التقييم الوظيفي: طريقة تنفيذه وأهمية التقييم السنوي للموظفين

• 2024-11-19
• حدثت في 2024-11-19
• الجودة والإنتاجية |

يُعتبر تقييم الأداء الوظيفي أحد الأدوات الأساسية التي تعتمد عليها المؤسسات لضمان تحسين الأداء وتحقيق الأهداف الاستراتيجية. يُمكّن هذا التقييم أصحاب العمل من قياس إنتاجية الموظفين، تحديد نقاط القوة والضعف، والعمل على تطوير مهاراتهم. كما يُعد التقييم السنوي للموظفين أداة فعّالة لتحفيزهم وتحقيق تواصل أفضل بين الإدارة والموظفين. في هذا المقال، سنستعرض أهمية تقييم الأداء الوظيفي، أبرز طرق تطبيقه، وأفضل الممارسات في إجراء التقييم السنوي للموظفين .

ما هو تقييم الأداء؟

تقييم الأداء هو تقييم لمساهمات الموظف في العمل. يتضمن هذا التقييم تقييم إنتاجية الموظف في العمل، والمهارات والكفاءات الأساسية، والقدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية، والعمل الجماعي وسجل الحضور .

في حين تستخدم العديد من الشركات قوالبها الخاصة، فإن معظم تقييمات الأداء تتبع بنية مماثلة. عادةً، يقدم المدراء تعليقات أو يستخدمون نظام تصنيف لتقييم قدرات أعضاء فريقهم على أداء مهام محددة وإتقان مهارات معينة. تسمح هذه التقييمات أيضًا للمدراء بتسليط الضوء على إنجازات الموظفين وتحديد مجالات التحسين .

عادةً ما يتم إجراء تقييمات الموظفين سنويًا كجزء من عملية مراجعة نهاية العام، على الرغم من أن بعض الشركات قد تقدمها في ذكرى عمل الموظف. غالبًا ما تؤثر تقييمات الأداء على القرارات المتعلقة بالترقيات أو الزيادات .

كيفية كتابة تقييم الموظف

يمكنك اتباع الخطوات التالية لإنشاء تقييم فعال للموظف:

1. مراجعة وصف وظيفة الموظف

احصل على نسخة حالية من وصف وظيفة كل شخص وراجع المتطلبات. بعد العمل عن كثب مع أعضاء الفريق، ربما تكون قد عدلت توقعاتك بناءً على الأداء والقدرات النموذجية لكل شخص. ستوفر إعادة قراءة وصف وظيفة كل عضو في الفريق سياقًا لمراجعتك بناءً على مسؤولياتهم المتوقعة الأصلية.

أثناء قراءة أوصاف الوظائف، ضع في اعتبارك مدى أداء أعضاء فريقك لمسؤولياتهم وتلبية متطلبات المنصب. دوِّن ما يفعله كل شخص بشكل جيد، والأماكن التي يمكن لأعضاء فريقك تحسينها ومتى يتجاوزون التوقعات. استخدم هذه الملاحظات لتأطير تعليقات التقييم الخاصة بك.

2. تسليط الضوء على مجالات التحسين

إذا كنت قد عملت مع أحد أعضاء الفريق من خلال دورات مراجعة متعددة، فحدد تقييمات العام الماضي وراجعها. أعد قراءة هذه المستندات بعناية لتذكر أدائهم السابق، بما في ذلك أي مشكلات كانوا بحاجة إلى معالجتها والمجالات التي اقترحت فيها تحسينات.

3. قارن بين نقاط القوة والضعف

بعد ذلك، استخدم التقييمات السابقة وأوصاف الوظائف لإنشاء قائمة بنقاط القوة والضعف لكل عضو في الفريق. حاول استخدام إطار عمل SWOT - القوة والضعف والفرصة والتهديد - لتوجيه هذا الجزء من ملاحظات تقييم الموظفين.

أولاً، ضع في اعتبارك نقاط القوة، والتي تشمل السمات الإيجابية والإنجازات الرئيسية ومجالات التخصص. ثم، دوِّن نقاط ضعف أعضاء الفريق، والتي تشمل العوامل التي تمنعهم من تحقيق الأهداف. ثالثًا، ضع في اعتبارك الفرص المتاحة لفريقك للتفوق في أدائهم. أخيرًا، حدد التهديدات التي قد تؤثر سلبًا على أدائهم.

أثناء إجراء تحليل SWOT هذا، اجمع البيانات لدعم ادعاءاتك. ستحتاج إلى أرقام حضور توضح سجلات الحضور وأرقام المبيعات لتسليط الضوء على قدرة الموظفين على المساهمة في الشركة. نظرًا لأن تقييمك يمكن أن يؤثر على قدرات أعضاء فريقك على تطوير حياتهم المهنية، فستحتاج إلى التأكد من أن تقييماتك دقيقة قدر الإمكان.

4. التوصية بأهداف قابلة للتنفيذ

لا تؤثر تقييمات الموظفين على الزيادات السنوية وفرص الترقية فحسب، بل تساعد أيضًا أعضاء الفريق في التخطيط للعام المقبل. أثناء تحضيرك لهذه التقييمات، ركز على كيفية تمكين فريقك من تحسين أدائهم وتطوير حياتهم المهنية.

راجع وصف وظيفة كل عضو في الفريق والأداء السابق والخطة الاستراتيجية لشركتك لتحديد الأهداف للعام المقبل. اقترح أهدافًا قابلة للتنفيذ تفيد كلًا من الموظفين الأفراد والمؤسسة ككل.

ضع في اعتبارك تحديد أهداف SMART - أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة بوقت - لتوجيه تحسين فريقك ونجاحه بشكل فعال.

5. تقديم ملاحظات بناءة

عادةً ما يكون لدى أعضاء فريقك مهارات ومجالات يحتاجون إلى تحسينها. اجتهد في تقديم ملاحظات إيجابية طوال مراجعاتك. إذا ذكرت مجالاً أو مهارة لم يتقنها أعضاء فريقك بعد، فاقترح تكتيكًا يمكن أن يساعدهم على التحسن. من خلال تقديم انتقادات بناءة، ستقدم لأعضاء فريقك نصائح عملية مع الاستمرار في كتابة تقييمات موضوعية لأدائهم.

6. رحب بمدخلات الموظفين

امنح أعضاء فريقك فرصة كافية للرد على مراجعاتهم وتقديم ملاحظات حول تعليقاتك وتقييماتك وأهدافك. إن إشراكهم في عملية التقييم يزيد من استثمارهم في تحديد أهداف طموحة وإحراز تقدم نحو الأهداف الرئيسية.

فوائد تقييم أداء الموظفين

إن تقييم أداء الموظفين له العديد من الفوائد المحتملة للموظفين وأصحاب العمل على حد سواء.

بالنسبة لأصحاب العمل

تتضمن بعض فوائد التقييم لأصحاب العمل ما يلي:

الحماية من التعرض للمقاضاة

في المواقف التي يسعى فيها الموظفون الحاليون أو السابقون إلى اتخاذ إجراء قانوني ضد شركة ما، فإن وجود توثيق واضح لأداء هذا الموظف أمر مهم للغاية. وهذا مهم بشكل خاص في المواقف التي يتم فيها إنهاء عمل الموظف أو رفضه للترقية. في هذه الحالات، يمكن أن يعمل تقييم الأداء كدليل موضوعي يؤكد على اتخاذ الشركة للقرارات.

تشجيع العمل الجيد

مع وتيرة العمل المزدحمة في العديد من المنظمات، قد يكون تقييم أداء الموظف أحد المرات القليلة التي يقدم فيها أصحاب العمل ملاحظات إيجابية منظمة وتعزيزًا لموظفيهم. يؤدي القيام بذلك إلى تعزيز معنويات الموظفين، وإظهار ما يجب عليهم الاستمرار في القيام به، ويساعد في بناء علاقة إيجابية بين صاحب العمل والموظف. يمكن أن يساعد هذا في تقليل معدل دوران الموظفين حيث يحدد الموظفون طرقًا واضحة لتقدير عملهم وقيمته.

تقييم عملية التوظيف

يمكن لتقييمات أداء الموظفين، عند النظر إليها بشكل كلي، أن تقدم نظرة ثاقبة قيمة حول ممارسات التوظيف و/أو التوظيف السابقة وإعلام الممارسات المستقبلية. على سبيل المثال، إذا لاحظت شركة اتجاهًا في الموظفين الذين لديهم مهارات غير متطورة في مجال معين، فيمكنها إضافة عناصر فحص إضافية لمجموعة المهارات هذه إلى عملية التوظيف الخاصة بها. إن تقييم عدد الأشخاص الذين من المرجح الاحتفاظ بهم وعدد الأشخاص الذين من المرجح الاستغناء عنهم نتيجة لتقييمهم يحدد مدى وطبيعة التوظيف اللازم لإعادة التوظيف.

للموظفين

تتضمن بعض فوائد تقييم أداء الموظفين للموظفين ما يلي:

النمو والتطوير

توفر تقييمات أداء الموظفين وقتًا مخصصًا للمدراء للتركيز على الأداء الفردي وفرص النمو والتطوير. هذا هو الوقت المثالي للموظفين لمناقشة رواتبهم وأهدافهم المهنية ومعرفة ما يجب عليهم القيام به لتحقيق هذه الأهداف. من خلال تحديد مجالات القوة ومجالات التحسين، يمكن لأصحاب العمل والموظفين وضع خطة نمو تعمل على توسيع مهارات الموظف وتفيد الشركة. يمكن أن يفتح هذا الأبواب للتقدم وتحقيق أهداف مهنية طويلة الأجل.

الرؤية الواضحة للقيادة العليا

قد يكون هناك أعضاء من الإدارة العليا لا يمكن الوصول إليهم بسهولة ولا يتفاعلون بشكل متكرر مع الموظفين. يمكن لعملية تقييم الأداء أن توفر نظرة ثاقبة لهؤلاء القادة حول القوى العاملة بما في ذلك من هم أفضل الموظفين أداءً وأين يمكن دعم فرص الترقية.

إمكانية زيادة الأجر و/أو المكافأة

في بعض الشركات، يتم إصدار زيادات في الأجر و/أو مكافآت على أساس الجدارة للموظفين الذين يؤدون أداءً جيدًا في التقييمات. قد يؤدي تقييم الأداء القوي أيضًا إلى فرص للتقدم داخل الشركة. يمكن أن يشمل ذلك التقدم الرسمي من خلال الترقية أو تكليف مسؤوليات القيادة.

تحسين الاتصال

الطبيعة المنظمة لتقييم أداء الموظف تلائم التواصل المثمر. لكل من التعزيز الإيجابي والنقد البناء، لديها آليات لتوجيه المحادثة وتقديم ملاحظات محددة للغاية. يمكن أن يخفف هذا من التوترات عند مناقشة شيء صعب. في بعض الحالات، تفتح هذه العملية الباب أمام تواصل أكثر جدوى خارج عملية التقييم أيضًا.

أمثلة على تقييمات أداء لموظفين

فيما يلي بعض الأمثلة لتقييم الموظفين التي يمكنك استخدامها لمجموعة من مستويات أداء الموظفين: أصحاب الأداء العالي وأصحاب الأداء المتوسط ​​وأصحاب الأداء المنخفض.

أصحاب الأداء العالي

[اسم اسم الموظفة / الموظف ] هو دائمًا أحد أصحاب الأداء العالي في قسم المبيعات، حيث يتجاوز حصصه بانتظام كل أسبوع. في هذا الربع، تكيفت مع التغييرات الكبرى في عمليات الفريق بموقف إيجابي ساعد في الحفاظ على معنويات الفريق عالية. [اسم اسم الموظفة / الموظف ] أيضًا على استعداد دائم لتقديم يد المساعدة. على سبيل المثال، غالبًا ما تعمل كموجهة لأعضاء الفريق الأقل خبرة، وتتجاوز وصف وظيفتها لضمان عمل الفريق بكفاءة عالية. وفوق كل شيء، [اسم اسم الموظفة / الموظف ] مساهم مهم في نجاح المنظمة وتنتج باستمرار أكثر مما هو متوقع منها. في المستقبل، قد ترغب [اسم اسم الموظفة / الموظف ] في التفكير في تولي المزيد من مسؤوليات القيادة لأنها مرشحة ممتازة لمنصب إداري.

أصحاب الأداء المتوسط

[اسم اسم الموظفة / الموظف ] يلبي التوقعات لدوره كـ [مسمى وظيفي]. إنه شخص متمكن من التواصل وهو ممتاز في بناء علاقات قوية مع من حوله - بما في ذلك العملاء وزملاء العمل. إنه يتعامل جيدًا مع الصراعات ويظل هادئًا تحت الضغط. يبذل [اسم الموظف] أيضًا جهدًا كبيرًا لتحسين مهاراته في خدمة العملاء من خلال التدريب والدورات التدريبية عبر الإنترنت.

على الرغم من أن [اسم اسم الموظفة / الموظف ] يتمتع بموقف إيجابي وتعاوني، إلا أنه يميل إلى الالتزام في إدارة الوقت والوفاء بالمواعيد النهائية وإنتاج عمل متسق. على سبيل المثال، عندما يكون [اسم اسم الموظفة / الموظف ] متحمسًا لمشروع ما، فإنه ينتج عملًا ممتازًا بسرعة ودقة. في أوقات أخرى، ينتج عملًا يحتاج إلى إعادة أو إكماله من قبل عضو آخر في الفريق. نتيجة لذلك، قد يستفيد [اسم الموظف] من تحسين مهاراته في التنظيم وإدارة الوقت. قد يكون أحد الاقتراحات هو تعيين إشعارات على تطبيق التقويم الخاص به أو استخدام قائمة مهام للبقاء على المسار الصحيح. بشكل عام، حقق [اسم اسم الموظفة / الموظف ] الكثير من التقدم منذ الربع الأخير، وأنا أتطلع إلى رؤية نموه المستقبلي.

الأداء الأقل

في حين تحدد [اسم الموظفة / الموظف ] أهدافًا مناسبة لنفسها، إلا أنها غالبًا لا تتخذ المبادرة المطلوبة للوصول إليها. تواجه صعوبة في التعامل مع العملاء الصعبين وتتلقى باستمرار درجات منخفضة في استطلاعات آراء العملاء. وعندما يتم لفت انتباهها إلى هذه المشكلات، غالبًا ما تستجيب بدفاعية ولا تتخذ الخطوات اللازمة لتحسين أدائها.

[اسم اسم الموظفة / الموظف ] لديها القدرة على النجاح في [اسم الشركة]، لكنها ستستفيد من تحسين موقفها وإظهار المزيد من المبادرة في العمل. أشجعها على العمل على تلقي النقد البناء بطريقة إيجابية لتحسين أدائها. قد تستفيد أيضًا من حضور جلسة تدريب خدمة العملاء القادمة لتعلم الاستراتيجيات التي يمكن أن تساعدها في التعامل مع العملاء الصعبين. في حين أن هناك بعض الأشياء التي تحتاج إلى تحسين، أتطلع إلى العمل مع [اسم الموظفة] في الربع القادم لمساعدتها على تحقيق أقصى إمكاناتها.

متى يجب تبني تقييم الموظفين السنوي؟

- طبيعة العمل طويلة الأجل: إذا كانت طبيعة المشاريع والأهداف طويلة المدى، مثل الأعمال الاستراتيجية أو تطوير المنتجات.

- المؤسسات الكبيرة: حيث يتطلب الأمر وقتًا لتقييم أداء عدد كبير من الموظفين.

- المراجعات الشاملة: عندما يكون التركيز على تحقيق أهداف طويلة الأمد وتحديد الترقيات أو المكافآت السنوية.

- الميزانية المحدودة: إذا كانت المؤسسة ترغب في تقليل التكاليف المتعلقة بالتقييمات المتكررة.

- تحفيز الموظفين: عندما يُستخدم التقييم السنوي كفرصة لتحفيز الموظفين من خلال المكافآت والترقيات بناءً على أدائهم طوال العام.

متى يجب تبني تقييم الموظفين الشهري؟

- البيئات الديناميكية: إذا كانت طبيعة العمل تتطلب تعديلات مستمرة وسريعة، مثل العمل في المشاريع التقنية أو فرق المبيعات.

- الفرق الصغيرة: حيث يمكن إجراء التقييم بسهولة وبسرعة بفضل عدد الموظفين المحدود.

- تحسين الأداء المستمر: لتقديم تغذية راجعة مستمرة للموظفين لتحسين الأداء باستمرار بدلاً من الانتظار حتى نهاية العام.

- تحقيق الأهداف قصيرة الأمد: إذا كانت المؤسسة تعمل على أهداف أو مبادرات قصيرة المدى تحتاج إلى متابعة منتظمة.

- تقليل الأخطاء: التقييم الشهري يساعد على تحديد وتصحيح الأخطاء بسرعة قبل أن تتفاقم.

تحديد النموذج الأنسب يعتمد على طبيعة العمل وأهداف المؤسسة ومدى الحاجة إلى التغذية الراجعة المستمرة.

أسئلة شائعة

ما هي المعايير الأساسية لتقييم الموظف؟

المعايير الأساسية لتقييم الموظف تشمل:

1. الإنتاجية: قياس كمية ونوعية العمل المنجز مقارنة بالأهداف المحددة.

2. الالتزام بالمواعيد: تقييم قدرة الموظف على تسليم المهام في الوقت المحدد.

3. الجودة: تحليل دقة وإتقان العمل ومدى التزامه بالمعايير المطلوبة.

4. الابتكار: قياس القدرة على التفكير الإبداعي وتقديم حلول جديدة للمشكلات.

5. التواصل والعمل الجماعي: تقييم قدرة الموظف على التعاون مع الفريق وتقديم الأفكار بوضوح.

6. المرونة: مدى قدرة الموظف على التكيف مع التغييرات والمواقف الجديدة.

7. التطوير المهني: متابعة مشاركة الموظف في برامج التدريب وتطوير مهاراته.

كيف يمكن تحسين أداء الموظف؟

من خلال تقديم تغذية راجعة منتظمة، وضع خطط تدريبية تناسب احتياجات الموظف، تحديد أهداف واضحة وقابلة للقياس، وتعزيز بيئة عمل إيجابية تحفز الموظف على الأداء الجيد.

ما أهمية تقييم أداء الموظف؟

يساعد التقييم على تحسين الإنتاجية، تحديد نقاط القوة والضعف، تعزيز التواصل بين الإدارة والموظفين، وتحفيز الموظفين لتحقيق الأهداف المشتركة.

ما الفرق بين التقييم الكمي والتقييم النوعي للموظفين؟

التقييم الكمي يركز على قياس الأداء بناءً على أرقام ومؤشرات مثل الإنتاجية. أما النوعي فيعتمد على الملاحظات والتحليل العميق لسلوك الموظف وجودة عمله.

يُعتبر تقييم الأداء الوظيفي حجر الأساس في بناء بيئة عمل منتجة وداعمة للنمو. من خلال تطبيق آليات التقييم المناسبة، يمكن للمؤسسات تحقيق التوازن بين تطوير الموظفين وتحقيق أهدافها. التقييم ليس مجرد أداة قياس، بل فرصة لتعزيز التواصل، تحفيز الإبداع، ووضع خارطة طريق لتطوير الكفاءات. إذا تم استخدامه بفعالية، يصبح التقييم السنوي أداة لبناء فريق عمل متميز يساهم في نجاح المؤسسة بشكل مستدام .