يعد نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) أحد الأدوات الحيوية التي تساعد الشركات في إدارة مواردها البشرية بكفاءة وفعالية. مع تزايد تعقيدات إدارة شؤون الموظفين في العصر الرقمي، أصبح من الضروري أن تعتمد المؤسسات على أنظمة متقدمة لتسهيل العمليات المتعلقة بالموارد البشرية مثل التوظيف، وتسجيل بيانات الموظفين، وإدارة الرواتب، والمزايا، وتخطيط القوى العاملة. يهدف هذا الدليل إلى تقديم شرح شامل لنظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) ، وفوائده، وكيفية استخدامه لتحسين أداء المؤسسات .
ما هو نظام إدارة الموارد البشرية (HRIS) ؟
نظام إدارة الموارد البشرية (HRIS) هو اختصار لعبارة "Human Resource Information System" ، وهو نظام معلوماتي يُستخدم لإدارة وظائف الموارد البشرية في الشركات والمؤسسات. يعتبر HRIS أداة تقنية تهدف إلى تحسين كفاءة العمليات الإدارية المتعلقة بالموظفين من خلال تجميع وتنظيم وتخزين البيانات المتعلقة بالموارد البشرية في مكان واحد .
من خلال HRIS ، يمكن للشركات معالجة العديد من المهام الإدارية المتعلقة بالموظفين بطرق أكثر فعالية وسهولة. يشمل ذلك إدارة سجلات الموظفين، ومتابعة الحضور والغياب، وإدارة الرواتب والمزايا، وتقييم الأداء، وتخطيط التدريب والتطوير، وإدارة التوظيف، بالإضافة إلى التزام الشركة بالامتثال للقوانين واللوائح المتعلقة بالعمل .
يتميز نظام HRIS بالقدرة على تقليل التكاليف المرتبطة بالعمليات اليدوية التقليدية التي تستغرق وقتًا وجهدًا كبيرين. كما يُمكّن الشركات من الحصول على تقارير دقيقة وفورية عن مختلف جوانب إدارة الموارد البشرية ، مما يساعد في اتخاذ قرارات استراتيجية أفضل. إضافةً إلى ذلك، يتيح HRIS للشركات تحسين تجربة الموظفين من خلال تقديم خدمات ذاتية مثل الوصول إلى بياناتهم الشخصية والرواتب، وطلب الإجازات، وتحديث معلوماتهم الشخصية دون الحاجة إلى التواصل المباشر مع قسم الموارد البشرية .
باختصار، يعد نظام إدارة الموارد البشرية (HRIS) جزءًا أساسيًا من البنية التحتية لأي منظمة حديثة تهدف إلى تحسين كفاءة إدارة مواردها البشرية. من خلال توفير أدوات لتحليل البيانات واتخاذ القرارات، يساعد HRIS الشركات على تحقيق أهدافها وتحسين رضا الموظفين والاحتفاظ بهم .
لماذا يعد نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) مهمًا؟
نظام معلومات الموارد البشرية ( HRIS ) يعتبر أداة حيوية لأي مؤسسة تسعى إلى تحسين كفاءة إدارة الموارد البشرية وتبسيط العمليات الإدارية المرتبطة بالموظفين. إلى جانب الفوائد التي تم ذكرها، هناك جوانب أخرى تجعل نظام معلومات الموارد البشرية ( HRIS ) مهمًا للغاية:
1. دقة البيانات وتقليل الأخطاء:
يمكن لنظام HRIS تقليل الأخطاء البشرية التي قد تحدث عند إدارة بيانات الموظفين بشكل يدوي. من خلال أتمتة العمليات مثل حساب الرواتب وإدارة الإجازات، يضمن النظام دقة أكبر في البيانات، مما يقلل من المشاكل التي قد تنشأ نتيجة الأخطاء.
2. الامتثال للقوانين والتشريعات:
يساعد نظام HRIS الشركات في الامتثال للقوانين المحلية والدولية المتعلقة بالعمل والموارد البشرية. يمكن للنظام تحديث السياسات والإجراءات وفقًا للتشريعات الجديدة، مما يقلل من مخاطر التعرض للعقوبات القانونية.
3. التحليلات والتقارير الاستراتيجية:
يوفر HRIS أدوات تحليلية قوية تتيح للشركات إنشاء تقارير مفصلة عن أداء الموظفين، واحتياجات التدريب، ومعدلات الدوران، وغيرها من المؤشرات الحيوية. هذه التحليلات تساعد المديرين على اتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على بيانات دقيقة، مما يعزز من فعالية الأداء التنظيمي.
4. تعزيز الاتصالات الداخلية:
يمكن لنظام HRIS تعزيز الاتصال الداخلي داخل المؤسسة من خلال توفير منصة مركزية حيث يمكن للموظفين الوصول إلى الأخبار الداخلية، والإعلانات، والموارد التعليمية. هذا يعزز من شفافية الشركة ويزيد من تفاعل الموظفين.
5. المرونة والقابلية للتطوير:
يوفر HRIS مرونة عالية للشركات التي تنمو وتتوسع. يمكن للنظام التكيف مع زيادة عدد الموظفين وتوسع العمليات التجارية بسهولة، مما يجعله استثمارًا طويل الأجل.
6. تحسين إدارة الأداء:
يسهل HRIS عملية تقييم الأداء من خلال توفير أدوات لتحديد الأهداف وتتبع التقدم وإجراء تقييمات دورية. هذا يعزز من قدرة الشركات على إدارة أداء الموظفين بفعالية وتحفيزهم لتحقيق نتائج أفضل.
7. دعم الاستدامة البيئية:
باستخدام HRIS ، يمكن تقليل الاعتماد على الورق والعمليات اليدوية، مما يدعم جهود الاستدامة البيئية ويساهم في خلق بيئة عمل أكثر صداقة للبيئة.
نظام معلومات الموارد البشرية ( HRIS ) لا يساهم فقط في تحسين العمليات اليومية المتعلقة بالموارد البشرية، بل يلعب دورًا أساسيًا في دعم الاستراتيجية العامة للشركة وتحقيق أهدافها بشكل أكثر كفاءة وفعالية.
ما هي الميزات التي يتمتع بها نظام معلومات الموارد البشرية؟
عند التفكير في نظام معلومات الموارد البشرية، يمكنك البحث عن الميزات التالية:
أثناء التوظيف، غالبًا ما يتتبع محترفو الموارد البشرية العديد من المرشحين من خلال عملية توظيف تتكون من عدة خطوات. يسمح نظام التوظيف الفعال لمحترفي الموارد البشرية بالبحث بسرعة عن المرشحين الذين يستوفون متطلبات الوظيفة. يجب أن يكون ممثلو الموارد البشرية قادرين أيضًا على تخزين جميع معلومات المرشحين في نظام معلومات الموارد البشرية والوصول إليها بسهولة طوال العملية. إن القدرة على استرداد معلومات المرشحين ومقارنتها في منطقة واحدة يمكن أن تساعد ممثلي الموارد البشرية في اتخاذ قرارات توظيف موضوعية.
- التوجيه
يعد برنامج التوجيه التفصيلي أمرًا أساسيًا لجعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب وتعريفهم بفريقهم وواجباتهم. يمكن لكل من قسم الموارد البشرية ومشرف الفريق تتبع تقدم التوجيه في نظام معلومات الموارد البشرية، مما يضمن حصول كل موظف جديد على التدريب المناسب لدوره. يمكن أن يساعدك نظام معلومات الموارد البشرية أيضًا في توحيد التوجيه لجميع الموظفين الجدد حتى يتلقوا جميعًا نفس المعلومات حول العمل.
- مراجعة الموظف
تتبع مراجعات الموظفين التقدم وتحدد المجالات التي يمكن لأعضاء الفريق التعلم والتقدم فيها في الشركة. يمكنك استخدام نظام معلومات الموارد البشرية للاحتفاظ بسجلات مفصلة عن جميع المراجعات وإعادة النظر بسهولة في المراجعات السابقة عند تحديد الزيادات والترقيات. وللحفاظ على توحيد جميع مراجعات الموظفين، يمكنك إنشاء وتخزين قالب مراجعة في نظام معلومات الموارد البشرية.
- تتبع الوقت
تتمثل إحدى السمات الرئيسية لمعظم أنظمة معلومات الموارد البشرية في تتبع الوقت، بما في ذلك ساعات العمل والوقت المدفوع. يجب أن يكون الموظفون قادرين على مراجعة ساعات عملهم وأجورهم وطلب إجازة في نظام معلومات الموارد البشرية. يمكن لممثلي الموارد البشرية ومشرفي الموظفين بعد ذلك استخدام نظام معلومات الموارد البشرية لمراجعة الساعات والموافقة على طلبات إجازة مدفوعة الأجر.
- الرواتب والمزايا
تتبع معظم أنظمة معلومات الموارد البشرية الرواتب والمزايا، مثل مساهمات 401( k )، مما يجعل من الأسهل مقارنة ساعات العمل بالشيكات. يجب أن يكون الموظفون قادرين أيضًا على مراجعة مزاياهم في نظام معلومات الموارد البشرية وإجراء التغييرات. على سبيل المثال، يمكن للموظف تغيير خطة التأمين الصحي الخاصة به في نظام معلومات الموارد البشرية.
- الخدمة الذاتية للموظفين
تحتوي العديد من أنظمة معلومات الموارد البشرية على بوابة خدمة ذاتية للموظفين حيث يمكنهم إجراء تغييرات على معلوماتهم، مثل عناوين البريد الإلكتروني، وطلب المستندات، مثل كشوف الرواتب. إن القدرة على إجراء التغييرات والعثور على المستندات في نظام معلومات الموارد البشرية يمكن أن توفر الوقت حيث يعرف الموظفون بالضبط أين يبحثون بدلاً من الاتصال بأقسام مختلفة.
كما تقدم بعض الأنظمة إمكانيات تحديد الأهداف، حيث يمكن للموظفين تحديد المعالم المهنية وتحديث تقدمهم. هذه الميزة مفيدة للموظفين والمشرفين الذين يريدون تتبع الأداء وتحديد ما إذا كان الموظف يستحق زيادة أو ترقية.
كيفية اختيار نظام معلومات الموارد البشرية
إذا تم تكليفك باختيار نظام معلومات الموارد البشرية، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
1. مراجعة مؤسستك
قم بتدوين ملاحظات حول العناصر الرئيسية في عملك لمعرفة كيف يمكنك استخدام نظام معلومات الموارد البشرية لتحسين هذه المجالات. تحدث مع قادة الأقسام لمعرفة المزيد حول ما يريدونه من نظام معلومات الموارد البشرية. يمكنك أيضًا مراجعة عمليات كل قسم وكيف يمكنك دمجها في نظام معلومات الموارد البشرية. بمجرد أن تكون لديك بعض الأفكار الأساسية حول توقعات الأقسام وعملياتها، يمكنك تكوين مخطط للأهداف التي تريدها لنظامك.
2. تحديد احتياجاتك
كن محددًا بشأن احتياجاتك للعثور على نظام معلومات الموارد البشرية الذي يعمل بشكل أفضل للشركة. ضع في اعتبارك ما يلي:
حجم الشركة: قد يكون النظام البسيط كافيًا لشركة أصغر حجمًا، بينما قد تستفيد الشركة الكبيرة بشكل أكبر من نظام مفصل.
الميزات الضرورية: يمكن أن يتضمن نظام معلومات الموارد البشرية العديد من الميزات، لذلك من المهم سرد الميزات التي تحتاجها والميزات التي تريدها ولكنها اختيارية.
الأنظمة الحالية: حدد ما إذا كان نظام معلومات الموارد البشرية سيحل محل جميع أنظمتك الحالية أو يكمل ما لديك بالفعل.
3. قم بإعداد الميزانية
يمكن أن تكون الميزانية بمثابة دليل عند استكشاف الأنظمة. عند إنشاء ميزانية مؤقتة، ضع في اعتبارك التكنولوجيا الحالية وما إذا كانت تحتاج إلى ترقيات لاستيعاب نظام جديد. يمكنك أيضًا حساب أي رسوم لمرة واحدة ومستمرة قد يتحملها نظام معلومات الموارد البشرية. تفرض معظم شركات أنظمة معلومات الموارد البشرية رسومًا شهرية متكررة بناءً على عدد الموظفين الذين يستخدمون النظام. هناك اعتبار آخر وهو الوقت اللازم لتدريب الموظفين على النظام الجديد والخسارة المحتملة للإنتاجية خلال هذا الوقت.
4. اتصل بالموردين
يمكنك العثور على العديد من شركات أنظمة معلومات الموارد البشرية التي تقدم جميعها أنظمة ذات ميزات متنوعة بأسعار مختلفة. قم بعمل قائمة بالموردين الذين يقدمون الميزات التي تحتاج إليها بسعر يناسب ميزانيتك. بمجرد حصولك على قائمة بخمسة أو أقل، اطلب تجارب أو عروض توضيحية من الموردين. يمكنك عادةً تجربة نظام معلومات الموارد البشرية لمدة أسبوع أو أسبوعين لتحديد ما إذا كان من السهل التنقل في البرنامج وما إذا كانت الميزات تلبي احتياجاتك بالكامل. حاول تدوين ملاحظات مفصلة عن كل نظام معلومات الموارد البشرية الذي تحاول استخدامه لاتخاذ قرار مستنير.
5. الاستعداد لتطبيق نظام معلومات الموارد البشرية
يمكن أن يجعل الاستعداد لتطبيق نظام معلومات الموارد البشرية الجديد عملية الانتقال سهلة قدر الإمكان. اعمل مع البائع لإعداد جدول زمني يوضح بوضوح كل خطوة، بما في ذلك جلسة لتدريب الموظفين. راقب عن كثب كيفية عمل نظام معلومات الموارد البشرية في الأسابيع القليلة الأولى، واسأل الموظفين عما إذا كان هناك أي شيء يرغبون في تغييره أو إضافته. يمكنك إجراء تعديلات بناءً على تعليقات الموظفين وأي ملاحظات تقوم بتدوينها.
أهم أدوات برمجيات إدارة الموارد البشرية في عام 2024
إليك بعض من أهم أدوات نظام معلومات الموارد البشرية ( HRIS ) في عام 2024:
1. Workday :
يعتبر Workday من أكثر الأنظمة الشاملة لنظم معلومات الموارد البشرية. يقدم حلولًا سحابية تغطي مجموعة واسعة من وظائف الموارد البشرية مثل الرواتب، والمزايا، وإدارة المواهب، وتخطيط القوى العاملة. يتميز Workday بقدرته على التوسع وتكامله مع الأنظمة الأخرى، مما يجعله خيارًا مفضلاً لدى الشركات الكبيرة.
2. SAP SuccessFactors :
يعد SAP SuccessFactors أداة قوية من SAP تقدم مجموعة من الوحدات الوظيفية الأساسية للموارد البشرية وإدارة المواهب وتجربة الموظفين. يشتهر بقوة قدراته التحليلية وتكامله مع المنتجات الأخرى لـ SAP ، مما يجعله خيارًا ممتازًا للشركات التي تسعى للحصول على حلول متكاملة للموارد البشرية.
3. Oracle HCM Cloud :
يمثل Oracle Human Capital Management (HCM) Cloud حلاً شاملاً يغطي كل شيء بدءًا من التوظيف إلى إدارة المواهب والرواتب. يتميز بقدراته الفائقة على توفير رؤى وتحليلات تساعد الشركات على اتخاذ قرارات مبنية على البيانات في مجال الموارد البشرية.
4. BambooHR :
مصمم للشركات الصغيرة والمتوسطة، يتميز BambooHR بواجهة مستخدم سهلة الاستخدام وتسعير معقول. يغطي وظائف الموارد البشرية الأساسية مثل تتبع المتقدمين، والتوظيف، وإدارة بيانات الموظفين، وتقييمات الأداء.
5. ADP Workforce Now :
منصة HRIS قابلة للتخصيص بدرجة عالية، ADP Workforce Now مناسبة للشركات من جميع الأحجام. توفر أدوات لإدارة الرواتب، وإدارة المزايا، وإدارة المواهب، والامتثال. يشتهر ADP بدعمه الواسع للعملاء وخبرته في مجال الامتثال.
6. Kronos Workforce Ready (جزء من UKG Ready ):
حل سحابي لنظام معلومات الموارد البشرية يوفر إدارة القوى العاملة، والرواتب، وإدارة المواهب. يتميز بقوته في تتبع الوقت والحضور، مما يجعله شائعًا بين الشركات ذات القوى العاملة الكبيرة التي تعمل بنظام الساعة.
7. Ultimate Software’s UltiPro (الآن UKG Pro ):
يقدم UKG Pro مجموعة واسعة من وظائف الموارد البشرية، بما في ذلك الرواتب، وإدارة المواهب، وأدوات تجربة الموظفين. يتميز بقدراته التحليلية القوية وواجهة المستخدم السهلة، ويخدم الشركات المتوسطة والكبيرة.
8. Zoho People :
جزء من مجموعة تطبيقات Zoho للأعمال، Zoho People هو حل HRIS موجه نحو الشركات الصغيرة والمتوسطة. يقدم وحدات لإدارة بيانات الموظفين، وتتبع الحضور، وإدارة الإجازات، وتقييمات الأداء، بأسعار تنافسية.
هذه الأدوات تتصدر مجال تكنولوجيا نظام معلومات الموارد البشرية في عام 2024، وتقدم مجموعة متنوعة من الميزات التي تلبي احتياجات الشركات عبر مختلف الصناعات والأحجام.
في عالم الأعمال اليوم، حيث تزداد المنافسة وتعتمد المؤسسات بشكل متزايد على التكنولوجيا لتحقيق النجاح، يبرز نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) كأداة لا غنى عنها لإدارة الموارد البشرية بفعالية. من خلال تبسيط العمليات وتحسين دقة البيانات وتوفير الوقت والجهد، يمكن لـ HRIS أن يسهم بشكل كبير في تحسين تجربة الموظفين وتعزيز كفاءة العمليات الداخلية. إن تبني هذا النظام يمكن أن يكون خطوة استراتيجية نحو بناء مؤسسة أكثر كفاءة وتنافسية في السوق .
المصادر
