إدارة الملفات في الشركات: فوائدها وأفضل الأساليب لتطبيقها بنجاح

• 2024-09-23
• حدثت في 2024-09-23
• ادارة المشاريع |

تُعتبر إدارة الملفات في الشركات من العوامل الأساسية التي تساهم في تحقيق الكفاءة والفاعلية في العمل. مع تزايد حجم المعلومات والبيانات التي تتعامل معها المؤسسات، يصبح من الضروري تطبيق أنظمة إدارة ملفات متطورة تتيح تنظيم وحفظ واسترجاع الوثائق بسهولة. تلعب إدارة الملفات دورًا حيويًا في تحسين سير العمل، وتقليل الأخطاء، وتعزيز التعاون بين الفرق. في هذا المقال، سنستعرض فوائد إدارة الملفات وكيفية تنفيذها بأفضل الطرق لتحقيق أقصى استفادة منها . 

ما هو نظام إدارة الملفات؟ 

إدارة الملفات هي عملية تسمية الملفات وتخزينها وتنظيمها في نظام أو برنامج بحيث يسهل تحديد موقع الملفات. تستخدم العديد من الشركات حلول إدارة الملفات الرقمية في عملياتها لأنها قد تكون مفيدة إذا لم يكن الفريق معًا في مكان واحد. إنها أيضًا طريقة سهلة لمنح الموظفين إمكانية الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها للوفاء بواجباتهم. تستخدم بعض الشركات أيضًا نظامًا ماديًا للملفات وتحتفظ بنسخ من المستندات. في جميع أنظمة إدارة الملفات، يعد تنظيمها مفيدًا لأنه يمكن أن يساعدك في تحديد ما تبحث عنه بسرعة .

يمكن أن تساعدك أنظمة إدارة الملفات في حفظ الملفات بشكل فعال. على سبيل المثال، تنظيمها حسب الترتيب الأبجدي. غالبًا ما تنظم الشركات ملفاتها باستخدام نظام هرمي حيث توجد مجلدات ثانوية أو مجلدات فرعية لمزيد من التنظيم. على سبيل المثال، يمكن أن يكون هناك مجلد فرعي لكل شهر تقويمي داخل المجلد الرئيسي. هذه إحدى الوظائف التي يمكن أن تقوم بها إدارة الملفات الرقمية . يعد التصنيف الرقمي مفيدًا أيضًا لأن الموظفين يمكنهم الوصول إلى الملفات على أجهزة متعددة، بغض النظر عن الوقت أو المكان، وهو ما قد يكون مفيدًا للموظفين عن بُعد أو بدوام جزئي .

سمات نظام إدارة الملفات 

قد يكون نظام إدارة الملفات قادرًا على تنفيذ عمليات مثل: 

• فرز الملفات بطرق محددة، مثل الترتيب الأبجدي 
• أرشفة الملفات 
• إنشاء ملفات جديدة 
• إضافة البيانات وتحريرها في الملفات 
• مشاركة الملفات مع الموظفين وأصحاب المصلحة 
• نقل الملفات إلى مواقع جديد 
• إنشاء التقارير 
• البحث عن الملفات
• إضافة ملاحظات وتعليقات إلى المستندات 
• التحكم في الوصول إلى الملفات 

لماذا يعد نظام إدارة الملفات مهمًا؟ 

إليك بعض الأسباب التي تجعل نظام إدارة الملفات مهمًا: 

• تحسين الكفاءة 

باستخدام نظام إدارة الملفات، يمكن للموظفين تقليل الوقت الذي يقضونه في البحث عن المستندات. يمكن لنظام إدارة الملفات زيادة الكفاءة من خلال تقليل هذا الوقت والجهد، مما يسهل على أي شخص تحديد موقع ما يبحث عنه بسرعة. كما يمكنه تقليل الوقت المستغرق في إعادة إنشاء نفس المستندات إذا لم يتمكن الموظفون من العثور على الإصدار الأصلي. إن توفير بضع دقائق في مناسبات متعددة خلال اليوم يمكن أن يضيف إلى قدر كبير من الوقت. يمكن أن تساعد إدارة الملفات في ضمان بقاء الموظفين منتجين وتحسين كفاءتهم. 

• تنظيم الملفات بشكل أفضل 

إن التحدي الشائع الذي تواجهه الكثير من الشركات هو التعامل مع كميات كبيرة من البيانات، بعضها يحتوي على معلومات مهمة وخاصة. قد يكون لديهم مستندات أو مواد تتضمن تفاصيل شخصية للموظفين ومعلومات المخزون والتقارير المالية. من خلال تنظيم الملفات وتعيين الوصول المناسب، يمكن للشركات ضمان أن الموظفين المعنيين فقط يمكنهم الوصول إلى معلومات محددة. 

يمكن أن يكون نظام إدارة الملفات مفيدًا أيضًا لمشاركة هذه المعلومات مع الموظفين الجدد. على سبيل المثال، يمكن للشركة تخزين جميع أصول التسويق الخاصة بها داخل نفس المجلد، مما يقلل من كمية الفوضى على النظام ويساعد المستخدمين الجدد على التنقل بين الملفات بسهولة أكبر. 

• تحسين تخزين المستندات 

يمكن أن يساعد نظام إدارة الملفات في تقليل عدد المستندات المفقودة أو المكررة عن طريق الخطأ. إذا اعتمدت الشركة سابقًا على نسخ مادية من المستندات، فيمكن للنظام الرقمي أن يساعد في تخزينها بطريقة آمنة وخاضعة للمساءلة. عند التخزين الرقمي، يمكن للنظام تقديم إرشادات حول أفضل الطرق وأكثرها بديهية لتخزينها والبحث عنها. 

• التخزين المركزي 

إن الاحتفاظ بجميع المستندات والملفات مخزنة في مكان واحد مفيد للعثور عليها بسرعة. يمكن أن يساعد تخزينها باستخدام أنظمة إدارة المجلدات، مثل تقسيم المجلدات الرئيسية إلى مجلدات فرعية، في الاحتفاظ بمستندات متعددة مخزنة منطقيًا. يقلل من الوقت المستغرق في البحث عن الملفات في سلاسل البريد الإلكتروني أو أجهزة الكمبيوتر الشخصية أو أنظمة المراسلة في العمل. 

• الوصول المتحكم فيه 

يوفر الاحتفاظ بجميع المستندات في مكان واحد سيطرة أكبر على من يمكنه الوصول إليها وتنزيلها وتحريرها. يمكن أن يكون هذا مهمًا بشكل خاص للمستندات التي تحتوي على بيانات شخصية أو مالية حساسة. من السمات المشتركة لأنظمة إدارة الملفات القدرة على قفل الملفات أو المجلدات أو تأمينها بحيث لا يتمكن سوى موظفين معينين من الوصول إليها. وإذا طلب موظف الوصول، فيمكنه أن يطلب من مالك المستند منحه ذلك. وهذا يساعد مالكي المستندات في التحكم في من لديه الإذن لعرض المحتوى. 

نصائح لإنشاء نظام إدارة ملفات فعال 

إن إنشاء نظام إدارة ملفات فعال وكفء يمكن أن يحسن من إنتاجية الموظفين. وفيما يلي بعض النصائح التي يمكنك استخدامها: 

تأكد من دقة أسماء المجلدات والملفات

من المفيد أن يكون لديك عمليات حول تسمية المجلدات والملفات لضمان اتساقها. على سبيل المثال، يمكنك تضمين الشهر والسنة في جميع المستندات الحساسة للوقت. إن تسمية المجلد والملف بوضوح لإظهار ما يحتويه بالضبط يمكن أن يساعد الموظفين على تحديد ما إذا كانوا قد عثروا على المستند الصحيح بسرعة. إن وضع علامات على الأسماء بشكل متسق يمكن أن يساعد في تجنب الاحتكاك والتأخير.

الاتساق

إن الحفاظ على نفس الأماكن التي يخزن فيها الموظفون المستندات يمكن أن يساعدهم على استخدام النظام بسرعة. كما يمكن أن يكون تدريب الموظفين الجدد أسهل. على سبيل المثال، إذا قررت حفظ جميع المستندات المالية ضمن مجلد باسم "التمويل"، فيمكنك إبلاغ الفريق بذلك. إذا قمت بحفظها ضمن مجلد آخر باسم "الميزانيات"، فقد يتسبب ذلك في حدوث ارتباك. 

تجنب الإفراط في ملء المجلدات 

عندما يحتوي المجلد على عدد كبير جدًا من الملفات، فقد يصبح من الصعب تحديد موقع مستندات معينة. غالبًا ما يكون من المفيد إنشاء مجلدات فرعية داخل المجلدات الرئيسية لتنظيم المستندات المتشابهة وتجميعها معًا. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل على الشؤون المالية لعميل، فيمكنك حفظ جميع المستندات المتعلقة بنفس الشهر معًا. 

اصنع نسخًا رقمية من المستندات المادية 

تحتفظ بعض الشركات بنسخ رقمية من المستندات المادية. قد يكون من المفيد الاحتفاظ بها كنسخة احتياطية في حالة فقد الملف المادي، خاصة إذا لم يكن لديك مساحة كبيرة لتخزين النسخ المادية وتريد أرشفة المستندات دون التخلص منها تمامًا. قد يكون ذلك أكثر ملاءمة لبعض المستندات مقارنة بمستندات أخرى. على سبيل المثال، قد تتطلب المستندات القانونية التي تحتوي على توقيع أيضًا تخزينًا ماديًا. في حالة الشك، استشر متخصصًا. 

افصل العمل المنتهي عن العمل الجاري 

قد يكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تعمل على الكثير من الملفات في نفس الوقت. يمكن أن يؤدي نقل جميع المستندات المنتهي إلى مجلد منفصل إلى زيادة تركيزك على المهام الحالية. يمكنك القيام بذلك بانتظام، مثل نقل المستندات القديمة إلى ملف منفصل كل أسبوعين، أو بمجرد الانتهاء من العمل على مستند وتلقي الموافقة عليه. 

تنظيم  المجلدات بشكل هرمي 

إذا قمت بتخزين الملفات في مجلدات ومجلدات فرعية عشوائية لا تربط بينها أي علاقة، فسيصبح من الصعب للغاية تحديد موقع المستندات الأساسية والملفات ذات الصلة. 

بشكل عام، تجعل هياكل المجلدات الرديئة العثور على المستندات أمرًا صعبًا، كما تشجع أيضًا على تكرار السجلات، مما يقلل من سلامة البيانات. 

كشفت دراسة دقيقة أن 70% من الشركات تعاني من ضعف جودة البيانات اليوم. وبعد إجراء مزيد من التحقيق، أصبح من الواضح أن هذا يرجع إلى البيانات المكررة والتصنيف السيئ للملفات داخل هياكل مجلدات التحكم في المستندات التي لا ترتبط حتى. 

ومع ذلك، يجب عليك إنشاء مجلد رئيسي يتيح لك تنظيم مستنداتك في نظام هرمي من المجلدات الفرعية. ثم قم بإنشاء مجلدات فرعية أكثر تحديدًا فيه لمستخدمين مختلفين وأنواع مستندات مختلفة. 

على سبيل المثال، إذا كنت مالكًا لعقار، فقد تقوم بإنشاء مجلدات فرعية لأنواع مختلفة من العقارات مثل الشقق والمنازل والمباني المكتبية وما إلى ذلك 

داخل كل مجلد فرعي، يمكنك إنشاء مجلدات فرعية إضافية للمستندات الخاصة بكل خاصية. وفي النهاية، ستتمكن من العثور على مستنداتك بشكل أسرع باستخدام نظام إدارة المستندات الفعال هذا. 

لتجنب إدارة الملفات والمجلدات يدويًا، أوصي ببرنامج إدارة المستندات مع قوالب المجلدات لتعزيز الكفاءة.

تتبع إصدارات المستندات 

يمكنك إنشاء عدة إصدارات من المستندات بمرور الوقت. 

عندما يكون لديك عدة موظفين يعملون على نفس المشروع، فقد يؤدي هذا إلى تفاقم الموقف وإنشاء عدة مسودات ملفات ونسخ مستندات. 

إذا لم تتمكن من تتبع إصدارات المستندات أو كان عليك القيام بذلك يدويًا، فمن السهل العمل مع ملفات قديمة بينما سيتعطل التعاون بشكل كبير. 

في الواقع، يعاني 33% من الموظفين من تحديات إصدار المستندات. أدت هذه الصعوبات إلى تكرار العمل، وفي بعض الحالات، جعلت الامتثال التنظيمي كابوسًا لأنه لم تكن هناك مسارات تدقيق واضحة للعمل بها. 

الحل لهذه المشكلة هو تتبع إصدارات المستندات. 

يمكنك القيام بذلك يدويًا عن طريق إعادة تسمية كل إصدار جديد، على سبيل المثال، يمكنك إضافة علامات مثل " REV01 " في نهاية اسم الملف أثناء إنشائه. بعد ذلك، يمكن تسمية الإصدارات اللاحقة بشكل متسلسل للمساعدة في تتبع أحدث التغييرات. 

ومع ذلك، أوصي بالحصول على برنامج إدارة ملفات المستندات الذي يحتوي على ميزات إصدار تلقائية. يعد هذا الأمر أسهل وأكثر دقة، حيث تقوم الأداة تلقائيًا بإنشاء إصدارات من المستندات بعد إجراء تغييرات على الملفات. 

وبالتالي يصبح من الأسهل تتبع المستند طوال دورة حياته وحتى الرجوع إلى إصدار سابق في حالة إجراء تعديلات غير مرغوب فيها.

التحديات في نظام إدارة الملفات التقليدي

يُعتبر نظام إدارة الملفات التقليدية جزءًا أساسيًا من العديد من المؤسسات، حيث يعتمد على التخزين الورقي والمستندات المادية لتنظيم البيانات والمعلومات. ورغم ذلك، فإن هذا النظام يواجه عدة تحديات تؤثر على فعاليته وكفاءته 

أحد أكبر التحديات هو الفوضى الناتجة عن تراكم المستندات. مع مرور الوقت، يمكن أن تتزايد الملفات بشكل كبير، مما يؤدي إلى صعوبة في العثور على المعلومات المطلوبة. قد تشتمل المكاتب على خزائن مليئة بالملفات، مما يزيد من الوقت المستغرق في البحث عن مستند معين ويؤدي إلى إحباط الموظفين. 

التحدي الآخر هو خطر فقدان البيانات. تعتمد الأنظمة التقليدية على الورق، مما يعني أن أي تلف أو فقدان للمستندات يمكن أن يؤدي إلى فقدان معلومات حيوية. حالات مثل الحرائق أو الفيضانات أو حتى الأخطاء البشرية يمكن أن تؤدي إلى فقدان مستندات هامة، مما يتسبب في تكبد المؤسسة خسائر مالية كبيرة. 

أيضًا، تعتبر عمليات النسخ والتوزيع مشكلة أخرى. تحتاج المؤسسات إلى نسخ المستندات الورقية وتوزيعها بين الموظفين، مما يستغرق وقتًا وجهدًا كبيرين. كما يمكن أن تؤدي هذه العمليات إلى أخطاء في النسخ، مما يؤثر على دقة المعلومات المتاحة. 

من التحديات أيضًا عدم القدرة على الوصول السريع إلى المعلومات. في نظام إدارة الملفات التقليدي، قد يحتاج الموظفون إلى التنقل بين ملفات متعددة للوصول إلى المعلومات المطلوبة، مما يعوق سير العمل ويؤخر اتخاذ القرارات. 

التكلفة العالية هي تحدٍ آخر. تتطلب إدارة الملفات التقليدية استثمارًا في المواد مثل الورق، والحبر، والخزائن، بالإضافة إلى تكاليف العمالة المرتبطة بإدارة الملفات. هذه التكاليف يمكن أن تتزايد مع الزمن، مما يؤثر سلبًا على ميزانية المؤسسة. 

أضف إلى ذلك، أن نظام إدارة الملفات التقليدية يفتقر إلى مستوى الأمان المطلوب. في عالم اليوم، حيث تزداد أهمية حماية المعلومات، يعد تخزين المستندات الورقية عرضة للاختراقات. من السهل الوصول إلى الملفات الورقية بدون إذن، مما يجعل البيانات الحساسة عرضة للتسرب. 

وبالإضافة إلى ذلك، تواجه المؤسسات تحديات في التعاون والتواصل بين الفرق. في نظام إدارة الملفات التقليدية، قد يكون من الصعب على فرق العمل التعاون في مشروع مشترك، حيث يتطلب الأمر الحصول على ملفات معينة من زملاء آخرين، مما يمكن أن يتسبب في تأخيرات في الإنجاز. 

يؤدي استخدام نظام إدارة الملفات التقليدي إلى إهدار الوقت والموارد. يحتاج الموظفون إلى تخصيص وقت كبير لإدارة الملفات، مما يؤثر على إنتاجيتهم ويقلل من وقتهم المخصص للمهام الأساسية. 

يتطلب التعامل مع تحديات نظام إدارة الملفات التقليدية إعادة النظر في كيفية تنظيم المعلومات والبيانات. الانتقال إلى أنظمة رقمية قد يكون الحل الأمثل لتجاوز هذه التحديات، مما يمكن المؤسسات من تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف وتعزيز الأمان وسرعة الوصول إلى المعلومات.

تُظهر إدارة الملفات أهمية كبيرة في تعزيز كفاءة العمل داخل الشركات. من خلال تطبيق استراتيجيات فعّالة لتنظيم الوثائق وتيسير الوصول إليها، يمكن للمؤسسات تحسين الأداء وتقليل التكاليف المرتبطة بإدارة المعلومات. الاستثمار في أنظمة إدارة الملفات الحديثة ليس فقط خيارًا بل ضرورة لتحقيق النجاح والنمو المستدام في بيئات العمل المتطورة . 

المصادر

indeed –  docuware