مهارات العمل عن بعد وكيفية تحسينها

• حدثت في 2024-08-16
• القيادة والادارة |

مقدمة

العمل عن بعد ينتشر أكثر وأكثر. يترك العديد من الموظفين أعمالهم التقليدية في المكتب من أجل مرونة العمل من المنزل - أو في أي مكان به اتصال بالإنترنت. مع التقدم التكنولوجي وتزايد إدراك الشركات لفوائد القوى العاملة عن بعد، أصبح عدد أقل من الموظفين مجبرين على الدوام من المكتب بشكل يومي .

لكن حرية العمل عن بعد ومرونته لا تخلو من التحديات. العديد من المهارات يمكن أن تضمن نجاح العمل عن بعد وتساعدك على النجاح في بيئة عمل غير تقليدية. والخبر السار هو أنه من الممكن تنمية المهارات اللازمة لنجاح العمل عن بعد .

ما هو العمل عن بعد؟

يشير العمل عن بعد إلى أي وظيفة يقوم بها الموظف خارج المكتب. قد تشمل الأمثلة تطوير البرمجيات وخدمة العملاء وكتابة الإعلانات والتوظيف. يستمر عدد الصناعات التي توفر فرص العمل عن بعد في النمو حيث أصبح هذا خيارًا شائعًا بشكل متزايد. يتواصل الموظفون عن بعد عادةً مع زملاء العمل والإدارة من خلال مجموعة متنوعة من قنوات الاتصال عبر الإنترنت. باستخدام تطبيقات التواصل الشائعة مثل Zoom و Google meet وباستخدام تطبيقات اخرى مثل Asana و Slack

ما أهمية اكتساب مهارات العمل عن بعد؟

تعتزم الكثير من الشركات نقل بعض موظفيها على الأقل بشكل دائم إلى العمل عن بعد في مرحلة ما بعد الوباء. ونتيجة لذلك، ستقوم الشركات بسهولة بتعيين موظفين ليس لديهم فقط الخبرة المطلوبة لشغل الوظيفة الشاغرة، ولكن أيضًا الكفاءات الأساسية للنجاح في العمل عن بعد .

بالنسبة للموظفين، يعني هذا تحسين المهارات لاكتساب مهارات العمل عن بعد المهمة من أجل البقاء على صلة بالموضوع والمضي قدمًا في حياتهم المهنية .

تشير مهارات العمل عن بعد إلى مجموعة من المهارات الملموسة وغير الملموسة التي تعتبر ضرورية لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية في نماذج العمل عن بعد. تتضمن بعض المهارات المهمة المطلوبة للعمل عن بعد أن تكون صاحب مبادرة في المهام ومسؤولًا ومنضبطًا ومنظمًا في حل المشكلات. يعد الالتزام بالمواعيد والقدرة على التكيف والتواصل الفعال ومهارات إدارة الوقت القوية أمرًا ضروريًا أيضًا للعمل عن بعد.

ما هي ميزات العمل عن بعد؟

مع تحول العالم إلى عالم أكثر رقمية، أصبحت المهارات الرقمية ذات أهمية متزايدة للعاملين عن بعد. مع القدرة على العمل من أي مكان، يحتاج العاملون عن بعد إلى أن يكونوا قادرين على التواصل والتعاون بشكل فعال مع فرقهم، بالإضافة إلى إدارة أعباء عملهم بكفاءة. فيما يلي بعض مزايا المهارات الرقمية للعاملين عن بعد:

1. زيادة الإنتاجية : تسهل الأدوات والبرامج الرقمية على العاملين عن بعد إدارة أعباء عملهم والبقاء منظمين. بدءًا من برامج مؤتمرات الفيديو مثل Zoom و GoogleMeet إلى أدوات إدارة المشاريع مثل Asana و Trello ، تسمح المهارات الرقمية للعاملين عن بعد بالعمل بشكل أكثر ذكاءً، وليس بجهد أكبر.

2. العمل من أي مكان تقريبًا: الميزة الأكثر وضوحًا للعمل عن بعد هي أنه يمكنك العمل من أي مكان يوفر الوصول إلى الإنترنت. يمكنك العمل من مكتب منزلي أو مقهى أو حتى أثناء سفرك. طالما أن لديك جهاز كمبيوتر فعالاً وشبكة WiFi جيدة والقدرة على إكمال المهام في الوقت المحدد، فيمكنك العمل أينما كنت. قد يكون لدى بعض الشركات لوائح محددة بشأن موقعك، لذلك من المهم فهم توقعات صاحب العمل.

3. زيادة المرونة : بفضل المهارات الرقمية، يمكن للعاملين عن بعد العمل من أي مكان وفي أي وقت. تتيح هذه المرونة المتزايدة للعاملين عن بعد تحقيق التوازن بين عملهم وحياتهم الشخصية ، مما يؤدي إلى توازن أفضل بين العمل والحياة وبيئة عمل أكثر إيجابية. وهذا مهم بشكل خاص للعاملين عن بعد الذين لديهم أسر ويحتاجون إلى رعاية أطفالهم أثناء العمل.

4. توفير التكاليف : يمكن للمهارات الرقمية أيضًا توفير أموال للشركات . على سبيل المثال، تلغي مؤتمرات الفيديو الحاجة إلى السفر، كما تلغي البرامج التي يتم تخزينها على السحابة الحاجة إلى أجهزة باهظة الثمن. وهذا مهم بشكل خاص للشركات الصغيرة ورجال الأعمال، الذين يحتاجون إلى إبقاء تكاليفهم منخفضة مع الحفاظ على القدرة على العمل بكفاءة.

أما بالنسبة للموظفين هناك مجموعة متنوعة من الموارد اللازمة للانتقال إلى المكتب كل يوم. يمكن أن يساعد العمل عن بعد في تقليل أو القضاء على مقدار الوقت الذي تقضيه في التنقل ويوفر لك المال الذي تنفقه على الوقود أو صيانة السيارة. يمكنك أيضًا توفير المال على ملابس العمل والتنظيف الجاف والوجبات خارج المنزل. يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة قدرتك على تحقيق التوازن بين العمل والحياة حيث لم تعد مضطرًا إلى قضاء الوقت في التوجه من وإلى المكتب.

5. التقدم الوظيفي : مع ازدياد عدد الشركات التي تتبنى العمل عن بعد، أصبحت المهارات الرقمية ذات أهمية متزايدة للتقدم الوظيفي. يعد الموظفون ذوو المهارات الرقمية القوية أكثر قيمة بالنسبة لأصحاب العمل ومن المرجح أن يتم ترقيتهم والحصول على زيادات. وهذا مهم بشكل خاص لأولئك الذين يتطلعون إلى تطوير حياتهم المهنية.

6. الوصول إلى مجموعة أوسع من فرص العمل : تمكن المهارات الرقمية العاملين عن بعد من الوصول إلى مجموعة أكبر من فرص العمل حيث أن المزيد من الشركات مفتوحة للتوظيف عن بعد. حيث لم تعد فرصك الوظيفية مرتبطة بمكانك الجغرافي الذي تُقيم به. وهذا يفتح عالمًا من الإمكانيات للعاملين عن بعد، خاصة أولئك الذين يعيشون في المناطق الريفية أو لديهم مشاكل في التنقل.

ما هي أبرز مهارات العمل عن بعد؟

1. التنظيم والتخطيط

2. المعرفة التقنية

3. التعاون مع الفريق

4. القدرة على التواصل الفعّال

5. القدرة على التكيف

6. مهارة العمل الجماعي

7. التحفيز الذاتي

8. الموازنة بين العمل والحياة

. التنظيم والتخطيط

عندما تعمل من المنزل، لا يوجد زملاء يحفزونك أو مديرين لمراقبة تقدمك والتزامك في تنفيذ المهام. يجب عليك الحفاظ على الانضباط من خلال التنظيم والتخطيط والجدولة المستمرين لضمان الانتهاء من جميع أعمالك في الوقت المحدد.

تحتاج إلى تحديد أولوياتك، وإنشاء قائمة مهام لجميع الأعمال التي تقوم بها، وتقدير الوقت الإجمالي اللازم لإنهاء المهام، وتنفيذها. قد يتطلب الأمر بعض التجربة والخطأ لمعرفة مقدار الوقت المستغرق لإنهاء مهمة معينة. ففي نهاية المطاف، فإن الأمور التي قد تستغرق وقتًا طويلاً في المكتب قد تسير بشكل أسرع عندما تعمل من المنزل، والعكس صحيح.

• الأدوات التقنية لإدارة الوقت : يمكن أن تساعدك أدوات مثل Toggl في تتبع كيفية قضاء وقتك ومقدار الوقت الذي تقضيه في كل مهمة. بالإضافة إلى ذلك، استخدم تقويم Google الخاص بك للحفاظ على المواعيد والالتزامات واضحة واستخدم Outlook أو iCal للجدولة. يمكن أن تساعدك تطبيقات قائمة المهام أيضًا في إبقائك على المسار الصحيح.

• تقنيات إدارة الوقت : يمكن أن تساعدك الأساليب والتقنيات المحددة في تحديد أولويات المهام. على سبيل المثال، يمكنك استخدام تقنية بومودورو ، حيث تعمل لمدة 25 دقيقة في المرة الواحدة وتأخذ فترات راحة روتينية لإعادة شحن طاقتك.

2. المعرفة التقنية

يستخدم الموظفون عن بعد عددًا كبيرًا من الأدوات لإدارة عملهم والتواصل مع فريقهم. إن الرسائل الفورية وإدارة المشاريع ومؤتمرات الفيديو والويب وأدوات مشاركة المستندات ليست سوى بعض منها. في حين أن الموظفين عن بعد لا يحتاجون إلى معرفة متعمقة حول كل نوع من أنواع التكنولوجيا والأدوات، إلا أنهم بحاجة إلى أن يكونوا مرتاحين عند الوصول إلى الأدوات الرقمية التي تستخدمها الشركة بشكل يومي - مع القليل من المساعدة وفي الوقت نفسه، يجب أن يشعروا بالثقة في تجربة أدوات العمل عن بعد الجديدة.

والأهم من ذلك، يجب أن يتمتع الموظفون عن بعد بالموثوقية والمرونة والاستعداد في حالة حدوث مشكلات أثناء استخدام الأدوات الرقمية.

3. التعاون مع الفريق

يكون التعاون سهلاً بالنسبة للموظفين عندما يكونون في المكتب ويجلس زملاؤهم بالقرب منهم فعليًا. ولكن عندما تعمل عن بعد، يصبح التعاون كمهارة أكثر أهمية وتحديًا حيث تحتاج إلى البقاء على اتصال دائم بزملائك ومديريك الذين قد يعملون من مواقع ومناطق زمنية مختلفة.

للتعاون بنجاح، يحتاج الموظفون عن بعد إلى بناء الثقة مع أعضاء فريقهم وإجراء فحوصات روتينية للتأكد من أن كل شيء يسير كما هو مخطط له. يجب عليهم أيضًا محاولة التعرف على زملائهم في العمل على مستوى شخصي أكثر لبناء الصداقة الحميمة.

4. القدرة على التواصل الفعّال

في حين أن المراسلة الفورية واجتماعات الفيديو شائعة ومفيدة للفرق البعيدة، فإن معظم الموظفين البعيدين يفضلون الاتصال غير المتزامن الذي لا يضمن الاستجابة في الوقت الفعلي ويسمح للجميع بالمساهمة في المناقشات وفقًا لمدى توفرهم.

ولكن هذا يعني أنه بحلول الوقت الذي يرى فيه زميلك الرسالة التي أرسلتها، قد لا تكون متاحًا عبر الإنترنت لإزالة أي شكوك قد تكون لديه. لذلك، من المهم أن يكون الموظفون عن بعد واضحين وموجزين ومباشرين قدر الإمكان عند إرسال الرسائل إلى أعضاء الفريق.

في بيئة العمل عن بعد، يجب أن تكون كل رسالة وبريد إلكتروني ومكالمة فعالة لتحسين الإنتاجية وتوفير وقت الجميع.

يجب على العاملين عن بعد ممارسة التواصل بشكل استباقي. إذا كنت تعمل عن بعد، فاجعل التواصل عادة. لا تتردد في الاتصال برئيسك أو إرسال رسالة نصية إليه أو إرسال بريد إلكتروني إليه لطرح أسئلة حول المهام والتوقعات. بالإضافة إلى ذلك، تواصل بشكل متكرر مع زملاء العمل حتى يتم تحديث الجميع وعلى نفس الصفحة. قم بتوصيل احتياجاتك فيما يتعلق بمشاريع الفريق، وتأكد من أنك واضح تمامًا بشأن ما تحتاجه من الآخرين.

يمكن للأدوات التقنية تعزيز التواصل. يمكن للشركات مساعدة الفرق البعيدة على التواصل بكفاءة أكبر من خلال تطبيق أدوات الاتصال مثل Asana و Slack و Trello تساعد هذه الأدوات الفرق البعيدة على الشعور بالتواصل والتفاعل مع زملائهم، مما يمنحهم الموارد التي يحتاجونها لتحقيق النجاح.

5. القدرة على التكيف

تعد القدرة على التكيف مهارة أساسية يجب أن يتمتع بها جميع الموظفين عن بعد لإدارة بيئة العمل عن بعد المتغيرة باستمرار.

يجب على الموظفين عن بعد أن يتعلموا باستمرار كيفية العمل مع أعضاء الفريق الجدد، والتعاون مع فريق مشتت جغرافيًا، والتكيف مع التقنيات والأدوات الجديدة، وإدارة العمل في حالة انقطاع الإنترنت أو توقف الكمبيوتر المحمول عن العمل، والحفاظ على التوازن الأمثل بين العمل والحياة. في حين أن الكثيرين يعتبرون القدرة على التكيف مهارة طبيعية، إلا أنه يمكن أيضًا اكتسابها بشكل مستمر من خلال فهم المتطلبات العديدة لعملك وإنشاء جداول عمل قوية تأخذ في الاعتبار احتياجات منزلك وعملك.

6. مهارة العمل الجماعي

يجب أن يكون الموظفون عن بعد قادرين على العمل كجزء من فريق وكذلك العمل بشكل مستقل. في فريق بعيد موزع عبر مواقع مختلفة، يصبح العمل الجماعي الفعال هو مفتاح النجاح . يتضمن العمل الجماعي بشكل أساسي التواصل والاحترام وإدارة الصراع والقدرة على الاستماع وفهم آراء أعضاء فريقك.

يمكن للشركات بناء بيئة عمل تعاونية مثالية حيث يمكن للموظفين الوصول إلى الأدوات الرقمية المناسبة التي يحتاجون إليها للتعاون والتواصل، ولكن لا يمكن للموظفين تحقيق أقصى استفادة من هذه الأدوات إلا عندما يكون لديهم مهارات العمل الجماعي المناسبة.

يعتمد العاملون عن بعد على الإنترنت للتعاون مع فرقهم. وهذا يعني الاستماع والتفويض والتواصل بشكل فعال عبر القنوات الرقمية. يتضمن التعاون أيضًا إكمال حصتك من العمل في الوقت المحدد وتقاسم الفضل والمسؤولية.

لتحسين مهارات التعاون لديك، تعرف بشكل وثيق على أدوات التكنولوجيا التعاونية الخاصة بشركتك. (لاحظ أن هناك بعض التداخل مع أدوات الاتصال والتعاون.)

تتضمن الأدوات الشائعة التي تساعد الموظفين على العمل الجماعي والتعاون ما يلي:

Slack

Zoom

Asana

Google Drive

7. التحفيز الذاتي

يحتاج الموظفون عن بعد إلى ما يكفي من التحفيز الذاتي لإنجاز الأمور دون الحاجة إلى المراقبة المستمرة. في بيئة المكتب، كان مديرك يسير بجوار مكتبك للحصول على التحديثات أو حتى لمساعدتك إذا كنت عالقًا. ولكن في بيئة العمل عن بعد، عليك أن تذكر نفسك بالأشياء التي تحتاج إلى إنجازها كل يوم.

من الناحية المثالية، يجب أن يكون الموظفون عن بعد مكتفين بذاتهم ولا يحتاجون إلى الكثير من التوجيه. يجب أن يكون لديهم القدرة على إنشاء جدول عمل عن بعد، وتحديد أهدافهم الخاصة، وتقدير الجداول الزمنية، وتحقيق تلك الأهداف في الوقت المناسب.

8 . الموازنة بين العمل والحياة

بعض الناس يعانون من العمل أكثر من اللازم؛ مع توفر العمل دائمًا بسهولة في المنزل، يمكن أن يمثل الإفراط في العمل مشكلة. على العكس من ذلك، فإن عوامل التشتيت الموجودة في العمل عن بعد - الحيوانات الأليفة، والأعمال المنزلية، والأطفال - يمكن أن تعني عدم الحصول على ساعات كافية من الانتاجية.

يجد الموظفون الناجحون عن بعد المكان المناسب، حيث يعملون لساعات كافية مع الحفاظ على توازن إيجابي بين العمل والحياة. قد يستغرق الأمر بعض الوقت والانضباط لتحقيق التوازن الصحيح بين العمل الجاد والاستمتاع بحرية ومرونة العمل من المنزل. ومع ذلك، مع الممارسة، يمكنك تطوير عادات العمل عن بعد الإيجابية التي تعزز حياتك المهنية وتسمح لك في الوقت نفسه بالاستمتاع بحياتك.

ما هو مستقبل العمل عن بعد؟

يُتوقع أن يستمر نمو العمل عن بُعد في المستقبل، حيث يُظهر التطور التكنولوجي وتقدم وسائل الاتصال الرقمية أن هناك إمكانيات واسعة للعمل عن بُعد. قد تزيد تقنيات مثل الواقع الافتراضي والذكاء الاصطناعي من فعالية التعاون عبر الإنترنت وتحسين تجربة العمل عن بُعد . تتيح هذه النهج للشركات جذب المواهب من جميع أنحاء العالم وتعزيز التنوع والشمول في فرق العمل. ومع ذلك، قد تطرأ تحديات جديدة مثل إدارة الوقت والتواصل الفعّال، ولكن من المتوقع أن تظل الفرص والتطورات في هذا المجال مستمرة.

سيكون العمل مختلفًا كثيرًا في المستقبل. على الرغم من أن الموظفين قد لا يعملون بشكل كامل من المنزل، إلا أنهم سينتهي بهم الأمر إلى قضاء المزيد والمزيد من وقتهم في العمل خارج المكتب. ونتيجة لذلك، سوف تتطلع الشركات إلى توظيف أفراد يمكنهم العمل عن بعد بطريقة احترافية وفعالة ومنتجة. ومن ثم، يحتاج الموظفون إلى فهم الثقافة الرقمية المتغيرة وتطوير المهارات التي يمكن أن تساعدهم على أن يصبحوا عاملين ناجحين عن بعد.

نصائح من أجل العمل عن بعد

إذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة من تجربة العمل عن بعد، فيمكنك تنفيذ بعض الاستراتيجيات. فيما يلي بعض النصائح التي يجب مراعاتها إذا كنت ستعمل عن بعد:

1. إنشاء جدول زمني

وجود روتين أمر ضروري للعاملين عن بعد. قم بإنشاء جدول يومي يحدد موعد الاستيقاظ وبدء العمل وأخذ فترات الراحة والتوقف عن العمل. يساعدك هذا على إنشاء توازن صحي بين العمل والحياة.

حدد ساعات العمل الثابتة للحفاظ على التوازن بين الحياة الشخصية والعمل.

2. التواصل بشكل فعال

استخدم وسائل الاتصال الرقمية بشكل فعّال للتواصل مع الفريق، مثل البريد الإلكتروني والاجتماعات عبر الفيديو.

ابق على اتصال مع رئيسك في العمل. على سبيل المثال، يمكنك طرح سؤال أو إخبارهم عن فكرة لديك لمشروع قادم لتظهر لهم أنك تستثمر في الشركة وفي عملك. يوفر هذا أيضًا فرصًا لطرح الأسئلة والحصول على التوضيح.

3. استثمر في التكنولوجيا

يعد امتلاك التكنولوجيا المناسبة أمرًا ضروريًا لتحسين إنتاجيتك أثناء العمل عن بُعد. تأكد من أن جهاز الكمبيوتر الخاص بك واتصال WiFi مناسبان لعملك. فكر في استخدام شاشتين وسماعات رأس لاسلكية ولوحة مفاتيح لاسلكية وماوس وكل التقنيات المناسبة من أجل جعل عملك عن بعد أسهل

4. إنشاء بيئة عمل مناسبة

إن إنشاء بيئة عمل مناسبة للعمل عن بُعد يعتبر أمرًا حيويًا لتعزيز الإنتاجية ورفاهية الموظفين. ينبغي على الفرد تخصيص مساحة هادئة ومريحة للعمل، مع توفير أثاث ملائم وإضاءة جيدة للحفاظ على التركيز. يجب تنظيم المكتب بشكل منظم وتوفير جميع المستلزمات الضرورية.

إن إنشاء بيئة عمل مناسبة يلعب دورًا حاسمًا في تعزيز الإنتاجية وراحة العاملين عن بُعد. إليك بعض النصائح لتحسين بيئة العمل عن بُعد:

1. تحديد مكان هادئ وخالٍ من الانشغال:

ابحث عن مكان هادئ وخاص لتقليل التشتت وتعزيز التركيز أثناء العمل.

2. استثمار في الأثاث المريح:

اختر أثاثًا مريحًا ومناسبًا للعمل لتجنب التوتر والإجهاد الناتج عن وضعيات جلوس غير مريحة.

3. توفير إضاءة جيدة:

استخدم إضاءة طبيعية قدر الإمكان، وفي حالة عدم توفرها، استخدم إضاءة صناعية مريحة ومناسبة للعمل.

4. استخدام شاشات مريحة للعيون:

احرص على استخدام شاشات الكمبيوتر بحجم مناسب وبزاوية تحد من إجهاد العيون.

5. توفير مستلزمات العمل:

تأكد من توفير كل المستلزمات التي قد تحتاجها لتنفيذ مهامك بفعالية، مثل الطابعة، ومستلزمات الكتابة، وغيرها.

أفضل التطبيقات والبرامج التي تحتاجها عند العمل عن بعد

هناك العديد من التطبيقات المميزة التي تُسهّل العمل عن بُعد وتعزز التواصل والتنظيم. من بين هذه التطبيقات:

1. Microsoft Teams :

يوفر منصة شاملة للتواصل وإجراء الاجتماعات الافتراضية، بالإضافة إلى ميزات التعاون على المستندات.

2. Slack :

يعتبر منصة دردشة وتعاون فعّالة تساعد على تنظيم الرسائل والملفات بشكل منظم.

3. Zoom :

يوفر خدمات اجتماعات عبر الفيديو بجودة عالية وإمكانيات تفاعلية.

4. Trello :

يستخدم لإدارة المشاريع وتتبع التقدم بشكل بصري وفعّال.

5. Asana :

يوفر منصة لإدارة المهام والمشاريع بشكل مرن ويُسهم في تعزيز التنظيم.

6. Google Workspace (formerly G Suite) :

يتيح للفرق استخدام البريد الإلكتروني، ومستندات Google ، وجداول البيانات، والاجتماعات عبر الفيديو بشكل متكامل.

7. Skype for Business :

يوفر خدمات الدردشة والمكالمات الصوتية والفيديو بميزات تعاونية.

8. Notion :

منصة متعددة الاستخدامات للملاحظات وتنظيم المهام والتعاون على المستندات.

9. Todoist :

يعمل على إدارة قوائم المهام بشكل فعّال وتتبع التقدم.

10. Basecamp :

منصة شاملة لإدارة المشاريع والتواصل في بيئة تعاونية.

تعتمد الاختيارات على احتياجات الفريق وطبيعة العمل، ويمكن تكامل هذه التطبيقات لتحقيق تجربة عمل عن بُعد فعّالة ومنظمة.

في الختام، يظهر العمل عن بُعد كتحدي مستمر يتطلب تطوير مهارات فريق العمل. من خلال تحسين مهارات الاتصال الرقمي، وإدارة الوقت، والتنظيم الشخصي، يمكن للأفراد تعزيز كفاءتهم وفاعليتهم في بيئة العمل الافتراضية. كما يلعب التعلم المستمر واستخدام التكنولوجيا بفعالية دورًا حاسمًا في تعزيز تجربة العمل عن بُعد. بالاستثمار في تطوير هذه المهارات، يمكن تحقيق تحول إيجابي في أداء العاملين عن بُعد، وبالتالي، تحقيق نجاح أكبر في مواكبة التطورات الحديثة في عالم العمل المتغير باستمرار.

المصادر

indeed – kissflow – business