ما الفرق بين الشراء Purchasing والمشتريات Procurement؟

• 2023-12-26
• حدثت في 2024-11-21
• الخدمات اللوجستية وسلسلة التوريد | الشؤون القانونية والعقود والمشتريات |

مقدمة

هذ المقال الذي يوضح الاختلافات التي تنشر "المشتريات مقابل الشراء". على الرغم من استخدامها غالبًا بالتبادل، إلا أنها يمثلان جوانب متميزة لإدارة سلسلة التوريد. يُعد فهم الفرق بين الشراء والشراء أمرًا أساسيًا لتحسين عمليات شركتك

ستلقي هذه المقالة الضوء على الاختلافات بين المشتريات والشراء، وستقدم رؤى أعمق حول كيفية استخدامه في المؤسسات، وأهميته، وغير ذلك الكثير.

في مقالتنا سنستخدم كلمة مشتريات كترجمة للكلمة الإنجليزية Procurement كما سنستخدم كلمة شراء كترجمة لكلمة Purchasing

غالبًا ما يتم الخلط بين Procurement و Purchasing ، وفي بعض الأحيان يتم استخدام التعبيرين بشكل مترادف. ومع ذلك، فإن هذين الاثنين مختلفان من حيث أغراضهما، والمهام التي تشملها، والأفراد المشاركين، والنتائج التي يحققونها .

إذا سألت شخصًا غير متخصص عن الفرق بين المصطلحين، فقد تتلقى الرد بأن Procurement و Purchasing هما نفس الشيء. ولكن، إذا طرحت نفس السؤال على مسؤول المشتريات في إحدى المؤسسات، فستحصل على إجابة أطول بكثير حول كيفية وسبب وجود اختلاف كبير بين الشراء والشراء .

يمكن للشخص العادي أو الشخص الجديد في عالم الأعمال استخدام مصطلحي Procurement و Purchasing بالتبادل. من الممكن ألا يخلق ذلك قدرًا كبيرًا من التناقض والمشاكل بالنسبة للشركات الصغيرة على المدى القصير، ولكن إذا لم تدرك مدى الاختلاف بين هاتين المصطلحين، فسوف يتسبب ذلك في معاناة شركتك على المدى الطويل.

ما الفرق بين المشتريات والشراء procurement-and-purchase

دعونا نغطي الفرق الرئيسي بشكل سريع ثم ننتقل إلى التفاصيل.

الفرق الكبير بين Procurement و Purchasing هو أن إدارة Procurement تركز على خلق القيمة الإجمالية وإجمالي النفقات طوال دورة الشراء، في حين يركز الشراء ( Purchasing ) فقط على أسعار الطلبات وكيفية تقليلها.

"نظام إدارة المشتريات" عبارة شاملة تشمل جميع عمليات الشراء، بهدف نهائي هو إدارة علاقات الموردين، وتقليل المخاطر، وخفض التكاليف، والامتثال للتعاقدات.

كيف تختلف المشتريات عن الشراء

المشتريات والشراء هما عمليتان تتمان أثناء عملية الحصول على السلع والخدمات للمؤسسة. ومع ذلك، فإنهم يختلفون بشكل كبير في أسلوبهم ونهجهم. يمثل هذا الجدول الاختلافات الرئيسية بين الشراء والشراء:

بالإضافة إلى قائمة الاختلافات المذكورة أعلاه، يتضمن المشتريات مقابل الشراء فرقًا رئيسيًا آخر. يركز الشراء ( purchasing ) على أهداف قصيرة المدى مثل الوفاء بالحقوق الخمسة في المعاملة (الجودة المناسبة، والكمية المناسبة، والتكلفة المناسبة، والوقت المناسب، والمكان المناسب)، في حين تركز المشتريات ( procurement ) على أهداف استراتيجية طويلة المدى مثل اكتساب ميزة تنافسية أو مواءمة نفسها مع استراتيجية الشركة أو أهدافها.

ما هي المشتريات ( Procurement )؟

Procurement هو العملية الشاملة الكاملة للحصول على السلع أو الخدمات أو الأعمال من مصادر خارجية. ويشمل تحديد الاحتياجات، وتحديد المصادر، والتفاوض، وشراء، واستلام وفحص البضائع، وإعداد الفواتير، والدفع، وإدارة الموردين - مع توفير التكلفة، وتقليل الوقت، وبناء علاقات الموردين المربحة للجانبين.

كما تتضمن نظام إدارة المشتريات، والتفاوض على العقود، والحصول على المنتجات أو المواد الخام أو الخدمات أو العمل من مصادر خارجية، ثم ضمان الوفاء بالعقود بموجب شروط العقد.

تشمل الأهداف النهائية طويلة المدى لوظيفة المشتريات خفض التكاليف، وإدارة النفقات، وكفاءة سير العمل. في حين أن قرار الشراء الأساسي قد يشمل السعر والتسليم والراحة، فإن خطط الشراء هي استراتيجية عمل تتضمن تحليلاً مفصلاً لكل عنصر يؤثر على المشتريات.

مراحل عملية المشتريات ( Procurement )

1. مسح السوق
2. اكتشاف الموردين المحتملين
3. إنشاء قائمة الموردين المعتمدين
4. تحديد الاحتياجات الداخلية
5. إنشاء أمر شراء عبر الإنترنت
6. طلب العروض وتقييم عروض الأسعار
7. اختيار المورد المناسب والتفاوض بفعالية
8. استلام البضائع وإجراء فحوصات الجودة
9. تطوير وإدارة العقود
10. الحصول على موافقات الفاتورة واستيفاء شروط الدفع
11. إقامة علاقة جيدة مع الموردين

لماذا تعتبر المشتريات ( procurement ) مهمة في الأعمال التجارية؟

تعتبر المشتريات مهمة في الأعمال التجارية لأنها تؤثر بشكل مباشر على هامش ربح الشركة. لكي تكون المنظمة مربحة، يجب أن تكون تكلفة شراء السلع أقل من المبلغ الذي تبيع تلك السلع به، مطروحًا منه أي تكاليف مرتبطة بمعالجتها وبيعها.

إن تفعيل أفضل إجراءات الشراء سيضمن حصول المشتري (أي الشركة) على السلع والخدمات بأفضل سعر ممكن في جميع الأوقات.

بالإضافة إلى ذلك، ترتبط المشتريات بالعديد من وظائف العمل الأساسية داخل المنظمة. لذلك، ينبغي دائمًا اعتبارها جزءًا مهمًا من استراتيجية الشركة لأي منظمة.

ما هو الشراء (Purchasing) ؟

الشراء هو مجموعة الوظائف المرتبطة بالحصول على السلع والخدمات التي تحتاجها المنظمة. الشراء هو مجموعة فرعية صغيرة من وظيفة المشتريات الأوسع. تتضمن هذه العملية أنشطة مثل الطلب، والإسراع، والاستلام، والوفاء بالدفع.

مراحل عملية الشراء ( Purchasing )

1. الحصول على طلب الشراء
2. طلب العروض وتقييم عروض الأسعار
3. إرسال أوامر الشراء الرسمية
4. تلقي المنتجات والخدمات
5. التحقق من جودة العناصر المسلمة
6. تفعيل الدفع للبائعين

ما هي الأدوار والمسؤوليات في الشراء ( Purchasing )؟

يتطلب النجاح في هذه الوظيفة أدوارًا ومسؤوليات مختلفة للمساهمة بفعالية. أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين هم

• مدير المشتريات : يشرفون على عملية الشراء بأكملها، وينسقون مع أصحاب المصلحة الداخليين، ويضمنون الشراء في الوقت المناسب.
• المشتري ( Buyer ): هنا يقوم المشتري المخصص بتحديد السلع أو الخدمات المطلوبة ورفع طلبات الشراء والتواصل مع الموردين فيما يتعلق بالمواصفات ومتطلبات التسليم.
• إدارة المبيعات : يقوم مدير المبيعات بإدارة العلاقات مع الموردين والبائعين الآخرين، ومراقبة أدائهم، ومعالجة أي مشكلات أو مخاوف.
• مراقب المخزون : المسؤولية الرئيسية هي الحفاظ على مستويات المخزون، ومراقبة توافر المخزون، وضمان الإمداد الكافي بالمواد.
• مدير الحسابات : يقوم هذا القسم بمعالجة فواتير الموردين والتحقق من دقتها وتسهيل الدفع في الوقت المناسب.

ما هي خطوات المشتريات ( Procurement ) ؟

تتضمن عملية الشراء عادة الخطوات التالية.

1. تحديد احتياجات العمل : تحديد ضرورة العمل للمنتجات والخدمات. تركز هذه المرحلة على احتياجات وحدة الأعمال - وهي جهودها لمواءمة الموردين مع المتطلبات دون المساس بالجهود والموارد.

1. العثور على الموردين المناسبين

تتضمن المرحلة الثانية البحث عن الموردين وتقييمهم واختيار الأنسب منهم. يساعد تحديد الموردين في إنشاء قائمة بالموردين المقبولين. بمجرد تحديد الموردين، يتم تقييمهم على أساس التكلفة والجودة وخدمة ما بعد البيع والاعتراف بالصناعة والمخاطر وما إلى ذلك. وبعد التقييم، يتم اختيار المورد الأفضل قيمة.

1. تقييم الموردين : تقييم الموردين على أساس الجودة والموثوقية والتسعير والقدرات.

1. التفاوض : المشاركة في المفاوضات لتأمين الشروط والتسعير والاتفاقيات التعاقدية المواتية.

1. إنهاء العقد : إنهاء العقود وتوقيعها مع الموردين المختارين.

1. تقديم الطلب: رفع طلبات الشراء بالمواصفات والكميات والجداول الزمنية للتسليم المتفق عليها.

1. الاستلام والفحص : استلام البضائع أو الخدمات وفحصها للتأكد من جودتها ومطابقتها للمواصفات.

1. معالجة الفواتير والدفع : معالجة فواتير الموردين وضمان الدفع في الوقت المناسب.

ما هي خطوات عملية الشراء ( Purchasing )؟

تتضمن عملية الشراء عادةً الخطوات التالية.

1. تحديد الاحتياجات : فهم وتحديد السلع أو الخدمات المطلوبة بناءً على الاحتياجات التنظيمية.

1. الطلب : إنشاء طلب شراء لبدء عملية الشراء.

1. تحديد المورد : تحديد الموردين المحتملين الذين يستوفون المتطلبات.

1. التفاوض على السعر المناسب والشروط : التفاوض للحصول على أسعار وشروط وأحكام مناسبة.

1. إنشاء أمر الشراء : ابدأ أمر الشراء بتفاصيل دقيقة مثل الكمية والمواصفات وتاريخ التسليم.

1. تأكيد الطلب : تلقي تأكيد من المورد بشأن قبول أمر الشراء.

1. التسليم والاستلام : التنسيق مع المورد لتسليم البضائع أو الخدمات والتأكد من استلامها بدقة.

1. معالجة الفواتير والدفع : التحقق من فواتير الموردين ومعالجتها للدفع وتسهيل التسوية في الوقت المناسب.

الفرق بين المشتريات والشراء من حيث التكنولوجيا المستخدمة؟

تلعب التكنولوجيا دورًا مهمًا عند التمييز بين "المشتريات مقابل الشراء" procurement vs purchasing . وقد حققت تقنيات مثل الذكاء الاصطناعي، وإنترنت الأشياء، وسلسلة الكتل، والحوسبة السحابية كفاءة هائلة، وتوفير التكاليف، وتحسين إدارة المخاطر في كل من المشتريات والشراء.

ومع ذلك، فإن الشراء عبارة عن عملية منخفضة التقنية نسبيًا، وغالبًا ما تتضمن برامج أساسية تسهل تقديم الطلبات والتتبع والتواصل مع الموردين والمدفوعات.

ومع ذلك، فإن المشتريات لديها نطاق أوسع لتطبيقات التكنولوجيا العالية. على سبيل المثال، يمكن للذكاء الاصطناعي تبسيط عملية الشراء من خلال أتمتة المهام مثل أبحاث الموردين وتحليل العقود. وفي الوقت نفسه، يمكن لأجهزة إنترنت الأشياء تتبع البضائع في الوقت الفعلي أثناء عملية الشراء، مما يعزز الشفافية. يمكن لـ "التحليلات المعرفية" معالجة البيانات من أجهزة إنترنت الأشياء والاحتياجات التنظيمية وأنماط الشراء والموردين لتوفير مخطط شامل للأرض وإبلاغ استراتيجية الشراء في المستقبل.

ما الذي تحتاجه مؤسستك – المشتريات أم الشراء؟

يتضمن الاختيار بين المشتريات والشراء مراعاة عوامل مختلفة، بما في ذلك حجم عملك وصناعتك واحتياجاتك المحددة.

قد تميل الشركات الصغيرة ذات العمليات الأقل تعقيدًا أكثر نحو الشراء نظرًا لطبيعتها الفورية والمعاملات. في المقابل، فإن الشركات الكبرى أو تلك العاملة في الصناعات ذات سلاسل التوريد المعقدة ستستفيد من استراتيجية الشراء الشاملة Procurement التي توفر فوائد طويلة الأجل والمواءمة الاستراتيجية مع أهداف أعمالها.

أسئلة شائعة

هل يمكن للشركة أن يكون لها وظيفتي المشتريات والشراء؟

نعم يمكن ذلك، العديد من الشركات، وخاصة الكبيرة منها، لديها وظائف مشتريات وشراء منفصلة. ويشارك فريق المشتريات ( procurement ) في اتخاذ القرارات الاستراتيجية بشأن الموردين والعقود وإدارة المخاطر. في المقابل، يتعامل فريق المشتريات مع جوانب المعاملات المتعلقة بالطلب واستلام البضائع وإجراء الدفعات.

كيف تؤثر التكنولوجيا على المشتريات والشراء؟

يمكن للتكنولوجيا تبسيط وتعزيز عمليات المشتريات والشراء بشكل كبير. يمكن للبرامج المتقدمة أتمتة المهام الروتينية المتكررة، وتوفير رؤى تعتمد على البيانات لاتخاذ قرارات أفضل، وتعزيز الرؤية في سلاسل التوريد، وتحسين التعاون بين الموردين.

ما هو الأكثر أهمية - المشتريات أم الشراء؟

يتمتع كل من المشتريات ( procurement ) والشراء ( purchasing ) بأهمية فريدة ولا يمكن مقارنتهما بشكل مباشر. تعتبر المشتريات أكثر استراتيجية ويمكن أن يكون لها تأثير أوسع على النتيجة النهائية للشركة، وعلاقات الموردين، وإدارة المخاطر. يعد الشراء، باعتباره جزءًا من عملية الشراء، أمرًا ضروريًا لضمان سير العمليات اليومية للشركة بسلاسة

تذكر أن الأمر لا يتعلق بالاختيار بين الشراء والشراء. وبدلاً من ذلك، يتعلق الأمر بفهم أدوارهم الفريدة في عملك والتأكد من أنهم يعملون معًا بشكل فعال. احجز عرضًا توضيحيًا اليوم للحصول على فهم واضح.

كيف يختلف نطاق الشراء عن نطاق الشراء؟

سنوضح الفرق باستخدام مثال عملي. في شركة التصنيع، قد تنطوي المشتريات على قرارات استراتيجية مثل تحديد الموردين وتقييمهم، والتفاوض على العقود، وإدارة علاقات الموردين لضمان إمدادات ثابتة من المواد الخام.

ومن ناحية أخرى، سيركز الشراء على الأنشطة اليومية المتمثلة في رفع أوامر الشراء ومعالجة الفواتير والتنسيق مع الموردين للتسليم في الوقت المناسب.

ما هي مراحل المشتريات؟

فيما يلي المراحل السبع للمشتريات

1. تحديد الحاجة: تحديد السلع أو الخدمات أو الموارد المطلوبة.

2. تحديد المورد: تحديد الموردين المحتملين.

3. تقييم واختيار الموردين: تقييم واختيار الموردين الأكثر ملاءمة.

4. التفاوض: التفاوض على الشروط والأسعار والعقود مع الموردين المختارين.

5. أمر الشراء: إنشاء وإصدار أمر شراء لبدء المعاملة.

6. الاستلام والفحص: استلام البضائع أو الخدمات وفحصها للتأكد من جودتها ودقتها.

7. الدفع وحفظ السجلات: معالجة المدفوعات للموردين والحفاظ على الوثائق المناسبة.

ما الفرق بين مصادر المشتريات ومصادر الشراء؟

يكمن الاختلاف الرئيسي بين مصادر المشتريات والشراء في تركيزها ونطاقها. تتضمن مصادر المشتريات أنشطة استراتيجية مثل تحديد الموردين المحتملين، وتقييم قدراتهم، والتفاوض على العقود، وإدارة العلاقات مع الموردين. من ناحية أخرى، تعتبر مصادر الشراء أكثر معاملات وتشغيلية، وتتضمن الاختيار الفعلي للموردين والحصول على السلع أو الخدمات المطلوبة. في حين أن تحديد مصادر المشتريات هو عملية استراتيجية أوسع، فإن مصادر الشراء هي مجموعة فرعية تتعامل بشكل خاص مع أنشطة تحديد المصادر المتعلقة بشراء السلع أو الخدمات.

هل يمكن أن يتعاون فريق المشتريات والشراء معًا؟

نعم يمكن لفرق المشتريات والشراء أن يتعاونا بشكل وثيق لتحقيق إدارة سلسلة التوريد تتسم بالكفاءة والفعالية.

في حين أن المشتريات تركز على العلاقات الاستراتيجية مع الموردين، وتحديد المصادر، وإدارة العقود، فإن الشراء يتعامل مع جوانب المعاملات للحصول على السلع أو الخدمات. ويضمن التعاون بين الوظيفتين مواءمة الأهداف الاستراتيجية مع التنفيذ التشغيلي.

يوفر قسم المشتريات رؤى حول قدرات الموردين واتجاهات السوق، مما يتيح للشراء اتخاذ قرارات مستنيرة. يقوم الشراء بتوصيل المتطلبات والمواصفات إلى المشتريات لتقييم الموردين.

يمكن للمشتريات والشراء تحسين التكاليف، وضمان التسليم في الوقت المناسب، والحفاظ على معايير الجودة، ودفع الأداء العام لسلسلة التوريد من خلال العمل معًا.

ما هي الاتجاهات المستقبلية التي يمكن أن نتوقعها في أتمتة عمليات المشتريات والشراء؟

في المستقبل، يمكننا أن نتوقع عدة اتجاهات في أتمتة المشتريات والشراء. وسيساهم الذكاء الاصطناعي ( AI ) والتعلم الآلي بشكل كبير في أتمتة المهام المتكررة، وتحسين تحليلات الإنفاق، وتعزيز عمليات صنع القرار.

ستستمر أتمتة العمليات الروبوتية ( RPA ) في تبسيط العمليات اليدوية وتقليل الأخطاء وزيادة الكفاءة. ستمكن التحليلات المتقدمة والرؤى المبنية على البيانات من إدارة استباقية للموردين وتخفيف المخاطر.

سيؤدي دمج التقنيات الناشئة مثل إنترنت الأشياء ( IoT ) وتقنية blockchain إلى تعزيز شفافية سلسلة التوريد وإمكانية التتبع. بالإضافة إلى ذلك، ستوفر حلول المشتريات المستندة إلى السحابة قابلية التوسع والمرونة وإمكانية الوصول. بشكل عام، يحمل مستقبل الأتمتة في مجال المشتريات والشراء إمكانات هائلة لإحداث ثورة في العمليات وتحسين التكاليف وتعزيز القيمة الاستراتيجية للمؤسسات.

يعد فهم الفرق بين الشراء والشراء أمرًا بالغ الأهمية للشركات لإدارة سلسلة التوريد الخاصة بها وتحسين استراتيجيات الشراء الخاصة بها بشكل فعال. ومن خلال التعرف على الفروق الدقيقة بين الاثنين، يمكن للشركات تخصيص الموارد بشكل مناسب، وتنفيذ عمليات مخصصة، واتخاذ قرارات مستنيرة. وأخيرًا، يساعد فهم هذه الفروق المؤسسات على الاستفادة من الأدوات والتقنيات المناسبة لكل وظيفة، وتحسين الكفاءة، وخفض التكاليف، وضمان الامتثال.

يمكن للشركات تحسين أدائها من خلال الفهم الشامل للمشتريات والشراء. الشراء هو مجموعة فرعية من المشتريات التي تتعامل مع عنصر المعاملات لشراء المنتجات والخدمات، والتي تبدأ وتنتهي بتقديم الطلب.

ومن ناحية أخرى، تسعى المشتريات إلى تحسين توليد القيمة من العلاقة بين المشتري والمورد عبر العمليات الاستراتيجية. وبما أن لديهم أهدافًا متميزة، فإن الشراء يعتبر تكتيكيًا، في حين يعتبر الشراء استراتيجيًا.

المصادر

tipalti – tipalti - kissflow