ما هو التعاقب الوظيفي وأهميته لضمان استمرارية القيادة في المؤسسات

• 2023-11-15
• حدثت في 2024-08-16
• القيادة والادارة | الموارد البشرية |

التعاقب الوظيفي هو عملية استراتيجية تسعى المؤسسات من خلالها إلى ضمان استمرارية القيادة والكفاءات الأساسية في المستقبل. مع ازدياد التحديات التي تواجهها الشركات في مواجهة تغيرات السوق واحتياجات الموظفين، يصبح التخطيط للتعاقب أمرًا بالغ الأهمية لضمان استقرار المؤسسة ونموها المستدام. يهدف التعاقب الوظيفي إلى تحديد الموظفين ذوي الإمكانات العالية وتطويرهم ليتولوا مناصب قيادية أو أدوار حرجة عند الحاجة، مما يعزز مرونة المؤسسة وقدرتها على التعامل مع التغييرات المستقبلية .

ما هي عملية التعاقب الوظيفي؟

التخطيط للتعاقب هو عملية استراتيجية تستخدمها المنظمات لضمان استمرارية القيادة أو الأدوار الرئيسية من خلال تحديد وتطوير

الموظفين في الشركة الذين لديهم القدرة على تولي هذه المناصب في المستقبل. تتضمن هذه العملية تقييم المواهب، وتوفير التدريب والتوجيه للموظفين لتحضيرهم لتحمل مسؤوليات أكبر عندما يغادر القادة الحاليون أو يتقاعدون أو ينتقلون إلى أدوار أخرى .

الهدف من التخطيط للتعاقب هو تقليل الاضطرابات والحفاظ على استقرار المؤسسة وضمان النمو طويل الأجل من خلال الاستعداد المسبق للتحولات في القيادة أو الأدوار الحيوية. كما يعزز هذا التخطيط تطوير الموظفين وزيادة التفاعل من خلال تقديم فرص واضحة للتقدم الوظيفي

لماذا تحتاج إلى خطة التعاقب الوظيفي؟

تسمح خطط التعاقب الوظيفي للشركات بمعالجة التغييرات الحتمية التي تحدث في الحالات التالية:

• الوفاة
• المرض
• الطرد من العمل
• التقاعد
• تقديم الاستقالة

بصرف النظر عن الاستعداد للتغييرات التنظيمية المحتملة، غالبًا ما تؤدي خطط التعاقب الوظيفي إلى الاحتفاظ بالموظفين بشكل أفضل. وذلك لأن الموظفين ذوي الأداء العالي يشعرون بالتقدير والاستثمار عندما تكون خطة الخلافة جاهزة. بالإضافة إلى ذلك، تواجه الشركات عددًا أقل من الاضطرابات في الإنتاجية عندما يكون لديها خطة خلافة جاهزة.

كيفية إنشاء خطة التعاقب الوظيفي؟

فيما يلي الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لتطوير خطة فعّالة للخلافة :

1. ابدأ التخطيط على الفور

حتى لو لم يكن هناك سبب يذكر لتوقع حدوث تغيير وشيك في القيادة، فمن الجيد دائمًا أن يكون لديك خطة جاهزة. لضمان نجاح شركتك على المدى الطويل، من الحكمة أن تبدأ في التخطيط للخلافة بمجرد أن يصبح عملك مستدامًا. من الناحية المثالية، تحتاج إلى البدء في التخطيط خلال السنوات الخمس الأولى من بدء عملك.

2. ابحث أبعد من المرشحين الواضحين

من المهم البحث عن المرشحين المثاليين بناءً على مهاراتهم وخصائصهم وليس على أساس وظائفهم الحالية. يمكنك أحيانًا العثور على موظفين واعدين خارج الخيارات الواضحة الذين يشغلون بالفعل مناصب قيادية.

3. تواصل بشأن الرؤية والأهداف

بصرف النظر عن التعاون مع مجلس الإدارة وقسم الموارد البشرية، ابدأ محادثات استراتيجية مع الخلفاء المحتملين. من خلال التواصل عمدًا بشأن رؤية المنظمة وأهدافها، فإنك تطور مهاراتهم القيادية والتخطيطية وتضمن نجاحهم في دورهم المستقبلي.

4. قم بتطوير استراتيجية التوظيف بناءً على خطتك

بعد تحديد الموظفين المؤهلين داخل المنظمة لشغل أدوار مهمة، قم بتقييم فجوات المواهب التي يجب معالجتها. يتيح لك هذا إنشاء استراتيجية توظيف شاملة من خلال تحديد نوع المواهب التي تحتاج إلى توظيفها.

5. تقديم ملاحظات منتظمة للخلفاء المحتملين

قم بتطوير مهارات خلفائك المحتملين من خلال التواصل المستمر معهم حول نقاط قوتهم ومجالات التحسين. إذا نجحوا بشكل خاص أثناء العرض التقديمي، فقم بتدوين ذلك وأخبرهم أن عملهم الجاد قد تم الاعتراف به. يتيح لهم هذا فهم كيفية قياس النجاح وتكرار السلوك في المستقبل.

من الجيد أن تبدأ ملفًا حيث يمكنك تتبع إنجازات أفضل المؤدين. من خلال تدوين إنجازاتهم، يكون لديك شيء يمكنك الرجوع إليه عندما يصبح منصب قيادي متاحًا. هذه المعلومات مفيدة أيضًا عندما يحين وقت إجراء مراجعات الأداء.

6. عرض فرص التدريب على أفضل الموظفين

بجرد تحديدك للخلفاء المحتملين، خصص الموارد لتطوير مهاراتهم من خلال تقديم :

• التدريب
• التدريب على مواكبة الوظائف
• التوجيهم

تذكر أن تتنوع في أنواع التدريب التي تقدمها. ورغم أن المعرفة الفنية مهمة، إلا أن القائد الناجح يحتاج أيضًا إلى امتلاك مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي، ومهارات التعامل مع الآخرين، والدبلوماسية واللباقة.

7. إجراء تجربة تجريبية

قم بقياس مدى استعداد الموظف لدور قيادي من خلال منحه الفرصة لتحمل المزيد من المسؤولية. إحدى الطرق للقيام بذلك هي السماح له بتولي دور إداري بالنيابة أثناء وجود شخص ما في إجازة لأن هذا يمنحه فرصة لاكتساب المزيد من الخبرة وتمنحك الفرصة لتقييم قدراته القيادية.

ما هي أهمية العمل على التعاقب الوظيفي؟

يعتبر تخطيط التعاقب الوظيفي أحد العوامل الأساسية التي تساهم في نجاح المؤسسات واستمراريتها على المدى الطويل. هذه الأهمية نابعة من الدور الحيوي الذي يلعبه التخطيط في ضمان جاهزية المؤسسة للتعامل مع تغييرات القيادة أو الأدوار الحساسة داخلها. إليك أسباب تفصيلية توضح لماذا يعتبر تخطيط التعاقب الوظيفي مهمًا لعملك:

1. استمرارية القيادة والعمليات:

تخطيط التعاقب الوظيفي يضمن عدم حدوث فجوة في القيادة أو في الأدوار الحرجة عند مغادرة أحد الموظفين الرئيسيين. فالمؤسسات التي تفتقر إلى تخطيط تعاقب فعال قد تواجه تعطلاً في العمليات أو مشاكل في اتخاذ القرارات المهمة. من خلال وجود خطط جاهزة، يمكن للمؤسسة الانتقال بسلاسة بين الموظفين في حال التقاعد أو الاستقالة أو الترقية، مما يضمن استمرارية العمل دون تأخير أو اضطراب.

2. تطوير المواهب الداخلية:

التخطيط للتعاقب يركز على تحديد الأفراد الذين يمتلكون إمكانات للنمو والتطور، وتزويدهم بالتدريب والفرص اللازمة لتأهيلهم لشغل مناصب قيادية في المستقبل. هذا لا يعزز فقط جاهزية المؤسسة للتعامل مع الشواغر المستقبلية، بل يساهم أيضًا في تحفيز الموظفين وتعزيز التزامهم. الموظفون الذين يرون أن لديهم فرصًا واضحة للتقدم الوظيفي يكونون أكثر تحفيزًا ويعملون بجد لتحقيق تلك الأهداف.

3. تقليل المخاطر التشغيلية:

عندما يغادر الموظفون الرئيسيون دون أن يكون لديهم خليفة جاهز، قد تتعرض الشركات لمخاطر تشغيلية كبيرة، مثل فقدان المعرفة الهامة أو تراجع الكفاءة التشغيلية. التخطيط المسبق للتعاقب الوظيفي يقلل هذه المخاطر من خلال إعداد قادة بدلاء مسبقًا، مما يضمن أن العمليات تستمر دون أي تأثير سلبي كبير.

4. جذب المواهب المتميزة والاحتفاظ بها:

الشركات التي تستثمر في تطوير خطط تعاقب وظيفي تكون أكثر جاذبية للمواهب المتميزة التي تبحث عن فرص للنمو والتطور داخل بيئة مستقرة. التخطيط الوظيفي الواضح يعطي صورة إيجابية عن المؤسسة ويعزز سمعتها كشركة تهتم بمستقبل موظفيها. كما يساعد التخطيط على الاحتفاظ بالموظفين الموهوبين، الذين قد يبحثون عن فرص جديدة إذا لم يجدوا مسارًا واضحًا للتقدم داخل الشركة.

5. تعزيز معنويات الموظفين:

تخطيط التعاقب يعزز من الثقة والرضا الوظيفي لدى الموظفين، حيث يشعرون بأن لديهم فرصة للتقدم والنمو داخل المؤسسة. الموظفون الذين يرون أن شركتهم تستثمر في مستقبلهم الوظيفي يكونون أكثر ولاءً ويعملون بجد لتحقيق أهدافهم الشخصية وأهداف المؤسسة.

6. الحفاظ على المعرفة التنظيمية:

الموظفون الذين يغادرون الشركة يأخذون معهم معرفة وخبرات قيمة تراكمت على مر السنين. تخطيط التعاقب يساعد في الحفاظ على هذه المعرفة داخل المؤسسة عن طريق تدريب الموظفين البدلاء وتوثيق العمليات الأساسية. هذا يضمن أن الخبرات المهمة تنتقل إلى الأجيال الجديدة من الموظفين، مما يحافظ على استمرارية الأداء الجيد.

7. دعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية:

عند وجود خطة تعاقب قوية، تكون الإدارة العليا أكثر ثقة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية الكبيرة مثل التوسع أو الاستحواذ أو إعادة الهيكلة. هذه الثقة تنبع من العلم بأن المؤسسة لديها الأشخاص المناسبين لشغل المناصب القيادية إذا حدثت تغييرات.

باختصار، تخطيط التعاقب الوظيفي ليس مجرد إجراء إداري، بل هو جزء أساسي من استراتيجية العمل التي تضمن استقرار المؤسسة، وتطورها المستمر، ونجاحها على المدى الطويل.

كيف تجهز نفسك كموظف للتعاقب الوظيفي؟

لتجهيز نفسك كموظف للتعاقب الوظيفي، يتطلب الأمر التخطيط والتطوير المستمر لمهاراتك وقدراتك على القيادة والتكيف مع التغيرات في المؤسسة. هنا خطوات مفصلة تساعدك في التحضير لتولي مناصب قيادية أو أدوار أكبر في المستقبل:

1. تطوير المهارات القيادية:

لكي تكون جاهزًا للتعاقب الوظيفي، يجب أن تبدأ بتطوير مهاراتك القيادية. القيادة ليست مقتصرة فقط على المديرين أو المناصب العليا، بل هي مهارة يمكن اكتسابها وتنميتها في أي مرحلة من حياتك المهنية. عليك أن تتعلم كيفية إدارة الفرق، والتفكير الاستراتيجي، واتخاذ القرارات الصائبة في الوقت المناسب. يمكنك أيضًا تحسين قدراتك في التواصل، وحل النزاعات، وتحفيز الآخرين على تقديم أفضل ما لديهم. يمكن القيام بذلك من خلال حضور ورش العمل القيادية، أو قراءة كتب عن القيادة، أو حتى البحث عن مرشد يساعدك في تطوير هذه المهارات.

2. بناء شبكة علاقات قوية:

العلاقات المهنية القوية هي أحد الأصول القيمة لأي موظف يسعى للتعاقب الوظيفي. من المهم أن تبني علاقات إيجابية مع زملائك في العمل، وكذلك مع المديرين وأصحاب المصلحة الخارجيين. هذه العلاقات لا تعزز من فرصك في التقدم داخل المؤسسة فحسب، بل قد تكون أيضًا مصدرًا للدعم والمشورة عندما تحتاج إلى التوجيه في مسارك المهني. حاول أن تكون شخصًا موثوقًا به ومستعدًا للمساعدة، لأن ذلك يعزز من قدرتك على بناء علاقات قوية ومستدامة.

3. الاستثمار في التعلم المستمر:

العالم المهني يتغير بسرعة، والتكنولوجيا والابتكارات الجديدة تلعب دورًا كبيرًا في كيفية تسيير الأعمال. لكي تكون مستعدًا لتولي مناصب أكبر، يجب أن تستثمر في نفسك عن طريق التعلم المستمر. هذا يعني الحصول على شهادات إضافية أو حضور دورات تدريبية في مجالات مثل الإدارة، التقنية، أو مهارات معينة تتعلق بعملك. يمكنك أيضًا متابعة التطورات في مجالك من خلال قراءة المقالات المتخصصة أو حضور المؤتمرات المهنية. كلما زادت معرفتك وخبرتك، كنت أكثر استعدادًا لتلبية متطلبات الأدوار القيادية.

4. السعي للحصول على تغذية راجعة:

من أهم العناصر في التطوير المهني هو فهم نقاط القوة والضعف لديك. طلب التغذية الراجعة من رؤسائك وزملائك يمكن أن يكون خطوة فعالة لتحسين أدائك. عليك أن تكون منفتحًا لتلقي النقد البنّاء والعمل على تحسين المهارات التي قد تحتاج إلى تطوير. هذه العملية لا تساعدك فقط على تحسين أدائك الحالي، بل تمنحك أيضًا الفرصة لمعرفة كيف يمكن أن تصبح قائدًا أفضل في المستقبل.

5. إظهار المرونة والقدرة على التكيف:

المرونة هي عنصر أساسي للنجاح في أي بيئة عمل ديناميكية. المؤسسات التي تعتمد خطط تعاقب وظيفي تبحث عادة عن أفراد قادرين على التكيف مع التغيرات السريعة والمواقف المختلفة. حاول أن تكون مرنًا في التعامل مع التحديات الجديدة أو المهام التي قد تكون خارج نطاق عملك التقليدي. القدرة على التكيف مع التغييرات في العمل تظهر أنك شخص مستعد لتحمل المسؤوليات الإضافية وتستطيع إدارة التحديات بشكل فعال.

6. المبادرة وتحمل المسؤولية:

إحدى أفضل الطرق لإظهار أنك مستعد للتعاقب الوظيفي هي أن تكون شخصًا استباقيًا. أظهر استعدادك لتولي مهام جديدة وتقديم حلول للمشكلات قبل أن يتم توجيهك إليها. هذه المبادرة تبرز قدرتك على التفكير المستقل وتحمل المسؤولية، وهي صفات تبحث عنها المؤسسات عند النظر في خطط التعاقب. من خلال طلب مسؤوليات إضافية والعمل على مشاريع مهمة، ستثبت أنك موظف يسعى للتطور والنمو وأنك تستحق الفرصة للترقي.

7. الاهتمام بالتوثيق وتعلم عمليات الشركة:

لكي تكون مستعدًا لتولي دور قيادي أو رئيسي، يجب أن تكون ملمًا بجميع عمليات الشركة وكيفية تسيير الأمور. عليك أن تتعلم كيف تعمل الأقسام المختلفة وأن تكون قادرًا على فهم كيفية اتخاذ القرارات في جميع المستويات. هذا سيساعدك على رؤية الصورة الكاملة وفهم التحديات التي قد تواجهها الشركة.

8. العمل على أهدافك الشخصية والمهنية:

من المهم أن تكون لديك رؤية واضحة لمسارك المهني وأهدافك المستقبلية. تطوير خطة مهنية تشمل المهارات التي تحتاج إلى اكتسابها، والخبرات التي تحتاج إلى تطويرها، سيساعدك على التقدم بشكل منظم نحو أدوار أكبر. التحدث مع مديرك حول أهدافك المهنية والحصول على توجيهات حول كيفية تحقيقها هو خطوة أساسية في التحضير للتعاقب.

باختصار، تجهيز نفسك للتعاقب الوظيفي ليس مجرد انتظار فرصة للترقية، بل هو عملية مستمرة تتطلب منك تطوير مهاراتك القيادية، وبناء العلاقات المهنية، واستثمار الوقت في التعلم، وإظهار القدرة على التكيف والمبادرة. بهذه الخطوات، ستكون مستعدًا بشكل أفضل لاقتناص الفرص عندما تظهر وستثبت أنك تستحق أن تكون جزءًا من خطة التعاقب الوظيفي في مؤسستك.

أسئلة شائعة

1. ما هو التعاقب الوظيفي؟

التعاقب الوظيفي هو عملية استراتيجية تقوم بها الشركات لتحديد وتطوير موظفين محتملين لشغل مناصب قيادية أو أدوار حاسمة في المستقبل. يهدف هذا التخطيط إلى ضمان استمرارية القيادة والكفاءات داخل المؤسسة، خاصة عند مغادرة الموظفين الرئيسيين أو ترقيتهم. يساعد التعاقب الوظيفي في تقليل الفجوات التشغيلية وتحقيق انتقال سلس للوظائف.

2. ما أهمية التخطيط للتعاقب الوظيفي في المؤسسات؟

التخطيط للتعاقب الوظيفي مهم لأنه يضمن استمرارية العمل والعمليات داخل المؤسسة دون انقطاع. يساعد في تحضير الموظفين لتولي مناصب أعلى من خلال التدريب والتطوير، مما يقلل من تأثير التغيرات غير المتوقعة في القيادة. بالإضافة إلى ذلك، يعزز ولاء الموظفين ويحفزهم على تحقيق تطلعاتهم الوظيفية داخل المؤسسة.

3. كيف يمكن للموظفين الاستعداد للتعاقب الوظيفي؟

يمكن للموظفين الاستعداد للتعاقب الوظيفي من خلال تطوير مهاراتهم القيادية، والتعلم المستمر، وبناء شبكة علاقات قوية داخل وخارج المؤسسة. ينبغي أيضًا أن يظهروا استعدادًا لتحمل المسؤوليات الإضافية وإظهار المبادرة في العمل. تلقي التغذية الراجعة بانتظام وتحسين الأداء بناءً على الملاحظات يعزز من جاهزيتهم لتولي أدوار قيادية.

في النهاية، يمكن القول إن التعاقب الوظيفي يعد من الأدوات الحيوية التي تضمن نجاح المؤسسات على المدى الطويل. من خلال الاستثمار في تطوير المواهب الداخلية والاستعداد للتغييرات القيادية، يمكن للشركات الحفاظ على استمرارية الأداء العالي وتجنب الاضطرابات التي قد تنشأ نتيجة غياب القيادة أو الموظفين الأساسيين. التخطيط الفعال للتعاقب ليس فقط استثمارًا في المستقبل، بل هو ضمان لاستمرارية العمل وتحقيق النجاح المستدام .

المصادر

indeed