية قوية، والتفاعل مع العملاء لجذبهم والاحتفاظ بهم.
6. الإدارة والتنظيم: يشمل ذلك إدارة العمليات اليومية، توزيع المهام، وتوجيه المشروع نحو تحقيق الأهداف بفعالية.
7. التكنولوجيا: في العصر الحديث، تعتبر التكنولوجيا ضرورية لإدارة المشروع بشكل فعال، سواء في إدارة العمليات أو في التسويق عبر الإنترنت والتفاعل مع العملاء.
8. تحليل السوق: فهم السوق المستهدف، المنافسين، والأسعار يعتبر عنصرًا مهمًا لتحديد الاستراتيجيات المناسبة التي تؤدي إلى النجاح المستدام.
ما هي أسباب فشل المشاريع الصغيرة؟
لحسن الحظ، يمكن حل هذه المشاكل الشائعة - لذا مع بعض التخطيط المسبق، يمكنك إيقاف الفشل في مساره.
1. أهداف غير واضحة
المشكلة: فريقك غير متوافق على أهداف المشروع، ولا توجد طريقة لقياس النجاح.
أهداف المشروع هي الأشياء التي تخطط لتحقيقها بحلول نهاية مشروعك. يجب أن تكون أهدافًا محددة ومحددة بوقت يمكنك قياسها عند انتهاء مشروعك. بدون أهداف واضحة، من الصعب الحفاظ على فريقك متوافقًا أو حتى معرفة ما إذا كان مشروعك ناجحًا أم فاشلاً.
على سبيل المثال، تخيل أن فريقك يصمم صفحة دفع جديدة لتطبيقك المحمول. بدون هدف واضح (مثل "تقليل متوسط وقت الخروج للمستخدمين النهائيين بنسبة 30% في الربع الثاني")، من الصعب معرفة الميزات الجديدة التي ستجعل الصفحة ناجحة. وبعد انتهاء المشروع، ستجد صعوبة في قياس الأداء بدون هدف ملموس للمقارنة به.
الأهداف غير الواضحة مشكلة شائعة. وجد مؤشر تشريح العمل لعام 2021، الذي استطلع آراء أكثر من 10000 عامل في مجال المعرفة، أن أقل من نصف جميع الموظفين فهموا كيف ساهم عملهم اليومي في تحقيق أهداف أوسع.
الحل: حدد أهدافًا واضحة كجزء من عملية التخطيط الخاصة بك.
تعمل أهداف المشروع الفعّالة على مواءمة فريقك وتوفير معيار لقياس النجاح. حدد الأهداف قبل أن تبدأ ويمكنها توجيه مشروعك - والأفضل من ذلك، أشرك فريقك في عملية تحديد الأهداف، ويمكنك التأكد من أن الجميع متوافقون منذ البداية.
من الجيد تحديد الأهداف كجزء من خطة المشروع الشاملة الخاصة بك، والتي تحدد أيضًا أصحاب المصلحة في المشروع والمنتجات النهائية والجدول الزمني والمزيد.
2. تغيير حجم المشروع
المشكلة: تتغير مخرجات مشروعك مع تقدم العمل.
من الصعب اكتشاف هذه المشكلة لأنها تأتي ببطء غالبًا - يمكنك حتى القول إنها تتسلل إليك. هذا ما يحدث عندما تتجاوز مخرجات المشروع نطاق المشروع، وينتهي بك الأمر بمزيد من العمل أكثر مما كنت تتوقعه.
على سبيل المثال، تخيل أنك خططت لنشر 10 مقالات هذا الشهر كجزء من إطلاق منتج جديد. ومع ذلك، تلقيت طلبًا من أحد أصحاب المصلحة لإضافة منشورين إضافيين لدعم منتج مختلف. مع هذا الطلب الجديد، تكون مواردك ضعيفة وتحتاج إلى تأخير مواعيد النشر في جميع المجالات.
تُعد هذه المشكلة محركًا رئيسيًا للمواعيد النهائية الفائتة والمشاريع الفاشلة. في الواقع، أفاد المستجيبون في استطلاع معهد إدارة المشاريع لعام 2021 أن 34٪ من المشاريع في مؤسستهم عانت من مشكلة تغير حجم المشروع في العام الماضي.
الحل: حدد نطاق مشروعك ووزعه قبل أن تبدأ.
عندما تحدد نطاق مشروعك مسبقًا، يصبح من الأسهل تحقيق النتائج في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. يمكنك التخطيط للموارد مسبقًا، والتأكد من أن الطلبات في اللحظة الأخيرة لا تطغى على فريقك. يعد نطاق المشروع الموثق أيضًا أداة جيدة للرد على الطلبات الإضافية من أصحاب المصلحة. في المثال أعلاه، يعني هذا الالتزام بمنشورات المدونة الأصلية العشرة وتسليم مشروعك في الوقت المحدد.
يمكنك توثيق نطاق مشروعك ببيان النطاق. يمكن أن يكون هذا جزءًا من خطة مشروعك، أو حتى مستندًا مستقلاً. بمجرد إنشاء بيان النطاق الخاص بك، تأكد من مشاركته مع أصحاب المصلحة لديك. عندما يكون لديهم فهم واضح لما هو مدرج وما ليس مدرجًا في مشروعك، فسيكونون أقل عرضة لإضافة طلبات إضافية. وعندما تتلقى طلبًا إضافيًا، يمكنك استخدام عملية التحكم في التغيير لتحديد ما إذا كان مهمًا بما يكفي لإضافته إلى نطاق مشروعك.
3. توقعات غير واقعية
المشكلة: النجاح غير قابل للتحقيق.
إن تحديد الأهداف الملهمة يمكن أن يساعد في تحفيز الزخم إلى الأمام، ولكن يجب أن تظل قابلة للتحقيق. إذا كانت أهداف مشروعك طموحة للغاية، فقد يؤدي ذلك بسهولة إلى زملاء متوترين وتفويت المواعيد النهائية.
على سبيل المثال، تخيل أن فريق المبيعات لديك لديه هدف بعيد المنال يتمثل في 100 عمولة هذا الشهر. ولكن اثنين من أعضاء الفريق في إجازة مدفوعة الأجر، لذلك سيحتاج بقية الفريق إلى العمل الإضافي لتحقيق الهدف. وهذا يعني أنه لا توجد موارد كافية لتحقيق الهدف، ومن المرجح أن يكون النجاح بعيد المنال.
يمكن أن تكون الأهداف الطموحة بشكل مفرط بمثابة الكريبتونيت لجداول زمنية للمشروع. وفقًا لمؤشر تشريح العمل لعام 2021، فإن السبب الأكثر شيوعًا لتفويت المواعيد النهائية هو التوقعات غير الواقعية.
الحل: حدد أهداف مشروع ذكية.
مع بعض التخطيط المسبق، لا يزال بإمكانك تحديد أهداف ملهمة لا تتطلب ساعات إضافية على مدار الساعة. لإنشاء أهداف طموحة (ولكن قابلة للتحقيق)، تأكد من أنها ذكية: محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحددة زمنيًا. إن منهجية الأهداف الذكية تجعل من الواضح كيف يبدو النجاح، كما توفر أيضًا خريطة طريق واضحة للمشروع وخط النهاية لمشروعك. إذا تأكدت من إمكانية تحقيق أهدافك وضمن نطاق مشروعك، فيمكنك التخفيف من مخاطر المشروع وإعداد فريقك للنجاح.
4. الموارد المحدودة
المشكلة: ليس لديك الموارد التي تحتاجها لإنجاز المهمة.
الموارد هي أي شيء تحتاجه لإكمال مشروع—مثل الميزانية أو الموظفين أو الوقت أو المساحة أو الأدوات. يمكن أن يؤدي نقص الموارد إلى تأخير المشروع أو حتى إيقافه عن مساره.
على سبيل المثال، تخيل أنك تعمل على حملة إعلانية لمنتج جديد. يقترب الموعد النهائي، لكن ميزانيتك لتحرير الفيديو المستقل قد نفدت. مع وجود محرر داخلي واحد فقط للمساعدة، تحتاج إلى تأخير إطلاق الحملة. في هذه الحالة، نفدت كل من الميزانية والقوى العاملة التي تحتاجها لتسليم العمل في الوقت المحدد.
الحل: ضع خطة لإدارة الموارد مسبقًا.
في بعض الأحيان يصعب التنبؤ بالأحداث غير المخطط لها مثل تخفيضات الميزانية. ولكن غالبًا ما يكون من خلال القليل من التخطيط، يمكنك التأكد من أن فريقك لديه ما يحتاجون إليه لمعالجة أهداف المشروع. تحدد خطة إدارة الموارد الكمية ونوع الموارد التي تحتاجها لمشروعك—حتى تعرف بالضبط ما هو مطلوب قبل البدء. ثم استخدم أفضل ممارسات تخصيص الموارد لتحديد متى يجب تخصيص كل مورد لكل مشروع على وجه التحديد. على سبيل المثال، يمكن أن يشمل ذلك عرض النطاق الترددي للموظفين أو الميزانية أو المعدات التقنية أو حتى مساحة العمل.
5. ضعف التواصل
المشكلة: لا يفهم أعضاء الفريق كيفية ومتى يتم التواصل بشأن التحديثات.
في الوقت الحاضر، أصبح التواصل أكثر تعقيدًا من أي وقت مضى. وفقًا لمؤشر تشريح العمل لعام 2021، يقوم الأشخاص في المتوسط بالتبديل بين 10 تطبيقات 25 مرة في اليوم للقيام بعملهم، ويقول 27% من العمال إن الإجراءات والرسائل تُفقد عند تبديل التطبيقات.
مع زيادة تحميل التطبيقات اليوم، من الصعب معرفة متى وأين يجب عليك إظهار تحديثات المشروع المهمة. وهذا يعني أن العمل قد يكون معرضًا للخطر إذا لم يكن أعضاء فريق المشروع متوافقين بشأن قنوات الاتصال التي يجب استخدامها، ومتى يستخدمونها، أو من يجب أن يتواصل بشأن ماذا.
على سبيل المثال، تخيل أنك تقود فريقًا بعيدًا منتشرًا في جميع أنحاء أمريكا الشمالية وأوروبا. تعتمد على مجموعة من أدوات الاتصال لإنجاز الأمور، بما في ذلك البريد الإلكتروني والرسائل ومؤتمرات الفيديو والمستندات المشتركة. لكن فريقك ليس لديه وثائق حول متى يجب استخدام كل قناة - لذلك غالبًا ما يشارك أعضاء الفريق التحديثات المهمة في قنوات لا يراها سوى بعض الأشخاص. ونتيجة لذلك، تفقد تفاصيل مهمة وغالبًا ما يتكرر العمل.
الحل: إنشاء خطة اتصال ومشاركتها.
تحدد خطة الاتصال الواضحة كيفية تمرير المعلومات المهمة الجارية للمشروع. إنها تمنح فريقك الوضوح بشأن الأدوات التي يجب استخدامها لأي شيء، وتحدد عدد مرات مشاركة التحديثات (ومن يجب أن يشاركها)، وتحدد متى يتم إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين. من خلال خطة اتصال قوية، يمكنك قضاء وقت أقل في ملاحقة المعلومات والمزيد من الوقت في معالجة أهداف مشروعك.
تتضمن خطة الاتصال عادةً التردد والقناة والجمهور والمالك لكل نوع من أنواع الاتصال التي ستستخدمها. على سبيل المثال، قد تقوم بتضمين هذه التفاصيل لتحديثات حالة المشروع الأسبوعية:
- نوع الاتصال: تحديثات حالة المشروع
- التردد: أسبوعي
- القناة: البريد الإلكتروني
- الجمهور: فريق المشروع
- المالك: مدير المشروع
6. تأخيرات الجدولة
المشكلة: يؤدي تفويت المواعيد النهائية إلى العمل المتسرع وتأخيرات كبيرة في المشروع.
قد يبدو تفويت الموعد النهائي هنا، وتأخير الاجتماع هناك، غير مهم في الوقت الحالي، ولكن يمكن أن يتفاقم الأمر في النهاية إلى عمل متسرع، وزملاء فريق متوترين، وتأخيرات كبيرة في المشروع.
على سبيل المثال، تخيل هذا: أنت تخطط لمعرض متحف، وقد تم تأجيل اجتماعك اللوجستي مع مكان المعرض عدة مرات. الآن هناك أسبوعان حتى الافتتاح الكبير، وسيحتاج فريقك إلى تسريع عملية التخطيط حتى يكون جاهزًا في الوقت المحدد، أو قد تحتاج حتى إلى تأخير الحدث. أصبحت تأخيرات الجدولة مثل هذه شائعة بشكل متزايد، حيث يتم تفويت 26% من المواعيد النهائية كل أسبوع وفقًا لمؤشر تشريح العمل لعام 2021.
الحل: قم بتضمين جدول المشروع كجزء من خطة المشروع الخاصة بك.
هل تتذكر خطة المشروع المفيدة التي ذكرناها سابقًا؟ تتضمن هذه الخطة عادةً جدولًا تفصيليًا للمشروع. يحدد جدول المشروع كل خطوة تحتاج إلى إكمالها، ومن المسؤول عن هذا العمل، ومتى يكون موعد كل مهمة مستحقة.
يوفر جدول المشروع الفعال لفريقك الوضوح حول كيفية ربط الأجزاء معًا. بهذه الطريقة، يمكنك بسهولة تحديد المعالم الرئيسية التي تعتمد على الآخرين - حتى تتمكن من العمل للوراء من تواريخ الاستحقاق لضمان وجود وقت كافٍ لإكمال كل خطوة. يمكنك أيضًا إشراك فريقك في عملية الجدولة لمراعاة الجدول الزمني ومسؤوليات الجميع.
7. الافتقار إلى الشفافية
المشكلة: لا يستطيع أعضاء الفريق العثور على وثائق المشروع المهمة.
لقد قمت إذن بصياغة خطة مشروع رائعة تتضمن جدولًا زمنيًا للمشروع وخطة اتصال وخطة إدارة موارد وأهدافًا ذكية. والآن ماذا؟
إذا كانت هذه المستندات ثابتة ولا يمكن الوصول إليها بسهولة من قبل فريقك، في الواقع، قد يكون من الصعب التواصل بشأن التحديثات دون اجتماعات حالة تستغرق وقتًا طويلاً. وحتى مع ذلك، قد تضيع المعلومات.
الحل: استخدم أداة إدارة العمل لتخزين معلومات المشروع في مكان واحد.
تساعدك إدارة العمل على تنظيم سير العمل وإعداد العمليات حتى يتمكن فريقك من التعاون على المدى الطويل. يمكن لأداة إدارة العمل المناسبة أن تعمل كمصدر واحد للحقيقة لمعلومات المشروع والوثائق والحالة. نحن (بكل وضوح) متحيزون لـ Asana، لأنها توفر للفرق نظامًا حيًا حيث يمكن للجميع عرض وإدارة العمل وأولويات الفريق بالطريقة التي تناسبهم بشكل أفضل. ولكن بغض النظر عن الأداة التي تستخدمها، فإن برنامج إدارة المشروع يسمح لفريقك بالوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها والبقاء على اطلاع بأحدث تحديثات المشروع. وهذا يعني أنه يمكنك التخلص من متتبعات Excel التي تصبح قديمة بسرعة، والتأكد من أن فريق المشروع لديه معلومات في الوقت الفعلي كلما احتاجوا إليها.
في النهاية، تشكل المشاريع الصغيرة حجر الزاوية في بناء اقتصادات قوية ومتنوعة. ومع ذلك، فإن النجاح في إدارة هذه المشاريع يعتمد بشكل كبير على معرفة مكوناتها وفهم أسباب الفشل المحتملة والعمل على تجاوزها بطرق فعالة ومدروسة. من خلال التخطيط الجيد، الإدارة الحكيمة، والتكيف مع التحديات، يمكن لأصحاب المشاريع الصغيرة تحويل أفكارهم إلى قصص نجاح تلهم وتساهم في ازدهار الاقتصاد المحلي والعالمي.
المصادر
