الأتمتة: تعريف شامل، أنواعها، أهميتها، واستخداماتها في المجالات المختلفة

• 2024-11-21
• حدثت في 2024-11-21
• الجودة والإنتاجية |

يشير مصطلح الأتمتة إلى تطوير برامج تقوم بالمهام دون تدخل بشري. تقوم العديد من الشركات بأتمتة العمليات لتحسين كفاءة وإنتاجية العمليات التجارية. إن فهم ما هي الأتمتة يمكن أن يساعدك في تحديد المهن التي قد تستفيد من العمليات الآلية .

تعتبر الأتمتة من أبرز التطورات التقنية التي أثرت بشكل كبير على مختلف جوانب الحياة الحديثة. من المصانع التي تعتمد على الروبوتات لتحسين الإنتاجية إلى البرمجيات التي تُسرّع العمليات الإدارية، أصبحت الأتمتة أداة حيوية لتحسين الكفاءة وتقليل الجهد البشري .

في هذه المقالة، سنناقش ما هي الأتمتة، وما أهميتها، وسنشارك بعض النصائح حول الأتمتة ونقدم بعض الأمثلة ذات الصلة بالاتمتة في مجالات متعددة .

ما هي الأتمتة؟

تشير الأتمتة إلى تطوير عمليات يمكن أن تعمل بدون تدخل بشري. قد تتطلب هذه الإجراءات المراقبة والصيانة، لكنها نادرًا ما تتطلب تدخلًا بشريًا لأداء وظيفتها. قد يقوم المختصون بأتمتة العديد من العمليات لتوفير الوقت والموارد والتكاليف. عادةً ما تكون العمليات التي يقوم المختصون بأتمتتها متكررة وبسيطة وتستغرق وقتًا طويلاً وتنطوي على حجم كبير من العمل. يمكن أن تشمل أمثلة العمليات الآلية المحاسبة الأساسية والتسويق عبر البريد الإلكتروني وخدمات دعم العملاء وإجراءات التوظيف .

يمكن لأي مجال الاستفادة من الإجراءات الآلية من الناحية الفنية، على الرغم من أن الشركات التي تقوم بالعديد من المهام الإدارية قد تستفيد أكثر من غيرها. وذلك لأن العمليات الآلية تنطوي عادةً على التكنولوجيا والذكاء الاصطناعي للكمبيوتر. قد لا يزال بعض المختصون الذين يركزون على المهام التي تتطلب عمالة كثيفة، مثل النجار، يقومون بأتمتة مهامهم الإدارية، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني ودفع الفواتير. عادةً ما تكون الأتمتة إضافة شائعة للعملية، بغض النظر عن الصناعة أو مسؤوليات الوظيفة .

• تتضمن الأتمتة إنشاء عمليات يمكن أن تعمل بدون تدخل بشري، وتستخدمها الشركات عادةً لزيادة الكفاءة والإنتاجية، وخاصة في المهام التي تتطلب عمالة كثيفة أو تستغرق وقتًا طويلاً أو متكررة مثل المحاسبة الأساسية ودعم العملاء.
• يمكن أن يوفر تنفيذ العمليات الآلية العديد من الفوائد، بما في ذلك خفض تكاليف التشغيل وزيادة الإنتاجية وتحسين خدمة العملاء وتحسين سلامة الموظفين وزيادة كفاءة العمل وتعزيز الروح المعنوية في مكان العمل وتحسين تخزين البيانات.
• إذا كنت تفكر في الأتمتة، فمن المهم فهم العملية التي تقوم بأتمتتها، وتحديد الأهداف، وضمان التوافق مع الأنظمة الأخرى، ومراقبة العملية الآلية، والنظر في البرامج المتخصصة للتعقيد، والتأكد من أن العملية تظل مرنة للتغييرات المستقبلية.

ما هي أهمية الاتمتة للشركات؟

خفض تكاليف التشغيل

قد تتطلب بعض العمليات والأنشطة اليدوية موارد أو اهتمامًا مكثفًا من الموظفين. من خلال أتمتة العملية، قد تقلل من كمية التدخل اليدوي والموارد المطلوبة. يمكن أن يؤدي أتمتة العمليات إلى التخلص من بعض الوظائف، مما قد يقلل من تكاليف الرواتب. كما يمكن أن يجعل العملية أكثر كفاءة، مما يقلل عادةً من إنفاق الموارد أو المواد.

زيادة الإنتاجية

تتضمن الأتمتة عادةً إجراءات فورية، مثل الردود الفورية على البريد الإلكتروني أو إدخالات الحساب. وهذا يحسن عمومًا من سرعة العمليات لأن هناك تأخيرًا ضئيلًا بين تسلسلات الأنشطة. نظرًا لأن العمليات تكون أسرع عادةً عند أتمتتها، فيمكن أن يزيد من إنتاجية عملية العمل. يمكن للمحترفين إكمال المزيد من المهام في إطار زمني مخفض.

تحسين خدمة العملاء

عادةً ما يتحسن رضا العملاء عندما تصبح العملية مستقلة. يفضل العملاء عادةً الاستجابات السريعة والمعلومات المحددة بوضوح. من خلال أتمتة أنظمة الاستجابة للعملاء، يمكن للعملاء تلقي الملاحظات والإجابات بأقل قدر من التأخير، مما قد يحسن تجربة المستخدم مع المنتج والعلامة التجارية. قد يكون من المهم أن نفهم أن هذا قد يفيد بعض أنظمة خدمة العملاء فقط. في بعض المواقف، قد يكون من المفيد أكثر تزويد العملاء باستجابة بشرية. قد يفضل بعض العملاء التواصل مع البشر مقارنة بالذكاء الاصطناعي.

يحسن سلامة الموظفين

يمكن لبعض العمليات الآلية تحسين سلامة الموظفين، اعتمادًا على مسؤولياتهم. على سبيل المثال في صناعة التعدين، يمكن أن تشكل العمليات الميكانيكية الكبيرة خطرًا على الصحة والسلامة للموظفين المسؤولين عن التشغيل. تعمل أتمتة العمليات الميكانيكية عادةً على تقليل الحاجة إلى العمل اليدوي، مما يلغي أو يقلل بشكل مباشر من مخاطر مكان العمل.

يزيد من كفاءة العمل

تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لأتمتة العملية في أن الموظفين يمكنهم إعطاء الأولوية لواجبات أكثر أهمية. بدون العملية الآلية، يمكن للموظف أن يقضي وقته في إكمال مهمة عادية أو تستغرق وقتًا طويلاً بينما يمكنه القيام بمسؤوليات أكثر قيمة. يمكن أن يؤدي هذا إلى تحسين كفاءة العمليات والسماح للشركات بتخصيص الموارد بشكل فعال.

تحسين الروح المعنوية في مكان العمل

يفضل العديد من الأشخاص أداء المهام التي تساهم بشكل أكبر في عمليات العمل. قد يكتسب بعض الأشخاص المزيد من الرضا الوظيفي من خلال إكمال المهام المعقدة والصعبة. يمكن أن تسمح أتمتة المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً للأشخاص بالتركيز على المهام التي يستمتعون بأدائها. غالبًا ما يعمل هذا على تحسين الروح المعنوية للموظفين، مما قد يعزز بيئة عمل صحية وثقافة عمل إيجابية.

تحسين تخزين البيانات

يمكن لبعض الشركات التي تقوم بمهام إدارية الاستفادة من العمليات المستقلة. قد يقوم بعض الموظفين بإجراء مهام إدارية تتضمن مستندات وأوراق، والتي يمكن أن تستهلك مساحة مكتبية مادية. من خلال أتمتة هذه العمليات، تصبح العديد من المستندات المادية مستندات رقمية. عادة ما يكون تخزين البيانات الرقمية أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة.

ما هي أبرز النصائح لتطبيق الأتمتة بشكل عملي؟

فيما يلي، يمكنك العثور على بعض النصائح التي يجب مراعاتها عند أتمتة عملية ما.

فهم الخطوات بشكل واضح

غالبًا ما تكون مراجعة العملية التي تريد أتمتتها والتأكد من فهمك للجوانب المعنية فكرة جيدة. على سبيل المثال، إذا كنت تريد أتمتة قيود دفتر اليومية المحاسبية، فقد تحدد الحسابات المعنية وتواريخ التحويل النموذجية والعملاء المرتبطين. من خلال تحديد عناصر العملية وفهمها، يمكنك أتمتة العملية بشكل فعال.

تحديد الأهداف

من المهم تحديد الأهداف والغايات التي تريد تحقيقها من خلال أتمتة عملية ما. يمكنك استخدام هذه الأهداف كنقطة مرجعية عند تحليل فعالية العملية الآلية. على سبيل المثال، قد تحدد هدفًا للعملية لتوفير خمس ساعات من العمل كل أسبوع. بعد عدة أسابيع، قد تراجع ساعات عملك وترى ما إذا كانت العملية الآلية قد حققت هدفها.

تأكد من إمكانية دمج الأنظمة الأخرى

غالباً ما تتضمن المهمة المٌراد أتمتها عدة عمليات آلية، اعتمادًا على مسؤولياتك وصاحب العمل. إذا كنت تقوم بأتمتة عملية جديدة، فمن الجيد مراجعة العمليات الأخرى والتأكد من إمكانية دمجها بسهولة. يمكن أن يضمن هذا أن عملياتك تستخدم نوعًا واحدًا من البرامج، مما يسمح عادةً بصيانة ومراقبة أكثر كفاءة.

تقييم عملية الأتمتة

بعد أتمتة عملية ما، يمكنك مراقبة التقدم للتأكد من أنها تحقق أهدافها وتعمل على النحو المقصود. نادرًا ما تتطلب العملية الآلية تدخلًا بشريًا، ولكن لا يزال من الجيد مراقبتها. قد تكون هناك أخطاء في مرحلة تطوير العملية، والتي لا يمكنك تحديدها إلا من خلال التحقيق اليدوي. على سبيل المثال، قد يرسل نظام الرد الآلي على البريد الإلكتروني بريدًا إلكترونيًا خاطئًا للعملاء، وقد لا تكتشف ذلك إلا من خلال مراجعة العملية.

فكر في البرامج المتخصصة

قد تتطلب أتمتة العمليات المعقدة في بعض الأحيان مهارات الكمبيوتر والمعرفة المتقدمة. توجد عادةً برامج متخصصة في أتمتة العمليات. قد تكون هذه البرامج خاصة بأنواع معينة من العمليات. على سبيل المثال، من غير المرجح أن تقوم البرامج التي تقوم بأتمتة أنظمة البريد الإلكتروني بأتمتة العمليات الميكانيكية. اعتمادًا على مسؤولياتك المحتملة والصناعة، قد يكون هناك برنامج محدد متاح لعملياتك.

اجعل العملية مرنة

قد تتطلب العمليات الآلية تعديلات أو صيانة بعد فترة معينة. لهذا السبب، قد يكون من المهم التأكد من مرونة العملية. وهذا يعني أن عملية الأتمتة يمكنها بسهولة تغيير المهمة دون إعادة ضبط العملية بالكامل. وعادةً ما تكون الطريقة الفعّالة لجعل العمليات مرنة هي تطوير الأتمتة باستخدام برامج متخصصة.

أمثلة على الأتمتة في صناعات مختلفة

فيما يلي، يمكنك العثور على أمثلة على العمليات الآلية في العديد من الصناعات.

• التعدين

صناعة التعدين واحدة من الصناعات القليلة التي تنطوي على عمليات آلية مادية. تنقل المركبات الثقيلة التربة والمعادن إلى مرافق المعالجة في حفر التعدين الكبيرة. تقوم بعض مواقع المناجم بأتمتة هذه المركبات الكبيرة لمتابعة مسار محدد. وهذا يلغي الحاجة إلى مشغل الآلة، مما قد يقلل من النفقات ويحسن سلامة الموظفين.

• التسويق

مجال التسويق فيه وفرة من العمليات المؤتمتة. قد تكون رسائل البريد الإلكتروني والإشعارات الفورية واحدة من أكثر المهام شيوعًا للأتمتة. قد لا يزال المختصون يكتبون رسائل البريد الإلكتروني، لكنهم غالبًا ما يقومون بأتمتة مهمة إرسالها إلى العملاء. يمكن أن يكون هذا مفيدًا لعمليات التسويق التي تنطوي على قاعدة عملاء كبيرة. قد يقوم المختصون بأتمتة هذه المهام من خلال تطوير إطار زمني يرسل رسائل البريد الإلكتروني والإشعارات تلقائيًا.

• خدمة العملاء

قد تقوم معظم الشركات التي تدمج ميزة خدمة العملاء بأتمتة العملية. على سبيل المثال، قد تقوم أقسام تكنولوجيا المعلومات ( IT ) بأتمتة نظام التذاكر. قد يرسل هذا النظام ردودًا آلية للعملاء الذين لديهم استفسارات. وقد يقوم أيضًا بإخطار فني تلقائيًا وتخزين استفسار العميل في قاعدة بيانات للرجوع إليه في المستقبل.

• المجال المالي

في المجال المالي، توجد عادةً وفرة من المهام التي يمكن أتمتها. إحدى العمليات التي تقوم معظم أقسام التمويل بأتمتتها هي تنظيم الحسابات الدائنة. غالبًا ما تنطوي هذه المهمة على حجم كبير من العمل البسيط ولكنه يستغرق وقتًا طويلاً. عادةً ما تتضمن أتمتة الحسابات الدائنة عملية تسجل بسرعة تفاصيل الحساب ومعلومات العميل وقيم الائتمان. يسمح هذا لنظام الكمبيوتر بإيداع المدفوعات تلقائيًا ومطابقة الحسابات.

• الموارد البشرية ( HR )

تنفذ الشركات الكبيرة التي لديها قسم للموارد البشرية عمليات أتمتة فيما يتعلق بالتوظيف وإدارة الموظفين. عادةً ما يكون دفع الأجور إجراءً شائعًا للأتمتة. إذا كان هناك العديد من الموظفين لدفع رواتبهم، فقد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لمراجعة ومعالجة كل سجل زمني. قد يقومون أيضًا بأتمتة عمليات التوظيف، مثل مراجعة طلبات العمل. تستخدم الشركات الكبيرة عادةً نظام تتبع المتقدمين ( ATS )، والذي يفحص طلبات العمل تلقائيًا ويصنفها بناءً على ملاءمتها للوظيفة الشاغرة.

من هم المسؤولون عن تنفيذ الأتمتة في الشركات؟

1. مدراء تكنولوجيا المعلومات (IT Managers):
   هم المسؤولون عن تطوير البنية التحتية التكنولوجية للأتمتة داخل الشركة. يعملون على اختيار الأنظمة والبرمجيات المناسبة وتنسيق تنفيذها لضمان تكاملها مع العمليات الحالية .
2. محللو العمليات (Process Analysts):
   يتولون دراسة العمليات الحالية وتحليلها لتحديد المناطق التي يمكن تحسينها باستخدام الأتمتة. يضمنون أن تنفيذ الأتمتة يزيد الكفاءة ولا يؤثر سلبًا على سير العمل .
3. خبراء الأتمتة (Automation Specialists):
   يتخصصون في تصميم وتطوير حلول الأتمتة مثل الروبوتات والبرمجيات الآلية. يختارون الأدوات المناسبة وينفذونها بما يلبي احتياجات الشركة .
4. فرق إدارة التغيير (Change Management Teams):
   هؤلاء مسؤولون عن تدريب الموظفين وضمان تكيفهم مع الأنظمة الآلية الجديدة. يعملون على تقليل مقاومة التغيير وزيادة تقبل الموظفين للتحول الرقمي .
5. مدراء المشاريع (Project Managers):
   يخططون وينظمون عملية تنفيذ الأتمتة لضمان تنفيذها في الوقت المحدد وضمن الميزانية. يتولون التنسيق بين الفرق المختلفة وحل المشاكل التي قد تظهر أثناء التنفيذ .

ما الفرق بين الرقمنة والأتمتة؟

أسئلة شائعة

1. ما هو مفهوم الأتمتة؟

الأتمتة تعني استخدام التكنولوجيا والأنظمة الآلية لأداء المهام بدلاً من التدخل البشري. تشمل العمليات الآلية البرمجيات، الروبوتات، والأنظمة الذكية، بهدف تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء.

2. ما هي أنواع الأتمتة؟

تتضمن الأتمتة الأنواع التالية:

- الأتمتة الصناعية لتحسين التصنيع.

- الأتمتة البرمجية لأداء المهام المكتبية.

- الأتمتة المنزلية لتحسين راحة المستخدمين.

3. ما هي أهمية الأتمتة؟

تحقق الأتمتة زيادة في الإنتاجية، تقليل التكاليف، تحسين الجودة، تسريع العمليات، وتقليل الاعتماد على العمل اليدوي.

4. كيف تُستخدم الأتمتة في الحياة اليومية؟

تظهر في الروبوتات الصناعية، المساعدات الذكية كـ Alexa ، العمليات المصرفية الإلكترونية، والنظم الذكية في السيارات.

تُعد الأتمتة ركيزة أساسية في رحلة التحول الرقمي والتطور التقني، حيث تُساهم في تحسين جودة الحياة والعمل على حد سواء. من خلال تطبيقاتها الواسعة، استطاعت الأتمتة تحقيق تقدم ملموس في العديد من القطاعات. ومع استمرار التطورات التكنولوجية، ستظل الأتمتة تلعب دورًا محوريًا في تشكيل مستقبل العمل والحياة اليومية، مما يجعل من الضروري تبنيها وفهم أبعادها لتحقيق أقصى استفادة ممكنة .