كيف تدير السجلات بفعالية؟ دليل شامل للعمليات والممارسات الذكية

• أنشأ في 2023-11-20 حدثت في 2024-10-09
• الإدارة والسكرتارية | إدارة المرافق | الشؤون القانونية والعقود والمشتريات |
• 0

في ظل التوسع المتسارع في حجم المعلومات والبيانات داخل المؤسسات، أصبحت إدارة السجلات عملية حيوية تضمن التنظيم، الكفاءة، والامتثال للأنظمة. فالسجل ليس مجرد وثيقة، بل هو دليل رسمي يعكس الأنشطة، القرارات، والمعاملات التي تتم داخل بيئة العمل. إن فهم مفهوم إدارة السجلات، وآلية التعامل معها طوال دورة حياتها، يمثل أساسًا مهمًا لحماية المعلومات وتعزيز اتخاذ القرار. في هذا المقال، نسلّط الضوء على تعريف إدارة السجلات، أنواعها، المراحل التي تمر بها، وأفضل الممارسات التي ينبغي اتباعها لضمان إدارة فعالة وآمنة في العصر الرقمي.

ما هي إدارة السجلات؟

إدارة السجلات هي عملية تنظيم وإنشاء وتخزين وحفظ السجلات والمستندات بطريقة تضمن سهولة الوصول إليها وحمايتها من الضياع أو التلف، سواء كانت هذه السجلات ورقية أو إلكترونية. تشمل هذه العملية دورة حياة السجل بالكامل، بدءًا من إنشائه واستخدامه، مرورًا بمرحلة الحفظ النشط، وانتهاءً بالتخزين طويل الأمد أو الإتلاف الآمن عند انتهاء صلاحيته. تهدف إدارة السجلات إلى دعم كفاءة العمل الإداري، وضمان الامتثال للأنظمة والتشريعات، وتحقيق الشفافية والمساءلة داخل المؤسسات. وتعد جزءًا أساسيًا من الحوكمة الرشيدة، خاصة في المؤسسات الحكومية والشركات الكبرى، حيث تُستخدم السجلات كأدلة قانونية وتاريخية على الأنشطة والمعاملات. تتيح الإدارة الجيدة للسجلات تسهيل عمليات التدقيق والمراجعة، وتحسين اتخاذ القرار من خلال توفير معلومات دقيقة وموثوقة عند الحاجة. كما تساعد في تقليل التكاليف المرتبطة بتكرار العمل أو البحث الطويل عن المعلومات، وتعزز حماية البيانات الحساسة من الاستخدام غير المصرح به. تشمل إدارة السجلات أيضًا تصنيفها وفهرستها، وتحديد مدة الاحتفاظ بها، وتطبيق معايير الأمان والسرية. ومع التطور الرقمي، أصبحت الأنظمة الإلكترونية لإدارة السجلات (EDMS)أدوات محورية في تسهيل العمل وضمان التنظيم والتحكم في المعلومات.

ما هو الفرق بين السجلات والوثائق الأخرى؟

الفرق بين السجلات والوثائق الأخرى يُعد من الجوانب الأساسية في إدارة المعلومات داخل المؤسسات، حيث يُساعد هذا التمييز في تنظيم البيانات وحفظها واسترجاعها عند الحاجة بطريقة فعّالة. وفيما يلي توضيح مفصل للفرق بين السجلات والوثائق الأخرى من حيث التعريف، الوظيفة، الدورة الحياتية، والحاجة القانونية:

.1التعريف:

• السجلات (Records):
  هي وثائق تحتوي على معلومات تثبت وقوع حدث أو نشاط معين في المؤسسة، وتكون جزءًا من دليل قانوني أو إداري.
  مثال: عقود العمل، تقارير الأداء، إيصالات الدفع، محاضر الاجتماعات، سجلات المرضى، إلخ.
• الوثائق الأخرى (Documents):
  هي ملفات أو مستندات قيد الإعداد أو التعديل، تُستخدم في سير العمل اليومي، لكنها ليست نهائية أو لا تُعدّ دليلًا رسميًا بعد.
  مثال: المسودات، الملاحظات، الرسائل الداخلية، عروض الأسعار غير المعتمدة، إلخ.

.2الوظيفة:

• السجلات:
  تثبت نتائج أو قرارات أو أنشطة تم تنفيذها بالفعل. وتُستخدم في التدقيق، المراجعة، والمساءلة.
  السجل هو "ما حدث".
• الوثائق الأخرى:
  تُستخدم للمساعدة في اتخاذ القرار أو تخطيط الأنشطة. قد تتحول لاحقًا إلى سجلات إذا تم اعتمادها رسميًا.

.3الدورة الحياتية:

• السجلات:
  تمر بدورة حياة واضحة تشمل:الإنشاء – الحفظ – الأرشفة – الإتلاف أو الحفظ الدائم حسب السياسات.
• الوثائق الأخرى:
  غالبًا ما تكون مؤقتة، وقد تُعدّل أو يُعاد استخدامها. لا تخضع لنفس متطلبات الأرشفة أو الحفظ القانونية.

.4القيمة القانونية والتنظيمية:

• السجلات:
  لها قيمة قانونية أو إدارية أو تاريخية، وقد تكون مطلوبة بموجب قوانين أو لوائح (مثل قوانين العمل أو الضرائب).
• الوثائق الأخرى:
  لا تُعدّ أدلة رسمية، ولا تكون ذات قيمة قانونية ما لم تتحول إلى سجلات رسمية لاحقًا.

.5مثال توضيحي:

دورة حياة السجل في المؤسسات

إنشاء السجل وتوثيقه

تبدأ دورة حياة السجل بلحظة إنشائه، سواء كان السجل ورقيًا أو إلكترونيًا، ويحدث ذلك غالبًا عند تنفيذ إجراء إداري أو قانوني أو تشغيلي داخل المؤسسة. تشمل هذه المرحلة جمع البيانات، تحديد نوع السجل، وتوثيق محتواه بدقة وشفافية لضمان المصداقية وسهولة الرجوع إليه لاحقًا. من المهم تحديد الجهة المسؤولة عن إنشاء السجل، وتضمينه كافة المعلومات الأساسية مثل التاريخ، الموضوع، المسؤولين المعنيين، وأي مرفقات داعمة. كما يجب تصنيفه ضمن نظام تصنيف مؤسسي واضح لتسهيل ترتيبه وتنظيمه لاحقًا.

تخزين السجلات وتأمينها

بعد التوثيق، تُنقل السجلات إلى مرحلة التخزين، وهي خطوة حيوية تهدف إلى الحفاظ على السجلات بشكل آمن وسليم طوال فترة الاحتفاظ بها. يمكن أن يكون التخزين في ملفات مادية ضمن وحدات أرشفة مخصصة، أو في أنظمة إلكترونية مؤمنة مثل قواعد البيانات أو أنظمة إدارة السجلات الرقمية (DMS).
تتطلب هذه المرحلة اتباع سياسات أمن معلومات واضحة، مثل التحكم في الوصول، وتحديد مستويات السرية، وتطبيق نسخ احتياطي منتظم، وضمان الحماية من الفقد أو التلف أو التلاعب، لا سيما في ظل التهديدات السيبرانية المتزايدة.

استرجاع السجلات عند الحاجة

الهدف من إدارة السجلات لا يقتصر على حفظها، بل يشمل كذلك القدرة على استرجاعها بسرعة وفعالية عند الحاجة. تتطلب هذه المرحلة وجود نظام فهرسة دقيق يمكن الموظفين من الوصول إلى السجلات المطلوبة بسهولة، سواء لأغراض تشغيلية أو قانونية أو رقابية. يعتمد ذلك على مدى دقة تنظيم السجلات وتصنيفها خلال المراحل السابقة، وكذلك على كفاءة النظام الإلكتروني أو اليدوي المستخدم. كما تُعزز هذه المرحلة من الشفافية والمساءلة داخل المؤسسة.

التخلص الآمن من السجلات أو أرشفتها

عندما تنتهي صلاحية السجلات أو لم تعد هناك حاجة إليها، يتم اتخاذ قرار إما بأرشفتها (في حال كانت ذات قيمة تاريخية أو مرجعية) أو التخلص منها بشكل آمن. يجب أن يتم ذلك وفقًا لسياسات الاحتفاظ المعتمدة في المؤسسة، والتي تتماشى مع القوانين المحلية والدولية المعمول بها.
تشمل أساليب التخلص الآمن تمزيق السجلات الورقية الحساسة أو حذفها من الأنظمة الإلكترونية باستخدام أدوات متخصصة. وفي حال أرشفتها، يتم نقلها إلى وحدات أرشفة دائمة مزودة بوسائل حماية مناسبة، مع تحديث السجلات التعريفية (Metadata)لضمان إمكانية الرجوع إليها لاحقًا.

الفرق بين السجلات الورقية والسجلات الرقمية؟

أفضل الممارسات في إدارة السجلات

وضع سياسات وإجراءات واضحة لإدارة السجلات

يُعد وجود سياسة مكتوبة وواضحة لإدارة السجلات الخطوة الأولى لضمان التنظيم والاستمرارية. يجب أن تشمل هذه السياسات كيفية إنشاء السجلات، وتخزينها، وفهرستها، والوصول إليها، وفترات الاحتفاظ بها، وآلية إتلافها. كما ينبغي أن تكون السياسات متوافقة مع القوانين المحلية والدولية المتعلقة بالخصوصية، الأرشفة، وحماية البيانات. يساعد هذا في توحيد الممارسات داخل المؤسسة وتقليل الأخطاء أو التعارضات في إدارة الوثائق.

استخدام أنظمة إلكترونية لإدارة السجلات (EDMS)

تُعد أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية (EDMS)أدوات فعالة في تخزين السجلات بشكل منظم وآمن، مع إمكانية تصنيفها وفهرستها واسترجاعها بسرعة. تدعم هذه الأنظمة التحكم في صلاحيات الوصول، وتسجيل جميع العمليات التي تتم على السجلات (audit trail)، ما يعزز الشفافية والمساءلة. كما تُسهم في تقليل الاعتماد على الورق، وتسريع العمليات الإدارية، وتسهيل العمل عن بُعد.

تدريب الموظفين على التعامل مع السجلات بشكل فعّال

نجاح إدارة السجلات يعتمد بشكل كبير على وعي الموظفين بدورهم في إنشاء السجلات وتحديثها وحمايتها. لذا يجب تنظيم دورات تدريبية منتظمة لتعريفهم بأهمية السجلات، والسياسات المتبعة في المؤسسة، وكيفية استخدام نظام EDMS، ومعايير الأمان والسرية. كما ينبغي توضيح مسؤوليات كل موظف فيما يتعلق بالسجلات التي يتعامل معها.

مراجعة دورية للسجلات والتخلص من غير الضروري منها

تراكم السجلات القديمة وغير الضرورية يؤدي إلى ازدحام في قواعد البيانات أو الأرشيفات الورقية، مما يزيد من التكاليف ويعقّد الوصول إلى المعلومات. لذا يجب إجراء مراجعة دورية لتقييم السجلات النشطة، وتحديد ما يمكن أرشفته أو التخلص منه بأمان، وفقًا لسياسة الاحتفاظ المعتمدة. هذه المراجعة تحسّن الكفاءة التشغيلية وتقلل من المخاطر القانونية الناتجة عن الاحتفاظ بسجلات غير لازمة.

التحديات الشائعة وحلولهافي عملية إدارة السجلات

صعوبة تنظيم الكم الهائل من السجلات

التحدي:
مع توسّع المؤسسات وتزايد المعاملات اليومية، تتراكم السجلات بسرعة، ما يؤدي إلى صعوبة تنظيمها وتتبعها. السجلات غير المصنفة أو غير المفهرسة قد تُعيق الوصول إلى المعلومات، وتسبب فوضى تؤثر على الكفاءة التشغيلية واتخاذ القرار.

الحل:

• إنشاء نظام تصنيف موحد يعتمد على الموضوع، النوع، التاريخ، والقسم المعني.
• التحول إلى أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية (EDMS)التي توفر إمكانيات البحث والفهرسة التلقائية.
• تدريب الموظفين على السياسات والإجراءات المتعلقة بإدارة السجلات.
• المراجعة الدورية للأرشيف لتحديث المحتوى والتخلص من السجلات المنتهية الصلاحية.

مخاطر فقدان السجلات أو اختراقها

التحدي:
فقدان السجلات، سواء نتيجة تلف مادي (مثل الحرائق أو الكوارث) أو اختراق إلكتروني، يمثل تهديدًا مباشرًا للشفافية والمساءلة، وقد يؤدي إلى خسائر قانونية ومالية جسيمة، خاصة عند التعامل مع معلومات حساسة أو سرية.

الحل:

• تنفيذ سياسات نسخ احتياطي منتظمة تشمل التخزين السحابي أو في خوادم منفصلة.
• تأمين الوصول إلى السجلات من خلال أنظمة تحقق متعددة (MFA)وصلاحيات مرنة للمستخدمين.
• تطبيق حلول أمن معلومات متقدمة مثل التشفير ومكافحة الفيروسات وجدران الحماية.
• إجراء اختبارات دورية للأمن السيبراني وتقييم المخاطر المحتملة.

التوافق مع القوانين والأنظمة

التحدي:
تواجه المؤسسات صعوبة في الامتثال للوائح الوطنية والدولية المتعلقة بالاحتفاظ بالسجلات، خصوصًا في ظل التغير المستمر في متطلبات الحوكمة، وحماية البيانات، والخصوصية مثل قوانين GDPRأو قوانين الأرشفة المحلية.

الحل:

• تعيين مسؤول امتثال أو إدارة مختصة بمتابعة التغيرات التنظيمية وتطبيقها.
• وضع سياسات احتفاظ واضحة تحدد مدة حفظ كل نوع من السجلات، ومتى يتم إتلافها أو أرشفتها.
• استخدام أنظمة تدعم قواعد الامتثال تلقائيًا مثل تحديد صلاحيات الوصول وسجلات التدقيق.
• تدريب الفرق الإدارية والقانونية على القوانين ذات العلاقة بمجال عمل المؤسسة.

مستقبل إدارة السجلاتفي ظل التطور الرقمي

التحول الرقمي وأثره على أنظمة السجلات

التحول الرقمي يُعد من أهم العوامل التي تعيد تشكيل إدارة السجلات في المؤسسات الحديثة. فبدلاً من الاعتماد على الأرشيف الورقي أو التخزين التقليدي، أصبحت المؤسسات تعتمد بشكل متزايد على أنظمة إلكترونية ذكية تُعرف بأنظمة إدارة السجلات الرقمية (EDMS). هذه الأنظمة تتيح أرشفة، تصنيف، ومشاركة السجلات بشكل لحظي، مما يُعزز سرعة الوصول إلى المعلومات ودقة العمليات.

أثر التحول الرقمي لا يتوقف عند مجرد التحويل من الورق إلى الرقمية، بل يشمل التكامل مع أنظمة أخرى مثل نظم إدارة الموارد البشرية، المحاسبة، وخدمة العملاء، ما يوفر بيئة مؤسسية مترابطة وفعّالة. كما أن التحول الرقمي يساهم في خفض التكاليف التشغيلية، وتسهيل العمل عن بُعد، وتحقيق الامتثال لمتطلبات الحوكمة والخصوصية من خلال أنظمة الأمان المتقدمة والتدقيق الرقمي.

استخدام الذكاء الاصطناعي في التصنيف والأرشفة

الذكاء الاصطناعي (AI)يمثل قفزة نوعية في مستقبل إدارة السجلات، إذ يتيح أتمتة العديد من المهام المعقدة والمستهلكة للوقت، مثل تصنيف السجلات، تحديد مدى أهميتها، وتوجيهها إلى الأقسام المناسبة. من خلال تقنيات التعلم الآلي (Machine Learning)ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP)، يمكن للأنظمة الذكية تحليل محتوى السجلات وفهم سياقها دون الحاجة إلى تدخل بشري مباشر.

على سبيل المثال، يمكن للذكاء الاصطناعي التعرف على العقود أو الفواتير تلقائيًا، واقتراح تصنيفها وفقًا لنوع الوثيقة أو الجهة الصادرة، وتحديد مدة الاحتفاظ بها حسب محتواها. كما يسهم في الكشف عن التكرار، واكتشاف الأخطاء، والتوصية بأفضل وقت للإتلاف أو الأرشفة الدائمة. وهذا يضمن كفاءة أعلى، دقة أفضل، وتقليل نسبة الخطأ البشري في عمليات الحفظ والمعالجة.

تُعد إدارة السجلات أداة استراتيجية لا غنى عنها لأي مؤسسة تسعى إلى التنظيم والامتثال والشفافية. ومع التحول الرقمي والتطورات التقنية المتسارعة، لم تعد السجلات مجرد ملفات تُحفظ في الأدراج، بل أصبحت كيانات رقمية تتطلب تقنيات متقدمة لحفظها، تصنيفها، واسترجاعها. إن اعتماد سياسات واضحة، وتطبيق أنظمة ذكية، وتدريب الموظفين على أفضل الممارسات، يضمن نجاح نظام إدارة السجلات ويحمي المؤسسة من المخاطر التشغيلية والقانونية. فالإدارة الفعالة للسجلات ليست فقط مسؤولية إدارية، بل استثمار في مستقبل المؤسسة واستدامتها.