إدارة المعرفة: الدليل الشامل لتحويل المعلومات إلى أصولٍ قيّمة

• 2024-05-10
• حدثت في 2024-05-12

مقدمة

إدارة المعرفة هي نظام يسمح لك بتوصيل المعلومات الحيوية داخل الشركة أو المؤسسة. عندما تكون إدارة المعرفة فعالة، فإنها يمكن أن تساعد الأشخاص في العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها بسرعة أكبر وبالتالي زيادة الإنتاجية

يمكن أن تكون البيانات أحد الأصول القوية عند اتخاذ قرارات العمل المهمة. ومع ذلك، لا تدرك جميع الشركات إمكاناتها الكاملة.

يعتمد التحول الرقمي الناجح على الطريقة التي تستفيد بها الشركات من بياناتها الخارجية والداخلية، وما إذا كانت تتمكن من استخدامها لتعزيز نموها. باختصار، يعتمد النجاح على ما إذا كانت الشركات تستخدم بياناتها كأصل أو تعتبرها عائقا.

نوضح في هذا المقال ما هي إدارة المعرفة وسبب أهميتها ونستعرض فوائد الإدارة الفعالة للمعرفة .

ما هي إدارة المعرفة؟

هي عملية تنظيم وإنشاء واستخدام ومشاركة المعرفة الجماعية داخل المنظمة. تتضمن إدارة المعرفة الناجحة الاحتفاظ بالمعلومات في مكان يسهل الوصول إليه، مثل موقع wiki أو الشبكة الداخلية للموظفين.

إدارة المعرفة ( Knowledge management ) هي أي نظام متطور يساعد الأشخاص في شركة أو مؤسسة على إنشاء المعرفة والمعلومات المتعلقة بالأعمال ومسؤولياتهم وتوزيعها والوصول إليها وتحديثها.

بعض أنواع أنظمة إدارة المعرفة هي:

1. وثائق مكتوبة

النماذج التي يملأها المرضى أو الممرضون والتي تزود الأطباء بالتاريخ الصحي للمريض، أو مخاوف الرعاية الصحية، أو تساعد في تشخيص المرضى أو تكون بمثابة وسيلة للتواصل مع مقدمي الرعاية الصحية والأطباء الآخرين، هي أمثلة على أنظمة مشاركة المستندات المكتوبة التي يمكن أن تكون بمثابة وسائل من الاتصالات.

2. برامج التدريب

البرامج التي توفر خبرة التدريب أو علاقات التوجيه هي أشكال من إدارة المعرفة. هذه الطريقة، التي يتم تنفيذها غالبًا في نظام التعليم والمجال الطبي ومن قبل العديد من المهندسين، تسمح للموظفين والمهنيين باكتساب المعرفة والخبرة التجارية من خلال مراقبة الآخرين الذين يتمتعون بالمهارة في عملهم. فهو يتيح للأفراد القدرة على بناء العلاقات والتواصل مع الأشخاص في صناعتهم.

3. أدوات الشبكات الاجتماعية

تتيح هذه الأدوات للأفراد التواصل والتعاون في المشاريع في مساحة مشتركة. بالإضافة إلى ذلك، فهي بمثابة مورد لتخزين الاتصالات السابقة والوصول إليها للرجوع إليها في وقت لاحق إذا لزم الأمر.

4. أنظمة إدارة المحتوى

تسمح أنظمة إدارة المحتوى ( CMS ) للمجموعات بإنشاء المعلومات والوصول إليها ونشرها وتحريرها ومشاركتها على شبكة اتصالات مقيدة أو خاصة، أو شبكة داخلية.

5. أنظمة إدارة الوثائق

تتيح أنظمة إدارة المستندات للمستخدمين تخزين المستندات ومشاركتها ووضع علامات عليها وأحيانًا تعديلها بناءً على أذونات الوصول. يمكن لهذا الشكل من إدارة المعرفة أن يسهل على المستخدمين اكتشاف المعلومات والوصول إليها.

6. روبوتات الدردشة

الشات بوت هو برنامج كمبيوتر تم إنشاؤه للعمل بدون مشغل بشري ويتيح التفاعل بين البشر والآلات. تستخدم Chatbots التعلم الآلي لتزويد الموظفين بإجابات على الأسئلة المطروحة باللغة الطبيعية. إنها توفر مصدرًا أساسيًا للمعلومات الفورية عن طريق إجراء المسح الضوئي للموظفين وتخفيف الضغط الناتج عن الاضطرار إلى البحث في نظام إدارة المحتوى ( CMS ) أو نظام المستندات.

كيف تُحوّل المعلومات إلى أصول قيمة؟

تحويل المعلومات إلى أصول قيمة يُعتبر عملية حيوية في بناء وتنمية الشركات والمؤسسات. إذ تُعد المعلومات الصحيحة والمفيدة أساساً أساسياً لاتخاذ القرارات الاستراتيجية الصائبة وتحقيق النجاح في الأعمال التجارية. وتشمل هذه العملية تجميع وتحليل البيانات بشكل فعّال، وتحويلها إلى معرفة قيمة قادرة على دعم اتخاذ القرارات المستنيرة وتحقيق الأهداف المحددة. من خلال تحويل المعلومات إلى أصول قيمة، يمكن للشركات تحسين كفاءتها وفاعليتها، والتفوق في بيئة الأعمال المتغيرة باستمرار.

عملية إدارة المعرفة

تعد عملية إدارة المعرفة هي الطريقة التي تدير بها الشركة المعرفة، بدءًا من إنشائها وحتى منهجية تنظيمها، وحتى كيفية استمرارها بعد ذلك في التأكد من مشاركتها.

• خلق المعرفة. يبدأ خلق المعرفة باكتساب المعرفة. قد تأتي هذه المعرفة من مصادر عديدة، بما في ذلك الموظفين داخل المنظمة أو الأفراد الخارجيين الذين يتم جلبهم للحصول على المعرفة أو الخبرة في موضوع معين. مع اكتساب المعرفة، فإن الخطوة التالية هي فهم الغرض الذي سيتم استخدام المعرفة من أجله، وكيف سيتم تطبيقها وأين يمكن تطبيقها.
• تنظيم المعرفة. ويجب بعد ذلك تنظيم المعرفة في نظام إدارة المعرفة لاستخدامها في المستقبل. لا يجب أن تكون هذه المعرفة منظمة فحسب، بل يجب أيضًا أن تتضمن ميزات الأمان بحيث يمكن الوصول إلى المعرفة من قبل الموظفين المعتمدين عند الحاجة. تعد عملية تنظيم المعرفة هذه جزءًا مهمًا من إدارة المعرفة لأنه بدونها تصبح المعرفة غير منظمة وليس لها هيكل، مما يجعل من الصعب أو المستحيل العثور عليها في المستقبل عند الحاجة إلى المعرفة.
• مشاركة المعرفة. تكتمل عملية تنظيم المعرفة من خلال تبادل المعرفة. يتضمن تبادل المعرفة هذا كل شيء بدءًا من التدريب على المعرفة وحتى تبادل المعرفة، حيث يمكن اكتساب المعرفة أو تعزيزها من خلال مناقشات المعرفة مع الموظفين الآخرين في المؤسسة.

تعمل كل هذه الجوانب معًا لتشكل عملية إدارة المعرفة، مما يعزز التعاون وتبادل المعلومات.

كيف يساعد نظام إدارة المعرفة المنظمات

عندما تكون المؤسسة قادرة على الوصول إلى المعرفة التجارية ومشاركتها وتحديثها بسهولة، يمكنها أن تصبح أكثر إنتاجية وفعالية من حيث التكلفة. إن القدرة على الوصول إلى المعرفة الصحيحة في الوقت المناسب، من خلال نظام قوي لإدارة المعرفة، تساعد في اتخاذ قرارات دقيقة وتحفز التعاون والابتكار.

فوائد نظام إدارة المعرفة

كلما كانت الشركة تشارك معلوماتها مع موظفيها بشكل أكثر فعالية وكفاءة، كلما كان أداء الأعمال أفضل. تشمل فوائد إدارة المعرفة ما يلي:

1. اتخاذ القرار بشكل أسرع
2. الوصول الفعال إلى المعرفة والمعلومات
3. زيادة التعاون وتوليد الأفكار
4. تعزيز التواصل في جميع أنحاء مؤسستك
5. تحسين جودة المعلومات والبيانات
6. مزيد من الأمن للملكية الفكرية
7. التدريب الأمثل

هل ستؤدي إدارة المعرفة إلى تحسين أداء العمل؟

يشير تقرير معهد ماكينزي العالمي إلى أن نظام إدارة المعرفة القوي يمكن أن يقلل وقت البحث عن المعلومات بنسبة تصل إلى 35 بالمائة ويزيد الإنتاجية على مستوى المؤسسة بنسبة 20 إلى 25 بالمائة. وتؤكد النتائج التي توصلت إليها شركة البيانات الدولية أيضًا قيمة نظام إدارة المعرفة، وتسلط الضوء على أن شركات فورتشن 500 تخسر ما يقرب من 31.5 مليار دولار سنويًا بسبب الفشل في تبادل المعرفة.

مع نمو مؤسستك، ستزداد أيضًا الحاجة إلى الوصول إلى قاعدة بيانات معرفية موثوقة من أجل إدارة أعمالك بشكل فعال وخدمة عملائك وزيادة الإيرادات. بدون وجود نظام لإدارة المعرفة، سيضطر موظفوك إلى التعلم وإعادة تعلم العمليات والمعلومات. هذه ممارسة غير فعالة ومكلفة. بالإضافة إلى ذلك، قد تتعرض أيضًا لخطر فقدان تلك العمليات أو المعلومات إذا ترك قائد المعرفة أو الموظف القديم شركتك

مراحل إدارة المعرفة

المراحل الأساسية لإدارة المعرفة هي كما يلي:

1. إدارة المعلومات

إن إدارة المعرفة، التي كانت مدفوعة في البداية بتكنولوجيا المعلومات والاعتراف بالمعرفة والمعلومات كرأس مال يمكن أن يؤدي إلى النمو والتحسين، هي قاعدة لتقاسم المعلومات. لقد كانت طريقة لتسخير تجارب الآخرين لاستخدامها من أجل الصالح العام.

2. تنمية الموارد البشرية

ومن خلال الاعتراف بأن الأفراد يمكن أن يتعلموا من بعضهم البعض وأن هذه العملية يمكن أن تؤثر بشكل إيجابي على ثقافة الشركة، تطورت إدارة المعرفة بشكل أكبر لتصبح وسيلة للتطوير المهني. وتم الاعتراف بالعنصر البشري في نقل المعرفة والمعلومات، وتسخيره وتنفيذه باعتباره عنصرا أساسيا في إدارة المعرفة.

3. الوظيفة التنظيمية

أدى تبادل المعلومات وتداولها بشكل متعمد إلى الحاجة إلى الوصول إليها بسهولة. يجب أن يتم استخدام المحتوى وتحليله للحصول على قيمة حقيقية، ويجب أن يكون تنظيمه متاحًا للإدارات والشركات بأكملها.

4. التنمية المتكاملة

المرحلة الأخيرة في تطور إدارة المعرفة هي الوعي بإدارة المعرفة باعتبارها جوهر التنمية المتكاملة. الإقرار بأن المعلومات والمحتوى يتغير دائمًا ليعمل بشكل أفضل للمؤسسة ويظل ذا قيمة كبيرة للأعضاء.

ما أهمية إدارة المعرفة في مكان العمل؟

تعد إدارة المعرفة مهمة لأنها تدعم المشاركة المستمرة للبيانات بين جميع المستخدمين داخل الشركة أو المؤسسة وتؤكد على أهمية التعلم. تصبح مشاركة البيانات أو المعلومات محور التركيز الأساسي وتمكن الابتكار أو تغيير ثقافة الشركة عند الحاجة. يمكن للموظفين الوصول بسهولة إلى المعرفة والخبرة التي تمتلكها الإدارة وتخلق بيئة عمل إيجابية ومواتية. تدعم الإدارة الفعالة للمعرفة إنشاء المعرفة ونشرها واستخدامها للمساعدة في تحقيق أهداف المنظمة وغاياتها. تعتبر إدارة المعرفة مهمة في مكان العمل للأسباب التالية:

1.يقدم المعلومات للإدارة

يمكن للبيانات أن تزود القيادة بالمعلومات اللازمة للمساعدة في اتخاذ القرارات الهيكلية والإجرائية المهمة. تسهل إدارة المعرفة اتخاذ قرارات مستنيرة ويمكنها أيضًا مساعدة القيادة من الأقسام المختلفة داخل نفس الشركة على مشاركة المعلومات أو الخبرة للتعلم من بعضهم البعض والكشف عن نقاط القوة التنظيمية.

2.يسمح بعملية التقييم العضوية

إن سهولة تبادل المعلومات تخلق بيئة عمل تركز على المعرفة والتعلم وعملية التقييم الذاتي. إنه يمكّن العمال من التركيز على تحسين الأداء الفردي لتحسين نجاح الشركة أو الأعمال. تؤكد إدارة المعرفة على التعلم من الخبرة من خلال دعم مشاركة المعلومات وإنشاء طريقة سهلة للوصول إلى الموظفين ذوي الخبرة والرجوع إلى معارفهم. يشعرون بالتقدير والتحفيز لتوجيه الآخرين من خلال مشاركة تجاربهم. يتيح ذلك النقل العضوي للبيانات ويوفر فرص التطوير المهني للموظفين بتكلفة قليلة أو بدون تكلفة على الشركة. بالإضافة إلى ذلك، تستفيد إدارة المعرفة من نقاط القوة الفردية والفريدة من نوعها من خلال تزويد الموظفين بالمعلومات التي يحتاجونها لأداء وظائفهم بشكل مرض.

3.يشجع ويمكّن العمل الجماعي

وبما أن المعلومات والمعرفة يتم تبادلها بشكل نشط من خلال أنظمة إدارة المعرفة، يتم تشجيع الابتكار. يمكن للأشخاص المشاركة في الحوار ذي الصلة حول وظائفهم، وتبادل الخبرات، والتفكير في تعلمهم، وإنتاج أفكار في نهاية المطاف للمساعدة في تحفيز التغيير الثقافي وتحسين مكان العمل.

فوائد الإدارة الفعالة للمعرفة

يمكن أن تكون مزايا إدارة المعرفة لك ولعملك بعيدة المدى. تتضمن بعض الفوائد الأساسية لإدارة المعرفة الفعالة ما يلي:

1. يحسن الكفاءة التنظيمية

ومن خلال المشاركة الفعالة للمعلومات الهامة، يمكن للمؤسسات المساعدة في زيادة إنتاجية الموظفين، وبالتالي زيادة إنتاجية الشركة بشكل عام.

2. يخلق حلا فعالا للمشاكل

من خلال التركيز على نقل المعلومات، يركز الموظفون بشكل أكبر على العمل لتحقيق أهداف وغايات الشركة العامة واستخدام الوقت بشكل أكثر فعالية من خلال متابعة الحلول أو إكمال المهام بدلاً من البحث عن المعلومات والأدوات لتكون فعالة.

3. يركز على تطوير الموظفين

إن التركيز على تزويد الموظفين بالمعلومات التي يحتاجون إليها يوضح لهم أنك تقدر مدخلاتهم ووقتهم. ويتم تقديرهم لمساهماتهم ويتم إتاحة الفرص لهم لصقل مهاراتهم من خلال تبادل المعلومات.

4. مشاركة الخبرات

يتم منح الموظفين ذوي الخبرة صوتًا لمساعدة الآخرين، وبالتالي، لديهم مصلحة راسخة في نجاح الشركة. من خلال اعتبارهم خبراء في صناعتهم، يقومون بتطوير العلاقات والإرشاد ومشاركة المعرفة التي اكتسبوها بطريقة هادفة تقدر وتعزز أهميتهم للشركة أو المؤسسة.

5. زيادة معنويات الموظفين

إن الاعتراف بمساهمات الموظفين في نجاح الشركة بشكل عام يحفز الموظفين على مشاركة المعرفة التي لديهم وإعادة استخدامها. فهو يعمل على مواءمة الأهداف المهنية الفردية مع أهداف الشركة ويخلق ثقافة مؤسسية حيث يتم مشاركة المعرفة بحرية بين الموظفين والإدارة على حد سواء.

أهداف إدارة المعرفة

تهدف إدارة المعرفة إلى سهولة تبادل ونشر وتحديد المعلومات القيمة لاستخدامها بفعالية وكفاءة. أهدافها هي:

الاتصال المفتوح: داخل الشركة أو المؤسسة، تقوم إدارة المعرفة بإنشاء نظام حيث يتم تخزين المعلومات القيمة ومشاركتها وتوصيلها وإنشائها بين الأعضاء. يساعد هذا التواصل المفتوح في دفع المنظمة إلى الأمام من خلال توفير الأصول المعرفية القيمة للأعضاء.

سهولة اتخاذ القرار: يساعد الاستخدام المفتوح للمعلومات في اتخاذ قرارات أفضل من خلال تزويد الموظفين والقيادة بالأدوات والتدريب اللازم لإنشاء الوعي الظرفي.

التجميع والاتصال: تلتقط إدارة المعرفة الخبرة داخل الشركة وتربط الأفراد للمشاركة في المعرفة واستخدامها بشكل أفضل.

أمثلة على إدارة المعرفة

فيما يلي بعض الأمثلة الأساسية لإدارة المعرفة:

قاعدة بيانات التعليقات: يسمح هذا النوع من قواعد البيانات للعملاء أو الموظفين بترك تعليقات لأقسام البحث والتطوير للمساعدة في تفسير المعلومات المشتركة.

ملفات البحث: مفيدة بشكل خاص في تطوير منتج جديد، يتم إنشاء هذه الملفات من خلال أبحاث مهمة حول المنافسين ومدخلات من مجموعات التركيز حول احتياجات قاعدة العملاء.

ملفات المشروع المشتركة: يسمح هذا لكل فرد في الفريق بالعمل على مستند مشترك ورؤية التغييرات وإجرائها، حتى من مواقع مختلفة. ويشار إليها عادة على أنها وثيقة حية تسمح بالتعاون في المشروع.

في النهاية، يُظهر إدارة المعرفة أهمية كبيرة في تحويل المعلومات إلى أصول قيمة تساهم في تحسين الأداء والنجاح التنظيمي. من خلال الاستفادة الشاملة من المعرفة وتوجيهها بشكل فعال، يمكن للمؤسسات تحقيق ميزة تنافسية قوية وتحقيق أهدافها بنجاح. ومع تطبيق الدليل الشامل لتحويل المعلومات إلى أصول قيّمة، يمكن للمنظمات الاستفادة القصوى من مواردها وتعزيز قدرتها على التكيف مع التحديات المتغيرة في البيئة العملية.