تعتبر عملية الشراء من أهم الوظائف الحيوية في أي شركة، حيث تؤثر بشكل مباشر على كفاءة العمليات التشغيلية وجودة المنتجات والخدمات المقدمة. لإنشاء خطة مشتريات ناجحة، يجب اتباع خطوات محددة تضمن تلبية احتياجات الشركة بشكل فعال وبأقل تكلفة ممكنة. من تحديد الاحتياجات إلى اختيار الموردين المناسبين، تتطلب هذه العملية دقة وتخطيطًا محكمًا لتحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة .
ما هي عملية الشراء؟
عملية الشراء هي الخطوات التي تمر بها الشركة لإتمام معاملة ما. تمر الشركات عادةً بعملية رسمية عند شراء شيء ما، على عكس المستهلكين. قد تتطلب عمليات الشراء الخاصة بالشركة البحث والمدخلات من أقسام مختلفة والمفاوضات والفواتير .
عملية الشراء من الخطوات التي تتخذها المؤسسة للحصول على السلع أو الخدمات اللازمة لدعم عملياتها التشغيلية أو لتحقيق أهدافها الاستراتيجية
قد يخلط الموظفون بين عملية الشراء (purchasing) وعملية المشتريات (procurement) بشكل وثيق. ومع ذلك، تركز عملية الشراء بشكل أكبر على الاستراتيجيات، مثل المفاوضات والبحث. تركز عملية الشراء على الفعل الفعلي لشراء المنتجات والخدمات .
عملية المشتريات (procurement) هي إطار عام تنشئه الشركة لضمان أقصى قيمة ومدخرات وكفاءة أثناء إجراء عملية شراء. على عكس عملية الشراء (purchasing) التي تركز على شراء الخدمات والمنتجات، فإن عملية المشتريات تمنح مزايا للبحث والتفاوض والحفاظ على علاقة مع البائعين. أيضًا، المشتريات هو خطة طويلة الأجل تستخدم للحصول على المواد أو الخدمات من البائعين الخارجيين والحصول عليها بشكل استراتيجي
لماذا تعتبر عملية الشراء مهمة في الشركات ؟
تعتبر عملية الشراء مهمة لأنها تمنح الشركات طريقة منظمة لتلبية احتياجاتها. كما أنها تسمح بالتخطيط المالي بشكل أكثر استنارة. يمكن لعملية الشراء الفعّالة أن تساعد في منع السرقة أو الاحتيال أو الإنفاق غير المنتظم لأنها تتطلب توثيق جميع المعاملات التجارية.
عملية الشراء تعتبر مهمة في الشركات لعدة أسباب رئيسية:
1. ضمان استمرارية العمليات: تضمن عملية الشراء توفر المواد والخدمات اللازمة لدعم العمليات اليومية للشركة، مما يحافظ على استمرارية العمل دون انقطاع.
2. التحكم في التكاليف: من خلال عملية الشراء المدروسة، تستطيع الشركة الحصول على أفضل العروض من حيث السعر والجودة، مما يساعد في تقليل التكاليف وزيادة الربحية.
3. ضمان الجودة: اختيار الموردين المناسبين ومتابعة معايير الجودة يضمنان أن المنتجات أو الخدمات التي يتم شراؤها تلبي المعايير المطلوبة، مما يعزز من جودة المنتجات النهائية للشركة.
4. إدارة المخاطر: من خلال اختيار موردين موثوقين ووضع عقود واضحة، تقلل الشركة من المخاطر المتعلقة بالتوريد مثل التأخير، أو نقص الجودة، أو التوقفات غير المتوقعة.
5. تعزيز العلاقات مع الموردين: عملية الشراء الفعّالة تساهم في بناء علاقات طويلة الأمد مع الموردين، مما يمكن أن يؤدي إلى شروط أفضل، دعم إضافي، وتعاون مثمر في المستقبل.
6. تحقيق التنافسية: بفضل إدارة الشراء بشكل استراتيجي، يمكن للشركة تحسين قدرتها على التنافس في السوق من خلال الحصول على أفضل المواد والخدمات بأقل تكلفة وفي الوقت المناسب.
ما هي خطوات عملية الشراء؟
فيما يلي خطوات عملية الشراء النموذجية:
1. تحديد الحاجة
تبدأ عملية الشراء عندما تدرك الشركة أنها بحاجة إلى منتج أو أداة أو خدمة من شأنها تعزيز عملياتها. يمكن لأعضاء الفريق المساعدة في تحديد الاحتياجات أثناء إكمال عملهم اليومي من خلال إخطار المشرفين عليهم بأي تحديات يواجهونها. بمجرد أن تحدد المنظمة الحاجة، يمكنهم بدء عملية الشراء.
2. تحديد المتطلبات
خلال هذه المرحلة، يقوم المسؤولون بالتحقيق في الحاجة بشكل أكبر والتوصل إلى خطة لما يحتاجون إليه بالضبط. على سبيل المثال، يصبح النقص المتكرر في ورق الطابعة ضرورة لتسليم 500 ورقة من ورق الطابعة النافثة للحبر أسبوعيًا لضمان إمداد مستمر.
غالبًا ما يعمل الشخص الذي حدد الحاجة مع أعضاء الفريق الآخرين والإدارة للتوصل إلى الحل الصحيح للمشكلة، وخاصةً عندما يتعلق الأمر بشراء أكبر. على سبيل المثال، قد يكون لدى الموظف الذي حدد الحاجة إلى المزيد من ورق الطابعة القدرة على تحديد المتطلب بمفرده، في حين أن الحاجة إلى أنظمة كمبيوتر جديدة في جميع أنحاء المكتب تتطلب على الأرجح مدخلات من الآخرين.
3. البحث عن موردين واختيارهم
ابحث عن الموردين المحتملين الذين يمكنهم توفير المنتج أو الخدمة المحددة التي تريد شراءها. يمكنك إجراء بحثك الخاص عبر الإنترنت أو الاتصال بمعارفك في شبكتك المهنية لطلب التوصيات. إذا كانت تكاليف الشحن عاملاً في عملية الشراء، فابحث عن الشركات في منطقتك المحلية.
خلال هذه المرحلة، من الجيد التفكير في العديد من الموردين ومقارنتهم ببعضهم البعض. عند الضرورة، اتصل بالمورد واطلب عرض أسعار أو اقتراحًا منه. أثناء التفكير في الموردين، ضع في اعتبارك عوامل مثل التكلفة والموثوقية ووقت التسليم.
4. التفاوض على التكاليف
في العديد من المواقف، من الممكن التفاوض على التكاليف مع المورد، وخاصةً عند تقديم طلبات باهظة الثمن أو طلبات تتوقع تكرارها بانتظام. اتصل بالمورد الذي تفكر في التعامل معه واسأله إذا كان منفتحًا على التفاوض على السعر. قد يتفاوض الموردون إذا كان ذلك يعني أنهم يستطيعون تأمين عقد كبير أو طويل الأجل لأعمالهم.
5. الحصول على موافقة للطلب
قبل أن تتمكن شركتك من بدء المعاملة، قد تحتاج إلى الحصول على موافقة على الطلب. يمكن أن يشمل هذا العمل مع الإدارة العليا وقسم المحاسبة للتأكد من توفر أموال كافية ضمن الميزانية للشراء. في بعض السيناريوهات، قد تحتاج الشركة أيضًا إلى إنشاء خط ائتمان مع المورد. إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل، اشرح للإدارة سبب ضرورة هذا الشراء وكيف حصلت على سعر معقول من المورد.
6. تقديم الطلب
بمجرد موافقة الطرفين على المعاملة، يمكنك تقديم الطلب رسميًا. اجعل الطرفين يتفقان على التفاصيل المحددة، مثل السعر وأوقات التسليم والرسوم والتركيبات. احصل على كل شيء مكتوبًا واطلب من ممثلي كلتا المنظمتين التوقيع عليه. ثم احتفظ بنسخة من هذه الاتفاقية في ملفاتك للرجوع إليها في المستقبل.
7. استلام الطلب والموافقة عليه
عند وصول الطلب، تحقق من وجود أي مشكلات في المنتج أو أي شيء فشل المورد في تسليمه. يعد الالتزام بالمواعيد أمرًا بالغ الأهمية لأنه في حالة وجود أي مشكلات، يجب على المورد معالجتها قبل إصدار بقية الدفعة.
8. مراجعة أداء المورد
سواء كنت تعمل مع مورد في معاملة لمرة واحدة أو تقوم بإعداد معاملات متكررة، فاجعل من الممارسة المنتظمة مراجعة عمليات تسليم الموردين للتأكد من الجودة والالتزام بالمواعيد. يمكن أن يساعدك سجل هذه المراجعات في تحديد وتتبع أي مشكلات قد تنشأ لاحقًا في عقدك. استمر في العلاقات مع الموردين الذين يستمرون في تلبية احتياجات عملك.
ما هي أفضل الممارسات لعملية شراء ناجحة؟
لعملية شراء فعّالة، ضع في اعتبارك استخدام أفضل الممارسات التالية:
- تخطيط الشراء بدقة
يتضمن تحديد الاحتياجات المستقبلية بشكل واضح، ووضع جداول زمنية لعمليات الشراء، والتأكد من توافق الشراء مع الأهداف الاستراتيجية للشركة.
- أتمتة عملية الشراء
كلما أمكن، حاول تنفيذ أتمتة عملية الشراء. باستخدام برنامج أتمتة الشراء، يمكن للشركات تقصير دورة حياة الشراء، وتقليل عبء العمل على الموظفين، وتقليل الأخطاء والحد من الأعمال الورقية. يعد برنامج أتمتة الشراء مفيدًا بشكل خاص إذا كانت شركتك تقوم بالعديد من عمليات الشراء المتكررة من نفس الموردين.
تطبيق أنظمة إدارة المشتريات الرقمية لأتمتة العمليات وتبسيطها، مما يساعد في تقليل الأخطاء، زيادة الكفاءة، وتحسين شفافية العملية.
- احتفظ بسجلات موثوقة
احتفظ بسجلات موثوقة طوال عملية الشراء. يتضمن ذلك سجلات الموردين المحتملين والمفاوضات والمبيعات والإرجاعات وأي معاملات أخرى. قد يأتي وقت تريد فيه التفكير في مورد آخر أو يكون لديك نزاع مع المورد الحالي. يساعد الاحتفاظ بسجلات موثوقة في كل مرحلة من مراحل عملية الشراء في تقليل المشكلات وأحمال العمل المستقبلية.
- راجع احتياجاتك بانتظام
تتغير احتياجات العمل طوال الوقت. في بعض الأحيان يحتاج العمل إلى شيء جديد تمامًا، وفي أحيان أخرى يحتاج إلى نسخة مختلفة من شيء يحصل عليه بالفعل. اجعل من الممارسة المنتظمة طوال عملك تحليل ما تحتاجه حاليًا وما إذا كان ما تشتريه يلبي تلك الاحتياجات. من خلال التحقق بانتظام من عملياتك، يمكنك تحديد الاحتياجات ومعالجتها بشكل أسرع، مما يسمح لشركتك بالنمو مع اتخاذ قرارات إنفاق فعالة.
- إجراء تحليل للسوق
البحث المستمر عن أفضل الموردين وتحليل السوق لفهم توجهاته، مما يساعد في الحصول على أفضل الشروط والأسعار.
- بناء علاقات قوية مع الموردين:
تطوير شراكات طويلة الأمد مع الموردين الرئيسيين، مما يمكن أن يؤدي إلى شروط أفضل، خصومات، وتعاون مستمر في تحسين المنتجات والخدمات.
- تقييم الأداء بانتظام:
مراجعة وتقييم أداء الموردين بانتظام بناءً على معايير محددة مثل الجودة، الالتزام بالمواعيد، والخدمة، لضمان التزامهم بمستويات الأداء المطلوبة.
- الامتثال للسياسات والإجراءات:
الالتزام بالسياسات والإجراءات الداخلية والخارجية لضمان الامتثال للقوانين واللوائح، مع التركيز على الشفافية والنزاهة في جميع مراحل الشراء.
- التحسين المستمر:
البحث عن فرص لتحسين عملية الشراء من خلال تحليل البيانات، والتغذية الراجعة من الأقسام المختلفة، وتنفيذ التغييرات اللازمة لتحقيق أفضل النتائج.
ما هي العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار الموردين في خطة المشتريات؟
العامل
| الشرح
| الأهمية
|
جودة المنتج أو الخدمة
| مدى تطابق المنتج أو الخدمة المقدمة من المورد مع المواصفات والمعايير المحددة .
| ضمان جودة المنتج النهائي ورضا العملاء .
|
السعر
| التكلفة الإجمالية للمنتج أو الخدمة، بما في ذلك تكاليف الشحن والتخزين .
| التأثير المباشر على تكلفة الإنتاج والربحية .
|
موثوقية التوريد
| قدرة المورد على تسليم المنتجات أو الخدمات في الوقت المحدد وبكميات كافية .
| تجنب انقطاع الإنتاج والتأخير في التسليم .
|
السمعة والملاءة المالية
| سمعة المورد في السوق وملاءته المالية .
| ضمان استمرارية التوريد وعدم التعرض للمخاطر المالية .
|
المرونة
| قدرة المورد على التكيف مع التغيرات في الطلب أو المواصفات .
| الاستجابة السريعة لمتطلبات السوق والتغيرات في خطط الإنتاج .
|
الدعم الفني
| الدعم الفني الذي يقدمه المورد، مثل التدريب والصيانة .
| تسهيل عملية الاستخدام والحد من المشاكل الفنية .
|
القدرة الإنتاجية
| قدرة المورد على تلبية حجم الطلب الحالي والمستقبلي .
| ضمان توافر الكميات المطلوبة من المنتجات أو الخدمات .
|
الموقع الجغرافي
| موقع المورد بالنسبة لشركتك .
| التأثير على تكاليف الشحن وسرعة التسليم .
|
السياسات البيئية والاجتماعية
| مدى التزام المورد بالمعايير البيئية والاجتماعية .
| تعزيز صورة الشركة وتحسين العلاقات مع العملاء والمجتمع .
|
ما هي المناصب المتاحة في إدارة سلسلة المشتريات؟
عادةً ما يشرف مدير المشتريات على أنشطة عملية المشتريات ويشرف على الفريق. وينسق المدير مع الأقسام الأخرى في المنظمة، مثل المحاسبة والعمليات، للتأكد من أنهم على دراية بإجراءات المشتريات الصحيحة. يمكن أن تكون هناك عناوين وظيفية ومسؤوليات مختلفة في فريق المشتريات، اعتمادًا على احتياجات المنظمة. بالإضافة إلى مدير المشتريات، قد يشمل أعضاء الفريق الآخرون:
- أخصائي المشتريات: يتضمن دور أخصائي المشتريات مجموعة من المهام، مثل البحث عن أفضل الأسعار للسلع والخدمات، ومراقبة المخزون والتعامل مع مفاوضات العقود مع البائعين.
- محلل المشتريات: محلل المشتريات مسؤول عن جمع البيانات حول عملية المشتريات وتقديم توصيات للتحسين، بما في ذلك زيادة كفاءة المنظمة وتدابير خفض التكاليف.
- مشتري المشتريات: تركز مسؤوليات المشتري عادةً على اختيار المنتجات والخدمات، وتنسيق المشتريات وإجراء أبحاث السوق لتحديد قرارات الشراء الأكثر مثالية للشركة.
- مدير المشتريات : يمكن مقارنة دور مدير المشتريات بدور مدير المشتريات، وذلك حسب المنظمة، وغالبًا ما يشمل مهام الإشراف داخل فريق المشتريات.
- وكيل المشتريات: يتولى وكلاء المشتريات مهام شراء مختلفة، بما في ذلك مراجعة طلبات الشراء، وإعداد أوامر الشراء، وضمان الامتثال لسياسات ولوائح الشراء.
- مدير المصادر: تتضمن واجبات مدير المصادر عادةً إدارة مخزون الشركة، والتفاوض على عقود الموردين، وتحليل تكلفة المواد والخدمات قبل الشراء.
أسئلة شائعة
ما هي الخطوة الأولى والأهم في إنشاء خطة مشتريات ناجحة؟
الخطوة الأولى والأهم في إنشاء خطة مشتريات ناجحة هي تحديد الاحتياجات بوضوح. يتطلب هذا إجراء تحليل دقيق لمتطلبات الشركة من المواد أو الخدمات اللازمة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية. يجب أن تكون هذه الاحتياجات محددة بدقة، مع تحديد الأولويات بناءً على الأهمية والضرورة. يمكن أن يشمل ذلك التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية والتأكد من أن الخطة تتماشى مع الاتجاهات طويلة الأمد للشركة. تحديد الاحتياجات بشكل صحيح يضمن أن جميع المشتريات تتماشى مع الأهداف العامة للشركة ولا يتم إهدار الموارد.
كيف يمكن لتحليل السوق أن يؤثر على فعالية خطة المشتريات؟
تحليل السوق هو خطوة حاسمة في تعزيز فعالية خطة المشتريات. من خلال دراسة السوق بشكل شامل، تستطيع الشركة تحديد الموردين الأكثر قدرة على تلبية احتياجاتها من حيث الجودة والسعر. يمكن لتحليل السوق أيضًا أن يوفر رؤية أوضح حول توجهات الأسعار، مما يساعد في التخطيط للميزانية بفعالية. بالإضافة إلى ذلك، يمنح تحليل السوق الشركة القدرة على اكتشاف فرص جديدة، مثل الموردين الجدد أو التقنيات المبتكرة التي قد تساعد في تحسين الأداء. الاستثمار في فهم السوق يعني أن الشركة يمكنها اتخاذ قرارات أكثر استنارة، مما يقلل من المخاطر ويعزز القيمة.
لماذا يعتبر تحديد الميزانية جزءًا أساسيًا من خطة المشتريات؟
تحديد الميزانية هو جزء أساسي من أي خطة مشتريات ناجحة لأنه يوفر إطارًا واضحًا يوجه جميع عمليات الشراء. عندما تحدد الشركة ميزانية محددة، فإنها تضمن أن عمليات الشراء تتم بشكل يتناسب مع الموارد المالية المتاحة، مما يساعد في تجنب الإنفاق الزائد. إضافة إلى ذلك، تحديد الميزانية يساعد في تحسين الكفاءة من خلال التركيز على المشتريات الضرورية التي تساهم بشكل مباشر في تحقيق الأهداف الاستراتيجية. يتيح وجود ميزانية محددة أيضًا للشركة مراقبة النفقات بفعالية وإجراء التعديلات اللازمة إذا ظهرت أية تحديات مالية خلال فترة التنفيذ.
ما هي العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار الموردين في خطة المشتريات؟
عند اختيار الموردين في إطار خطة المشتريات، يجب مراعاة عدة عوامل أساسية لضمان الحصول على أفضل قيمة مقابل المال. أولاً، يجب النظر في سجل المورد وقدرته على الوفاء بالالتزامات في الوقت المحدد وبالجودة المطلوبة.
ثانيًا، يجب تقييم استقرار المورد المالي، حيث يساهم ذلك في التأكد من أنه يمكن الاعتماد عليه في التوريد طويل الأمد. ثالثًا، يجب النظر في التقييمات والشهادات التي حصل عليها المورد، مما يعكس مدى التزامه بالجودة والمعايير الصناعية.
وأخيرًا، من المهم أن يكون لدى المورد القدرة على تقديم الدعم الفني وخدمات ما بعد البيع، مما يضمن أن تكون الشركة قادرة على التعامل مع أي مشكلات قد تنشأ بعد إتمام الشراء.
ما هي أهمية المراجعة الدورية لخطة المشتريات وكيف يمكن أن تسهم في نجاحها؟
المراجعة الدورية لخطة المشتريات تعتبر خطوة جوهرية لضمان النجاح المستمر للخطة. من خلال المراجعات المنتظمة، تستطيع الشركة تقييم مدى تحقيق الأهداف المحددة في الخطة ومقارنة النتائج الفعلية بالمخطط لها. تساعد هذه المراجعات في تحديد أي انحرافات أو مشاكل قبل أن تتفاقم، مما يتيح للشركة اتخاذ إجراءات تصحيحية في الوقت المناسب. كما تساهم المراجعة في تحسين الأداء عبر تحديد فرص التحسين وتطبيق أفضل الممارسات التي يمكن أن تزيد من كفاءة عمليات الشراء. بالإضافة إلى ذلك، توفر المراجعة الدورية فرصة لمراجعة العلاقات مع الموردين وإجراء التعديلات اللازمة لضمان استمرارية التعاون الناجح.
إن إنشاء خطة مشتريات ناجحة ليس مجرد عملية شراء بسيطة، بل هو نهج استراتيجي يتطلب تخطيطًا وتحليلاً دقيقين لضمان تلبية احتياجات الشركة بأفضل طريقة ممكنة. من خلال تحديد الاحتياجات، وتحليل السوق، وتحديد الميزانية، واختيار الموردين بعناية، يمكن للشركات تحسين كفاءة عملياتها وتقليل التكاليف والمخاطر المرتبطة بها. المراجعة الدورية للخطة تعزز من استدامة النجاح وتحسين الأداء المستمر، مما يجعل عملية الشراء ركيزة أساسية في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة .
المصادر
