استراتيجية كايزن للتحسين المستمر
قائمة المحتويات:
ما هي مبادئ كايزن؟
ما هي بعض فوائد كايزن؟
ما هي أهم مبادئ الكايزن؟
مخلفات منهجية الكايزن
كيف تطبق منهجية الكايزن
ما هي مميزات وعيوب الكايزن؟
كيف يمكن تطبيق منهجية كايزن؟
مقدمة:
كايزن هي كلمة يابانية تعني "التحسين المستمر"، وتستخدم الشركات والمؤسسات في جميع أنحاء العالم مصطلح "مبادئ كايزن" لوصف الفلسفة التي تشمل هذا المفهوم. تؤكد هذه الفلسفة على التحسين المستمر في جميع مجالات الأعمال، وعلى جميع مستويات التسلسل الهرمي، مما يمنحها ميزة تنافسية. يمكن أن يساعدك فهم هذه المبادئ في تنفيذ هذه الإستراتيجية في مكان عملك وتعزيز ثقافة التقدم المستمر. في هذه المقالة، نستكشف مبادئ كايزن ونناقش فوائد غرسها في الأعمال التجارية .
ما هي مبادئ كايزن؟
تشمل بعض الأهداف الرئيسية لفلسفة كايزن مراقبة الجودة، والتسليم في الوقت المناسب، والعمل الموحد، واستخدام المعدات الفعالة، والقضاء على الهدر.
الهدف العام لكايزن هو إجراء تغييرات صغيرة على مدى فترة من الزمن لإنشاء تحسينات داخل الشركة. هذا لا يعني أن التغييرات تحدث ببطء. تدرك عملية كايزن ببساطة أن التغييرات الصغيرة الآن يمكن أن يكون لها تأثيرات هائلة في المستقبل.
يمكن أن تأتي التحسينات من أي موظف في أي وقت. والفكرة هي أن كل شخص لديه مصلحة في نجاح الشركة ويجب على الجميع أن يسعى، في جميع الأوقات، للمساعدة في تحسين نموذج العمل.
تبنت العديد من الشركات مفهوم كايزن. والجدير بالذكر أن تويوتا تستخدم معنى وفلسفة كايزن داخل مؤسستها. إنها تعتبر الكايزن إحدى قيمها الأساسية. لتحسين نظام الإنتاج الخاص بها، تقوم تويوتا بتشجيع وتمكين جميع الموظفين لتحديد مجالات التحسين المحتملة وإنشاء حلول قابلة للتطبيق
ما هي بعض فوائد كايزن؟
تقدم كايزن للشركات العديد من الفوائد القيمة. بعض منهم:
- زيادة الإنتاجية
- تقليل النفايات
- إدارة أفضل للموارد
- تحسين نوعية
- سلامة أفضل
- تكاليف أقل
- ارتفاع رضا العملاء
- تحسين التعاون والتواصل
- ارتفاع رضا الموظفين ومعنوياتهم
ما هي أهم مبادئ الكايزن؟
تصف مبادئ كايزن فلسفة الشركة التي تستخدمها المؤسسات لتعزيز ثقافة التحسين المستمر من حيث الأداء والكفاءة. فيما يلي نظرة فاحصة على كل مبدأ من المبادئ العشرة:
1. تحسين كل شيء بشكل مستمر
هذا هو المبدأ الأساسي لأسلوب كايزن. مع التزامهم بتحسين كل شيء بشكل مستمر، يتساءل أصحاب طريقة كايزن عن أفضل الممارسات في مؤسستهم للكشف عن المجالات التي يمكن تحسينها. تشجع كايزن على التشكيك في العادات القديمة، حتى لو كانت تعمل بشكل جيد، لتعزيز التحسين المستمر. تستخدم شركة تويوتا، وهي شركة تصنيع سيارات معروفة، كايزن لتحقيق أقصى قدر من الجودة في نظام الإنتاج الخاص بها والقضاء على الهدر. ويستخدم أسلوبًا يُعرف باسم "الأسباب الخمسة" لتحديد الأسباب الجذرية للمشكلة وتحفيز التحسين المستمر. فيما يلي مثال لكيفية عمل هذه التقنية:
مشكلة
تأخر الموظف عن العمل.
خمسة لماذا
لماذا: "لقد استيقظت متأخرا".
لماذا: "لم يرن منبه هاتفي".
لماذا: "كانت البطارية فارغة."
لماذا: "لقد نسيت شحنه."
السبب: "لقد خرجت متأخرًا مع الأصدقاء وذهبت للنوم بمجرد عودتي إلى المنزل".
السبب الجذري
السهر لوقت متأخر
2. التخلص من المفاهيم القديمة
إن العالم والاقتصاد والأسواق الفردية في حالة تغير مستمر. من الضروري أن يتحدى الأشخاص الذين يمارسون كايزن الأفكار المسبقة وأن يقوموا بتحديث الأفكار باستمرار لمساعدة أعمالهم على البقاء قادرة على المنافسة في ظل هذه الظروف. تؤكد طريقة كايزن على أهمية التخلص من المفاهيم القديمة، والتي قد لا تكون متوافقة مع أهداف العمل الحالية. كتمرين عقلي، يمكنك إلقاء نظرة على المفاهيم الموجودة والتفكير فيما قد يحدث إذا فعلت العكس. قد يؤدي القيام بذلك إلى إثارة أفكار جديدة ربما لم تكن قد استمتعت بها من قبل.
3. كن استباقيًا
كايزن هي عقلية استباقية تبحث عن الحلول، وليس المشاكل. إذا ظهرت الأعذار عند تحليل العمليات الحالية والبحث عن حلول، فكن مبتكرًا وقم بإزالة الأعذار. في حين أن التغيير يميل إلى إثارة المخاطر، فإن كايزن يجبر المهنيين على النظر إلى الأشياء من زوايا مختلفة والإبداع في ابتكار الحلول وتخفيف المخاطر. يمكن لهذا الموقف أن يشجع الطاقة العقلية لفريقك على الابتعاد عن الأعذار، مما يخلق جوًا منفتحًا يفضي إلى التحسين المستمر.
4. التخلص من العوالق والاضافات الضارة
تساعد هذه الفلسفة المؤسسات على تحقيق نتائج أفضل من خلال تحسين الأداء والقضاء على الهدر. تبحث المنظمات التي تستخدم طريقة كايزن باستمرار عن طرق للقيام بالأشياء بشكل أكثر كفاءة وتقليل الهدر. تشجع هذه الطريقة المهنيين على رؤية المشكلات، بما في ذلك الهدر، كفرص لأن إصلاح المشكلات يضيف قيمة. ونتيجة لذلك، إذا حددت عملية مسرفة، فاعتبر ذلك فرصة لزيادة أرباح الشركة من خلال معالجة المشكلة.
5. حافظ على نظرة إيجابية
إن التفاؤل هو أحد الرسائل الأساسية لفلسفة كايزن؛ فمن الأسهل إيجاد الحلول بموقف إيجابي، في حين أن المفكر السلبي قد لا يرى سوى المشاكل. يمكن أن يؤثر الترويج الإيجابي بشكل فعال على القوى العاملة والشركة بأكملها. إن الموقف القوي والإيجابي يزيد من رضا الموظفين ويدفعهم إلى أن يكونوا مبتكرين بدلاً من أن يكونوا غير متحمسين. إن التأكد من فهم الموظفين لمدى قيمة مساهماتهم في الشركة يمكن أن يجعلهم يشعرون بالتقدير والإيجابية والتحفيز لتقديم المزيد من القيمة.
6. اعلم أن الشدائد تجعلك أقوى
وهذا جانب آخر من إعادة صياغة الأمور بطريقة إيجابية. ومن خلال النظر إلى التحديات باعتبارها فرصًا للشركة لكي تنمو بشكل أكبر وأكثر ذكاءً وقوة، يمكنك التعامل معها بشكل أكثر فعالية. في كل مرة تتغلب فيها الشركة على مشكلة ما، فإنها تكتسب معرفة قيمة حول كيفية تجنب هذه المشكلة في المستقبل. إذا كانت المنظمة التي تعمل بها تنظر إلى العقبات بشكل إيجابي، فيمكنك البدء في معالجة التحديات بشكل أكثر استباقية، ونتيجة لذلك، تسريع معدل النمو.
7. استخدم الإبداع قبل المال
تدور أحداث كايزن حول تغيير عقلية الموظفين والقادة في المنظمة حتى يتمكنوا من استخدام الإيجابية والإبداع لحل المشكلات بدلاً من استخدام موارد إضافية. في بعض الأحيان يكون من الضروري الحصول على مساعدة خارجية أو شراء موارد جديدة، ولكن من المنطقي استخدام الموارد الداخلية أولاً. وهذا يعني استخدام إبداع كبار الموظفين والموظفين للتفكير في الحلول قبل اللجوء إلى الإنفاق الإضافي. مع تطبيق مبادئ كايزن الأخرى، يمكن أن يصبح الإبداع أكثر وفرة حيث تقوم بتحفيز موظفيك ومساعدتهم على التفكير بشكل إيجابي.
8. الحصول على آراء مستنيرة من مصادر مختلفة
في حين أن استخدام كايزن يتيح المرونة في اتخاذ القرار، إلا أن ممارسيه لا يتخذون القرارات باستخفاف. ويؤكد هذا المبدأ على أهمية جمع الأفكار من مصادر متعددة ومطلعة قبل اتخاذ قرارات ذات أهمية كبيرة. وهذا يقلل بشكل كبير من احتمالية اتخاذ قرارات سيئة، لأنه إذا كان هناك إجماع على كيفية القيام بشيء ما، فمن المحتمل أن تكون فكرة جيدة. كما أن الإجماع يعني أنك ربما تكون أقرب إلى الحقيقة الموضوعية لأن الرأي الواحد هو رأي شخصي، في حين أن إجماع الآراء الذاتية يشكل الهدف.
9. اتخاذ قرارات مستنيرة بالبيانات
يعد استخدام البيانات للتأثير على عملية اتخاذ القرار طريقة قوية لتقليل الأخطاء والتحسين المستمر. يعد تجميع البيانات وتحليلها طريقة ممتازة للكشف عن الاتجاهات التي قد تمر دون أن يلاحظها أحد. ومن الضروري أيضًا قياس أداء أي تغييرات تقوم بتنفيذها للتأكد من أنها تعمل بشكل جيد. إن إنشاء المقاييس قبل إجراء أي تغييرات يمكّنك من تحديد النجاح والفشل والتصرف وفقًا لذلك. يمكن أن يساعد استخدام البيانات في القضاء على مخاطر التحيز والافتراضات البشرية، مما يخلق عملية صنع قرار فعالة وموجهة نحو الهدف.
10. تعلم من خلال العمل
مصطلح " phronesis " هو كلمة يونانية تعني "حكمة التجربة الحية". وهذا ما يروج له كايزن لأنه فلسفة تفضل العمل وتقلل من المماطلة. تقترح الفلسفة أنه لا يوجد سوى قدر معين من التعلم والتخطيط الذي يمكنك القيام به، وأن اتخاذ الإجراءات وممارسة التعلم المعتمد هو الطريقة الحقيقية الوحيدة لتحقيق التقدم.
في اليابان، يربط المحترفون مصطلحًا آخر بكايزن: "جينشي جينبوتسو". وهذا يعني حرفيًا "الموقع الحقيقي، الشيء الحقيقي". يتضمن هذا القول الشائع نفس المعنى الأساسي: اتخاذ الإجراءات وتجربة الشيء الحقيقي وليس النظرية فقط، هو ما يؤدي إلى التنمية.
مخلفات منهجية الكايزن
يستخدم المختصون فكرة الهدر السبعة، أو مودا، في كايزن للتخلص من الهدر عند تجسيد مبادئ كايزن. وإليكم مناطق النفايات السبعة:
- التأخير: يشير هذا إلى أي وقت يقضيه العملاء في الانتظار وعدم تلقي القيمة. إن التركيز على تقديم المنتجات والخدمات إلى السوق بشكل أسرع يمكن أن يوفر وقت الشركة الذي يمكنها استخدامه لتحقيق الإيرادات.
- الإفراط في الإنتاج: يمكن أن يؤدي إنشاء عدد كبير جدًا من وحدات المنتج إلى العديد من المشكلات، مثل المخزون الزائد وقد يؤدي إلى المزيد من النفايات. وتعني هذه المشكلات أن الشركات تنفق المزيد على مساحة التخزين والحفظ، وهو ما لا يفيد الشركة أو العميل.
- الإفراط في المعالجة: يصف هذا فعل القيام بالكثير من العمل على المنتج، إلى الحد الذي يضيع فيه الوقت والمال. إذا كان لدى العميل توقعات معينة، فإن تجاوز هذه التوقعات قد يكون إهدارًا.
- النقل: يمكنك تحسين العناصر المختلفة لعملية النقل لتقليل الهدر في مجالات مثل التأخير والأضرار والخسائر. يؤدي نقل المنتجات دائمًا إلى المخاطرة بإتلافها، ويكون التأخير أمرًا لا مفر منه في بعض الأحيان، ولكن دراسة الخدمات اللوجستية الخاصة بك يمكن أن تكشف في كثير من الأحيان عن فرص للتحسين.
- الحركة غير الضرورية: تشير إلى الحركة غير الضرورية للمنتجات أثناء مرحلة الإنتاج، مما يسبب التآكل والحركة غير الضرورية للأشخاص والآلات. يمكن أن تتسبب الحركة المفرطة في إصابات إجهاد متكررة للموظفين، وقد يتسبب الإفراط في استخدام الآلات في حدوث ضرر، لذا فإن إزالة الحركة غير الضرورية تعد طريقة جيدة لتقليل الهدر.
- المخزون: العناصر الموجودة في المخزون لا تضيف قيمة، سواء كانت مواد خام أو سلع تامة الصنع. يعد النظر إلى المخزون واستنباط طرق لتوليد القيمة طريقة فعالة لتقليل الوقت الذي يقضيه في مواقع التخزين.
- عيوب المنتج: يمكن أن يكون للمنتجات المعيبة تأثير سلبي كبير على الربحية وقد تؤدي إلى مضاعفة تكلفة منتج واحد إذا كان الاستبدال ضروريًا. يمكن أن يكون استخدام "الأسباب الخمسة" طريقة مفيدة للكشف عن سبب العيوب وإيجاد الحل المناسب.
كيف تطبق منهجية الكايزن
يمكن تحقيق تطبيق كايزن من خلال دورة من سبع خطوات تهدف إلى ترسيخ ثقافة التحسين المستمر. تتضمن العملية الخطوات التالية:
1. تعزيز مشاركة الموظفين. تشجيع مشاركة الموظفين من خلال تمكينهم من تحديد القضايا والمشكلات. وهذا النهج يولد الشعور بالملكية في عملية التغيير. في كثير من الأحيان، يتم تحقيق ذلك من خلال إنشاء فرق محددة مسؤولة عن جمع المعلومات ومشاركتها في جميع أنحاء المنظمة.
2. تحديد المشاكل. الاستفادة من ردود الفعل من جميع الموظفين لتحديد المجالات التي تتطلب التحسين أو تقديم الفرص المحتملة. إذا كانت هناك مشكلات متعددة، فقم بإنشاء قائمة شاملة لمعالجة كل واحدة منها بشكل منهجي.
3. تطوير حل استراتيجي. تعزيز ثقافة الابتكار من خلال تشجيع الموظفين على توليد الأفكار الإبداعية. قم بتقييم جميع الأفكار، ثم حدد حلاً فائزًا واحدًا أو أكثر لتنفيذه.
4. تجربة الحل. قم بإشراك جميع أصحاب المصلحة في تنفيذ الحل المختار، وبدء برامج تجريبية أو اختبارات أخرى صغيرة الحجم لتقييم فعاليتها.
5. تقييم النتائج. قم بمراقبة التقدم بانتظام وإشراك العاملين على مستوى الأرض لضمان استمرار مشاركتهم. تقييم نجاح التغيير الذي تم تنفيذه وتحديد فرص التحسين.
6. في حالة تحقيق نتائج إيجابية، يوصى بتنفيذ الحل على مستوى المنظمة.
7. يُنصح بتكرار هذه الخطوات السبع باستمرار لاختبار الحلول الجديدة حسب الحاجة أو معالجة قوائم المشكلات الجديدة.
ما هي مميزات وعيوب الكايزن؟
هناك العديد من المزايا لتطبيق كايزن في المنظمة. ومع ذلك، فمن المهم أن ندرك أن هناك بعض السيناريوهات التي قد لا يكون فيها النهج الأكثر ملاءمة. فيما يلي بعض مزايا وعيوب تطبيق كايزن:
مميزات الكايزن:
1. يساعد كايزن الجميع على التحدث بنفس اللغة: التغييرات الصغيرة المستمرة والتوحيد القياسي يأخذ الجميع تلقائيًا في نفس الصفحة. الموظفون جزء من العملية وإنشائها، ويعملون على تحسين أنفسهم معها.
2. كايزن تخلق عقلية النمو: تأتي قيم الشركة بين أهم مكونات الأعمال الناجحة. كايزن هي وسيلة لتوحيد الجميع من خلال مشاركة نفس العقلية والنهج تجاه العمل والتطوير
3. يزيد كايزن من التحفيز: يتم تحفيز أعضاء الفريق للمشاركة والتحسين عندما يرون أنهم جزء من التغيير. وعندما يرون أفكارهم الصغيرة مدمجة في عملية التحسين المستمر، فإنهم يكونون أكثر حرصًا على المتابعة والمساهمة.
4. تساعدك كايزن على قبول الأفكار الجديدة بشكل أفضل: عندما تكون مؤسستك معتادة على قبول الوضع الراهن، يمكن أحيانًا رؤية الأفكار والفرص الجديدة بشكل سلبي. من خلال نشر استراتيجية التحسين المستمر، سوف يعتاد فريقك على فكرة أن التغيير أمر إيجابي ويقدرونه.
عيوب الكايزن:
1. قد تستفيد المنظمات التي تتسم بمحدودية التواصل من إعطاء الأولوية للتحولات الثقافية أولاً لتعزيز بيئة أكثر انفتاحًا وتعاونًا.
2. قد تؤدي أحداث كايزن التي تعطي الأولوية للأهداف قصيرة المدى إلى توليد موجة من الحماس لا تدوم بمرور الوقت، وبالتالي تفشل في تحقيق نتائج طويلة الأمد.
كيف يمكن تطبيق منهجية كايزن؟
يتمحور كايزن حول إجراء تحسينات صغيرة ومتواصلة في العمليات والإجراءات لتحقيق الكفاءة والجودة العالية. إليك بعض الأمثلة على تطبيق مفهوم كايزن:
1. التحسينات في خط الإنتاج :
في مصنع لتصنيع السيارات، يمكن تطبيق كايزن من خلال دراسة وتحليل كل خطوة في خط الإنتاج للعثور على طرق لتحسين الكفاءة. على سبيل المثال، يمكن إعادة ترتيب المعدات لتقليل الوقت اللازم لنقل الأجزاء بين المراحل المختلفة في عملية التصنيع.
2. تخفيض وقت الإعداد :
في صناعة الأدوات الميكانيكية، يمكن تحسين العمليات من خلال تقليل وقت الإعداد لتشغيل الآلات. يمكن تحقيق ذلك من خلال تنظيم الأدوات بشكل أفضل وتدريب العاملين على إجراءات أسرع وأكثر فعالية.
3. تحسين بيئة العمل :
في مكتب، يمكن تطبيق كايزن من خلال تحسين ترتيب المكتب وتقليل الفوضى. على سبيل المثال، يمكن تحسين تنظيم الملفات والوثائق لتسهيل الوصول إليها، مما يقلل الوقت الضائع في البحث عن المعلومات.
4. تحسين جودة المنتج :
في مصنع لإنتاج الإلكترونيات، يمكن تطبيق كايزن من خلال إجراء تحليل مستمر لجودة المنتجات النهائية واكتشاف أي عيوب. يمكن تنفيذ خطوات صغيرة مثل تحسين الفحص النهائي لكل جهاز قبل تغليفه.
5. تحسين خدمة العملاء :
في مركز خدمة العملاء، يمكن تطبيق كايزن من خلال تدريب الموظفين على تحسين مهارات التواصل وزيادة كفاءة حل المشكلات. يمكن إجراء تحسينات صغيرة في إجراءات التعامل مع الشكاوى لضمان رضا العملاء.
6. تحسين إدارة المخزون :
في شركة تجزئة، يمكن تطبيق كايزن من خلال تحسين إدارة المخزون وتقليل الفاقد. يمكن تحقيق ذلك عن طريق مراقبة مستويات المخزون بانتظام وتنفيذ أنظمة إعادة الطلب التلقائية لتجنب نقص أو فائض المخزون.
كل هذه الأمثلة توضح كيفية تطبيق مفهوم كايزن لتحسين الكفاءة والجودة بشكل مستمر من خلال خطوات صغيرة ولكن مؤثرة، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين الأداء العام للشركة أو المؤسسة
خاتمة
تعد منهجية كايزن استراتيجية قوية ومؤثرة في تحقيق التحسين المستمر داخل المنظمات. من خلال التركيز على التغييرات الصغيرة والمستدامة، تتيح كايزن للشركات تحسين عملياتها بشكل تدريجي ودائم، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة والجودة والرضا العام للموظفين والعملاء. إن إشراك جميع أفراد الفريق في هذه العملية يعزز من ثقافة التعاون والابتكار داخل المنظمة، مما يخلق بيئة عمل إيجابية ومثمرة. عبر تطبيق مبادئ كايزن بفعالية، يمكن للشركات مواجهة تحديات السوق المتغيرة باستمرار، والبقاء في طليعة التقدم التكنولوجي والاقتصادي.
