قائمة المحتويات
ما الهدف من تحديد الأولويات في العمل؟
كيفية تحديد الأولويات في العمل؟
مقدمة
يواجه معظم الموظفين التحدي المتمثل في تحديد أولويات العمل بشكل يومي تقريبًا، عندما تواجه قائمة طويلة من المهام، كيف تعرف من أين تبدأ؟ أهم شيء يجب أن تتذكره هو أنه ليس من الضروري إنجاز كل مهمة في الوقت الحالي، وعندما تأخذ الوقت الكافي لتحديد الأولويات، يمكنك الحفاظ على تنظيم عبء العمل الخاص بك وإنجاز المزيد من المهام بشكل أسرع.
لا يتعلق الأمر بمدى الجهد الذي تبذله في العمل، بل يتعلق بمدى إنتاجيتك - وهذا يعني أن تكون انتقائيًا بشأن ما تركز عليه. تعني إدارة العمل بشكل فعال أنه يمكنك تحديد أولويات المهام الضرورية لإكمالها مع تجنب تشتيت انتباهك عن العمل المزدحم الذي يستنزف وقتك وطاقتك.
- يمكن تحديد أولويات المهام من خلال تصنيف كل مهمة على أنها مهمة/غير مهمة وعاجلة/غير عاجلة.
- يمكن أن تساعدك استراتيجيات مثل التفويض والمهام الفردية وتقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر في معالجة قائمة المهام الخاصة بك.
- الأشياء التي تعترض طريق تحديد أولويات عبء العمل بشكل فعال هي الانقطاعات، وتعدد المهام، وتحديد مواعيد نهائية غير واقعية.
ما الهدف من تحديد الأولويات في العمل؟
تحديد الأولويات يهدف إلى ترتيب المهام والأنشطة بحيث يتم التركيز على الأعمال الأكثر أهمية وضرورية أولاً. يتيح ذلك تحسين إدارة الوقت وتوجيه الجهود نحو تحقيق الأهداف الرئيسية. من خلال تحديد الأولويات، يمكن تجنب الانشغال بالأمور الثانوية وتركيز الطاقة والموارد على المسائل ذات الأهمية الكبيرة. هذا يسهم في زيادة الكفاءة وتحقيق الإنجازات بشكل أفضل، مما يؤدي إلى تعزيز الإنتاجية الشخصية والمؤسسية. كما يعمل تحديد الأولويات على تسهيل اتخاذ القرارات وتوجيه الفرق العاملة نحو الأهداف المحددة، مما يسهم في نجاح الأعمال وتحقيق التطور المستدام.
تحديد أولويات أعباء العمل: أهمية التخطيط
نعلم جميعًا مدى أهمية التخطيط للمستقبل، وعندما يتعلق الأمر بقوائم المهام في العمل، يجب أن تتضمن عملية التخطيط تحديد أولويات عملنا. ففي نهاية المطاف، لا يمكننا التخطيط للترتيب الذي سنتعامل به مع كل مهمة إذا لم نقرر أيها الأكثر أهمية.
من خلال تحديد أولويات أعباء العمل لدينا، يمكننا إحداث تحول جذري في كل يوم عمل - تحقيق أقصى استفادة من وقتنا من خلال كوننا استباقيين بدلاً من رد الفعل.
كيفية تحديد الأولويات في العمل؟
فيما يلي 10 إستراتيجيات لمساعدتك في تحديد أولويات عبء العمل لديك، والتي يمكنك قراءتها بتعمق أعلاه:
1. ضع قائمة مهام
2. التركيز على المهمة
3. قم بمراجعة عبء العمل الخاص بك بانتظام
4. قم بتقسيم المهام
5. ركز على مهمة واحدة في كل مرة
6. تفويض المهام
7. حدد مواعيد نهائية واقعية
8. تقليل الانقطاعات
9. سجل وقتك
10. كن مرنًا
10 أشياء تساعد في تحديد أولويات العمل
يتطلب تحديد الأولويات الفعالة عادةً إنشاء قائمة بالمهام، وتقييم أهمية كل منها وتخصيص الوقت والموارد المناسبة. ومع ذلك، لا ينبغي أن يكون تحديد الأولويات جامدًا، حيث يمكن أن تتغير درجة إلحاح بعض المهام وقد تظهر عناصر جديدة دائمًا.
1. قائمة المهام
تتمثل الخطوة الأولى لتحديد الأولويات في وضع قائمة مهام تتضمن المهام الكاملة للعمل لديك، بدءًا من المهام اليومية الأقل أهمية وحتى أكبر المشاريع طويلة المدى. قد يكون من المفيد تضمين مهامك الشخصية ومهام العمل في قائمة واحدة حتى تتمكن من التنظيم. يمكن القيام بذلك بمساعدة أداة عبر الإنترنت أو على الورق فقط.
إن وجود كل ما يلزم إنجازه في قائمة واحدة سيساعدك على تصور عبء العمل الخاص بك والبدء في تحديد أولويات المهام بناءً على عوامل مثل الإلحاح والأهمية والمدة والنتائج. لا تنس تحديث هذه القائمة كلما دعت الحاجة!
2. التركيز على المهام
بعد ذلك، قم بتصنيف مهامك باستخدام مصفوفة الإلحاح/الأهمية. ويأتي هذا من ما يسمى مبدأ أيزنهاور، الذي سمي على اسم دوايت د. أيزنهاور، الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة. يطلب منك تصنيف كل مهمة على أنها مهمة/غير مهمة وعاجلة/غير عاجلة.
يقترح بعض خبراء إدارة الوقت أن تصنيف المهام في هذه المجموعات الأربعة يمكن أن يخبرك أيضًا بمن يجب عليه القيام بالمهام، أو ما إذا كان يجب القيام بها على الإطلاق
- هام وعاجل - المهام التي يجب عليك القيام بها في أسرع وقت ممكن
- مهمة وغير عاجلة - المهام التي يمكنك جدولتها لإنجازها والقيام بها بنفسك
- غير مهمة وعاجلة - المهام التي يمكنك تفويضها لشخص آخر
- غير مهمة وغير عاجلة – المهام التي يمكن حذفها
ما هي مصفوفة أيزنهاور؟
مصفوفة أيزنهاور هي أداة بسيطة لاتخاذ القرار تساعدك على التمييز بين المهام المهمة وغير المهمة والعاجلة وغير العاجلة. فهو يقسم المهام إلى أربعة مربعات تحدد أولويات المهام التي يجب عليك التركيز عليها أولاً والتي يجب عليك تفويضها أو حذفها
ما هي مكونات مصفوفة أيزنهاور؟
عاجل / هام (افعل ذلك الآن)
هناك سببان قد يجعلك تجد نفسك تعمل على مهام مهمة وعاجلة. أولاً، ظهرت أعمال غير متوقعة. هذا أمر لا مفر منه، ومن وقت لآخر سوف تحتاج إلى التعامل مع مثل هذه المواقف. ثانيًا، لقد تأخرت في متابعة المهام المطلوبة منك، أو استغرقت وقتًا طويلاً لإكمال المهام، أو تركت الأمور حتى اللحظة الأخيرة، والآن أصبحت المهام عاجلة. إذا كان الأمر كذلك، فأنت بحاجة إلى النظر في ما يمكنك فعله لمنع حدوث ذلك في المستقبل.
غير عاجل / مهم (قرر متى تفعل ذلك)
تساعدك المهام في هذا الربع على تحقيق أهدافك ولكنها ليست عاجلة بعد - ومع التخطيط الجيد وإدارة الوقت، لا ينبغي أن تصبح عاجلة. هذا هو المكان الذي تريد أن تقضي فيه الجزء الأكبر من وقتك.
عاجل / غير مهم (تفويض)
قد تعطي المهام في هذا الربع أحيانًا وهمًا بأنها مهمة، إلا أنها مهمة بشكل عام لشخص آخر - فهي لا تساعدك في الواقع على تحقيق أهدافك. عادةً ما يكون العمل على عدد كبير جدًا من المهام في هذا الربع نتيجة لقول "نعم" لعدد كبير جدًا من الطلبات و/أو الفشل في تفويض المهام ذات القيمة الأقل. إذا لم تتمكن من تفويض هذه المهام لسبب ما، فحاول إعادة جدولتها لوقت أكثر ملاءمة.
غير عاجل / غير مهم (احذفه)
المهام في هذا الربع هي مجرد إلهاء. إنها ليست مهمة بالنسبة لك، وليست مهمة للآخرين (على الرغم من أنهم قد يعتقدون أنها كذلك). يمكنك فقط تجاهل الكثير من هذه الأشياء وسوف تختفي. إذا أصر الناس على ذلك، فأعد تقييم ما إذا كان الأمر يستحق القيام به، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فاشرح لهم سبب عدم قدرتك على القيام بذلك.
3. قم بمراجعة مهام العمل لديك بانتظام
أثناء قيامك بفحص الأشياء من قائمة المهام الخاصة بك وظهور مهام جديدة، ستحتاج إلى مراجعة المهام الخاص بك وضبط ترتيب الأولويات. قد تكون هناك أيضًا بعض المهام التي تميل إلى الضياع في الأسفل - تلك المهام التي تستمر في دفعها في كل مرة. بالنسبة لهذه المهام، فكر فيما إذا كان من الممكن تفويضها إلى شخص آخر أو إذا كان يجب حذفها بالكامل (أي ليست مهمة/غير عاجلة).
4. قم بتقسيم المهام
في بعض الأحيان، قد تبدو المهمة أو المشروع ضخمًا ومرهقًا لدرجة أنك لا تعرف من أين تبدأ - لذلك لا تفعل ذلك. بدلاً من التحديق في الجبل وتقرر أنك لا تستطيع القيام بذلك، حاول تقسيم المهمة الضخمة إلى خطوات صغيرة
تشرح ميليسا جراتياس، الحاصلة على درجة الدكتوراه، ومدربة ومتحدثة عن الإنتاجية في مكان العمل، المفهوم بهذه الطريقة:
"يساعدنا تقسيم المهام على رؤية المهام الكبيرة أكثر سهولة وقابلة للتنفيذ، ويقلل من ميلنا إلى المماطلة أو تأجيل المهام، لأننا ببساطة لا نعرف من أين نبدأ".
قد تكون فكرة تولي مشروع أو مهمة كبيرة أمرًا مربكًا للغاية لدرجة أنه غالبًا ما يكون من المغري تأجيله ليوم آخر.
في هذه الحالة، من الأفضل تقسيم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء أصغر يمكنك العمل عليها واحدًا تلو الآخر.
بهذه الطريقة تكون المهام أكثر قابلية للإدارة، وستحقق تقدمًا واضحًا، وستكون أكثر تحفيزًا لإكمال المهمة بأكملها.
على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى إنشاء موقع ويب لشركة، ابدأ بتقسيم المشروع إلى أجزاء مثل البحث عن مصمم موقع ويب، وتبادل الأفكار حول الشكل الذي يجب أن يبدو عليه موقع الويب الخاص بك، وتسجيل عنوان موقع الويب، وكتابة نسخة لصفحات موقع الويب الخاص بك.
أضف مواعيد نهائية صغيرة لكل جزء من مهمة أكبر لتساعدك على البقاء على المسار الصحيح.
إذا كان المشروع يتطلب عدة أشهر لإكماله، فقم بإنشاء معالم أسبوعية وشهرية توضح بالتفصيل ما يجب تحقيقه بواسطة كل معلم.
تحقق بانتظام من التقدم الذي يتم إحرازه مقابل كل معلم.
يشير الفريق في أداة إدارة المشاريع Trello إلى هذه الفكرة باسم "الإنتاجية الصغيرة".
5. ركز على مهمة واحدة في كل مرة
في حين أن الكثير من الناس يعتقدون أنهم قادرون على التعامل مع أشياء متعددة في وقت واحد، إلا أن 2.5% فقط منا قادرون بالفعل على القيام بمهام متعددة بفعالية. يمكن أن تؤدي محاولة القيام بمهام متعددة إلى زيادة التوتر وإضعاف القدرة الإدراكية وتقليل الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40%. لماذا لا تقوم بمهمة واحدة بدلاً من ذلك؟
قد يبدو الأمر غير بديهي، لكن تعدد المهام لا يؤدي دائمًا إلى أفضل النتائج.
إن محاولة القيام بالكثير في وقت واحد يمكن أن تقلل من الإنتاجية وتزيد من احتمالية ارتكاب الأخطاء. ستحصل على نتائج أفضل من خلال التركيز على مهمة واحدة في كل مرة.
من خلال إعطائها اهتمامك الكامل، فمن المرجح أن تتخذ قرارات أفضل.
من أجل مساعدتك على التركيز، فكر في استخدام تقنية البومودورو. تتضمن طريقة إدارة الوقت هذه العمل على مهمة واحدة لمدة 25 دقيقة، ثم أخذ استراحة مدتها خمس دقائق، ثم ضبط مؤقت آخر مدته 25 دقيقة. كل أربع جولات، يمكنك أن تأخذ استراحة أطول من 15 إلى 30 دقيقة.
ما هي تقنية البومودورو؟
هي تنقية تم تطويرها في أواخر الثمانينات من قبل الطالب الجامعي آنذاك فرانشيسكو سيريلو. كان سيريلو يكافح من أجل التركيز على دراسته وإكمال واجباته. بعد أن شعر بالإرهاق، طلب من نفسه الالتزام بـ 10 دقائق فقط من وقت الدراسة المركزة. وبتشجيع من التحدي، وجد مؤقتًا للمطبخ على شكل طماطم (بومودورو باللغة الإيطالية)، وولدت تقنية بومودورو.
كيف يمكن تنفيذ تنقية البومودورو؟
- احصل على قائمة المهام وجهاز توقيت.
- اضبط مؤقتك على 25 دقيقة، وركز على مهمة واحدة حتى يرن المؤقت.
- عندما تنتهي جلستك، قم بوضع علامة على حبة بومودورو واحدة وسجل ما أكملته.
- ثم استمتع باستراحة لمدة خمس دقائق.
- بعد إنهاء أربع جلسات (بومودوروس)، خذ استراحة أطول وأكثر نشاطًا لمدة 15-30 دقيقة.
6. تفويض المهام
هل تتذكر مبدأ أيزنهاور الذي تمت مناقشته أعلاه؟ يعد التفويض جانبًا رئيسيًا لتحديد أولويات أعباء العمل، ويمكن تفويض معظم المهام الموجودة في المربع العاجل/غير المهم. قد تكون هذه مهام يجب عليك إنجازها قريبًا، ولكنها لا تعتمد بالضرورة على مجموعة مهاراتك المحددة.
بشكل عام، تفويض المهام – وخاصة المتكررة منها – يمكن أن يوفر مساحة كبيرة في يومك. هذا هو الوقت الذي يمكن قضاءه في المهام المهمة والعاجلة وذات القيمة المضافة.
يعد التفويض أحد أصعب الأجزاء في تنمية أعمالك.
لا يقتصر الأمر على المهمة الإضافية المتمثلة في العثور على شخص ما لتفويضه وإطلاعه على آخر المستجدات فحسب، بل يتعين عليك أيضًا التخلي عن التحكم في جانب معين من عملك.
ومع ذلك، فإن بعض المهام تعتبر مرشحة بشكل واضحة للاستعانة بمصادر خارجية، ويجب على أصحاب الأعمال الجدد التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية لمهام مثل عمليات الفتح في مسك الدفاتر في نافذة جديدة، وحسابات الملفات، والأنشطة مثل وسائل التواصل الاجتماعي التي يتم فتحها في تحديثات النوافذ الجديدة بمجرد أن تسمح الميزانية بذلك.
7. حدد مواعيد نهائية واقعية
من المثير للإعجاب أن تكون متفائلاً وطموحًا، لكن تحديد الجداول الزمنية التي لا يمكنك الوفاء بها لن يؤدي إلا إلى تثبيط عزيمتك وإفساد تنظيم مهامك. بدلاً من ذلك، اهدف إلى تقدير الوقت الذي ستستغرقه كل مهمة لإكمالها بدقة حتى تكون المواعيد النهائية الخاصة بك قابلة للتحقيق.
في حين أن بعض المواعيد النهائية قد تكون خارجة عن سيطرتك - على سبيل المثال، التي يحددها العميل أو رئيسك - يمكنك دائمًا التحدث لتحديد ما هو واقعي. إذا كنت تقوم بتقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر، فيجب أن يكون لكل منها موعد نهائي خاص بها. تأكد أيضًا من ترك مساحة لأي شيء قد ينشأ بشكل غير متوقع.
8. تقليل الُمشتتات
إن المُشتتات في يوم العمل كثيرة: رسائل البريد الإلكتروني، والمحادثات، والمكالمات، والطلبات المخصصة، والمقاطعات (من زميل في المكتب أو أحد أفراد الأسرة إذا كنت تعمل من المنزل). لكن كل هذه الأمور التي تستجيب لها تعطل سير عملك، وتزيد من ضغوطك وتؤثر على إنتاجيتك.
يجب أن يكون الهدف هو تقليل أو منع هذه المشتتات. قد يعني هذا إيقاف تشغيل الإشعارات أثناء وقت التركيز، أو ارتداء سماعات رأس مانعة للضوضاء، أو الخروج من تطبيقات المراسلة. يمكنك بعد ذلك تحديد وقت محدد للرد على كل شيء مرة واحدة - ربما بعد جولة من جلسات البومودورو أو قبل الغداء مباشرة أو نهاية يوم عملك.
9. سجل وقتك
يمكن أن يساعدك تتبع مقدار الوقت المستغرق في كل مهمة في تقييم أولوياتك والمواعيد النهائية التي تحددها، بالإضافة إلى تسهيل تخطيط المهام في المستقبل.
إذا كنت تستخدم تقنية بومودورو كما ذكرنا سابقًا، فهذه إحدى الطرق لتسجيل وقتك. ما عليك سوى تتبع عدد الجلسات التي قضيتها في أي مهمة معينة.
10. كن مرنًا
التغيير هو الثابت الوحيد في الحياة، وهذا ينطبق على حياتنا العملية أيضًا. هناك طرق لا حصر لها يمكن أن تفسد ترتيب أولوياتنا الدقيق:
تظهر مهام جديدة خلال الأسبوع
يتغير مستوى إلحاح المهمة
الشخص الذي تفوضه يمرض
ممكن أن تُصاب بالمرض
نطاق المهمة يتغير
إلخ.
وهذا هو السبب في أن إعادة النظر في أولويات عبء العمل الخاص بك هو أمر أساسي، والسبب في أن الحفاظ على المرونة سيوفر عليك الصداع غير الضروري. الامور التي تحدث! اضبط حسب الحاجة واستمر.
أسئلة شائعة
كيف يمكن تحديد الأولويات في العمل لتحقيق الأهداف المهنية؟
تحديد الأولويات في العمل بشكل فعّال يتطلب تحديد الأهداف المهنية الرئيسية وترتيب المهام بحسب أهميتها. يُفضل تحديد مهل زمنية واقعية لكل مهمة واستخدام إطار زمني. يهمل التركيز على المهام الحيوية التي تسهم في تحقيق الأهداف الكبرى. يجب مراقبة التقدم بانتظام وضبط الأولويات بناءً على المتغيرات. توفير التوازن بين الأهداف القصيرة والطويلة الأمد يسهم في تحقيق نجاح مستدام في المسار المهني.
ما هي الأدوات والتقنيات التي يمكن استخدامها لتسهيل عملية تحديد الأولويات؟
1. تقنيات ماتريكس الأولويات: تسهل هذه التقنية تصنيف المهام بناءً على معايير مثل الأهمية والطوارئ، مما يساعد في تحديد الأولويات بشكل فعّال.
2. تطبيقات الإدارة الزمنية: استخدام تطبيقات مثل Trello أو Asana لتتبع المهام، وتحديد الأولويات، وتعيين مهل زمنية لضمان إدارة فعالة للوقت.
3. تقنيات Pomodoro: يقوم تقنيات Pomodoro بتقسيم اليوم إلى فترات قصيرة من العمل متبوعة بفترات راحة، مما يعزز التركيز ويحسن إدارة الوقت.
4. تقنيات العصف الذهني: تشجيع الفريق على جلسات العصف الذهني لتوليد أفكار حول تحديد الأولويات وابتكار طرق جديدة لإدارة الوقت.
5. تقنيات التقويم: استخدام التقويم الشخصي الإلكتروني مثل Google Calendar لتحديد الأحداث والمهام وتنظيم الجدول الزمني.
6. تقنيات الاتصال الفعّال: استخدام وسائل الاتصال الفعّالة مثل البريد الإلكتروني واجتماعات الفيديو لتحديد الأولويات وتنسيق الجهود بين الأفراد في البيئة العملية.
المصادر
https://www.youtube.com/watch?v=qiYDYsPslrc
