إدارة المرافق وعمليات التوريد في العالم العربي: كيفية تحسينها وتحقيق النجاح

تُعتبر المشتريات جزءًا أساسيًا في إدارة المرافق. لضمان بقاء مرافق المبنى آمنة وفعالة، غالبًا ما يتعين على محترفي إدارة المرافق الاستعانة بمقاولين متخصصين لتنفيذ الصيانة والإصلاحات بكفاءة. بدون الصيانة، قد تصبح المرافق غير آمنة للاستخدام وتخرج عن الامتثال للوائح الصحة والسلامة الوطنية. 
تتضمن عملية المشتريات عدة مراحل رئيسية، تشمل إدارة العقود، وإدارة المناقصات، والتعبئة. لضمان نجاح عملية المشتريات، يجب فهم تفاصيل عقود الخدمة، مثل تحديد الشروط والأحكام، ومواصفات الخدمة، وكيفية هيكلة الوثيقة نفسها. تتضمن عملية المناقصة تحديد سعر الخدمة والتفاوض مع المقاول على سعر يتماشى مع ميزانية المنظمة ويكون ملائمًا للعمل المتوقع. 
تشمل التعبئة تنفيذ الخدمة أثناء تقديمها. يتيح مراقبة تقدم الخدمة لمحترفي إدارة المرافق فهم مدى الخدمة وما إذا كان بإمكانهم تحقيق الأهداف التنظيمية. بالإضافة إلى ذلك، سيكونون مسؤولين عن تسوية أي نزاعات بين الأطراف وإجراء أي تعديلات ضرورية على المناقصة والميزانية الخاصة بالخدمة. 

Section 1: Introduction to Procurement 

• Defining what procurement is within facilities management, its necessity and importance. 
• Who is typically involved in the procurement process? 
• Setting expectations and ideal outcomes for procurement. 
• Evaluating current organisational goals and identifying how procurement can help meet these. 
• Reviewing current service provisions and costs. 
• Calculating a future budget to include potential procurement. 

Section 2: Service Contracts 

• Setting expectations throughout the process of securing service contracts. 
• Ideal formatting and structuring of the document. 
• Deciding on the terms and conditions of the contract and service. 
• Understanding the specifications of the service and how to draft a service specification document. 
• Comparing the average service price with the organisation’s budget and structuring pricing schedules. 

Section 3: The Tender Process 

• Explaining what the tender process is within facilities management. 
• How to take control of the tender process. 
• Identifying the individual stages of the process and how to proceed effectively. 
• Understanding the set price and knowing when to negotiate. 
• Beneficial interviewing and negotiation techniques and methods. 
• Completing the deal efficiently and effectively. 

Section 4: Mobilisation 

• Establishing working relationships with all involved parties – facilities management professionals, contractors, and clients. 
• Ensuring effective communication among all involved parties. 
• Setting meetings and managing the necessary documentation. 
• Setting KPIs and monitoring service progress throughout to ensure productivity and client satisfaction. 

Section 5: Contract Management 

• Prioritising strategic management. 
• Measuring performance and comparing it to the established budget. 
• Acknowledging where costs are too great and making necessary adjustments. 
• Ideal methods of monitoring specific services to ensure maximum productivity. 
• Resolving disputes between individuals impartially. 
• Reviewing development and re-tendering where needed. 

عند إتمام هذه الدورة التدريبية بنجاح، سيحصل المشاركون على شهادة إتمام التدريب من Holistique Training. وبالنسبة للذين يحضرون ويكملون الدورة التدريبية عبر الإنترنت، سيتم تزويدهم بشهادة إلكترونية (e-Certificate) من Holistique Training.  

شهادات Holistique Training معتمدة من المجلس البريطاني للتقييم (BAC) وخدمة اعتماد التطوير المهني المستمر (CPD)، كما أنها معتمدة وفق معايير ISO 9001 وISO 21001 وISO 29993.  

يتم منح نقاط التطوير المهني المستمر (CPD) لهذه الدورة من خلال شهاداتنا، وستظهر هذه النقاط على شهادة إتمام التدريب من Holistique Training. ووفقًا لمعايير خدمة اعتماد CPD، يتم منح نقطة CPD واحدة عن كل ساعة حضور في الدورة. ويمكن المطالبة بحد أقصى قدره 50 نقطة CPD لأي دورة واحدة نقدمها حاليًا.