مكتب إدارة المشاريع - مركز التميز: دوره الاستراتيجي وكيفية تعظيم فعاليته

• 2024-09-18
• حدثت في 2024-09-18
• القيادة والادارة |

في عالم الأعمال المعاصر، حيث تتسارع وتيرة التغيير والتطور التكنولوجي، يصبح من الضروري أن تتبنى المؤسسات أساليب متقدمة لإدارة مشاريعها بفعالية وكفاءة. يعتبر مكتب إدارة المشاريع، أو مركز التميز في إدارة المشاريع، أحد الأدوات الحيوية التي تسهم في تحقيق أهداف المؤسسات وتعزيز قدرتها التنافسية. يهدف مركز التميز إلى تحسين جودة إدارة المشاريع من خلال تقديم المعرفة والخبرات المتخصصة، وتطبيق أفضل الممارسات، وتطوير استراتيجيات فعالة لإدارة المشاريع. في هذه المقالة، سنستعرض أهمية مركز التميز في إدارة المشاريع، ودوره في تحسين الأداء المؤسسي، وكيفية الاستفادة من خبراته لتحقيق نتائج متميزة .

ما هو مكتب إدارة المشاريع (PMO)

مكتب إدارة المشاريع (PMO) هو وحدة تنظيمية داخل المؤسسة تهدف إلى توحيد وتنسيق إدارة المشاريع عبر المؤسسة. يساهم PMO في وضع المعايير والمنهجيات والإجراءات لضمان تنفيذ المشاريع بفعالية وكفاءة. كما يوفر دعماً عملياً وتوجيهياً لفرق المشاريع من خلال توفير أدوات وتقنيات متخصصة، وإدارة الموارد، وتتبع تقدم المشاريع. يلعب مكتب إدارة المشاريع دورًا هامًا في تحسين الأداء وضمان أن المشاريع تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة وتُنفذ ضمن الموازنة المحددة والجداول الزمنية المعتمدة .

أدوار ومسؤوليات مكتب إدارة المشاريع

يُعتبر مكتب إدارة المشاريع ( PMO ) بمثابة لجنة تنظيمية تهدف إلى توحيد معايير تنفيذ المشاريع لضمان الحفاظ على الإنتاجية. يقدم PMO إرشادات لمديري المشاريع ويطور معايير لقياس فعالية إدارة المشاريع.

تشترك معظم مكاتب إدارة المشاريع في أدوار ومسؤوليات محددة، منها:

• التخطيط الاستراتيجي وحوكمة المشاريع: يتضمن تحديد معايير المشاريع، واختيار المشاريع التي تتماشى مع أهداف الأعمال، وتقديم المشورة للإدارة بشأن نسبة التكلفة إلى الفائدة.
• تعريف منهجية إدارة المشاريع: تحديد المنهجية التي سيتم استخدامها في المشروع، مثل نموذج الشلال ( Waterfall ) أو الإطار المرن ( Agile ).
• أفضل الممارسات: إدارة الأصول العملية التنظيمية وتوحيد الإجراءات وإنشاء ممارسات إدارة المشاريع لجميع الأقسام في المؤسسة.
• بناء ثقافة مؤسسية مشتركة: يجب على مكتب إدارة المشاريع تقييم نضج إدارة المشاريع في المنظمة ووضع ثقافة مشروع مشتركة من خلال التواصل والتدريب على التقنيات والمنهجيات وأفضل الممارسات.
• إدارة الموارد: إدارة وتخصيص الموارد عبر المشاريع استنادًا إلى الأولويات والجداول الزمنية والميزانيات.
• إنشاء أرشيفات المشاريع والأدوات: يوفر مكتب إدارة المشاريع الدعم الإداري ويستثمر في قوالب وأدوات وبرمجيات لتسهيل إدارة المشاريع بفعالية أكبر.

إلى جانب ذلك، يسهم مكتب إدارة المشاريع في تحسين أداء المؤسسة ككل من خلال ضمان أن المشاريع تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية وتُنفذ بفعالية وضمن الموارد المتاحة.

ما هي الأنواع الثلاثة لمكاتب إدارة المشاريع ( PMOs )؟

هناك ثلاثة أنواع من مكاتب إدارة المشاريع الداخلية. يعتمد اختيار النوع المناسب على وضع الشركة الحالي، ومدى تنظيم المشاريع، والاحتياجات الخاصة للمؤسسة.

1. مكتب إدارة المشاريع الداعم ( Supportive PMO ):

يركز هذا النوع على تقديم التوجيه والتدريب والمعلومات والدعم دون أن يكون إلزامياً. غالبًا ما يوفر مكتب إدارة المشاريع الداعم اقتراحات وهيكلية لتنفيذ المشاريع، ولكنه يترك لمديري المشاريع الحرية في تبني تلك الاقتراحات من عدمه. يتميز هذا النوع من PMO بأنه يمنح مرونة كبيرة للفرق التي تعمل على المشاريع، ما يجعله مناسبًا للشركات التي تحتاج إلى بعض التنظيم ولكن لا ترغب في فرض قيود صارمة.

2. مكتب إدارة المشاريع المتحكم ( Controlling PMO ):

هذا النوع يكون أكثر إفادة إذا كنت بحاجة إلى توحيد العمليات والتأكد من أن كل الفرق تسير بنفس الوتيرة. على عكس PMO الداعم، يقوم PMO المتحكم بتوحيد الإرشادات ويطالب مديري المشاريع باتباع تلك الإرشادات بفعالية. بالإضافة إلى ذلك، قد يقوم هذا المكتب بمراجعة المشاريع للتأكد من أنها تتوافق مع المعايير المحددة. يعد هذا النوع مناسباً للشركات التي تعاني من عدم تنظيم العمليات وتحتاج إلى تقليل التباين في أساليب إدارة المشاريع.

3. مكتب إدارة المشاريع التنفيذي ( Directive PMO ):

يتولى مكتب إدارة المشاريع التنفيذي بشكل مباشر عناصر إدارة المشاريع ويقوم بتنسيق أغلب تفاصيل التخطيط للمشروع، مثل تخصيص الموارد، وإدارة مخاطر المشاريع، وتحديد نطاق المشروع. بما أن PMO التنفيذي يدير غالبية المبادرات الكبيرة، فإنه يميل إلى توظيف عدد أكبر من الأفراد مقارنة بالأنواع الأخرى. هذا النوع مناسب للشركات الكبيرة أو المعقدة التي تحتاج إلى إشراف مركزي وشامل لضمان نجاح المشاريع وتوافقها مع الأهداف الإستراتيجية.

بالإضافة إلى ذلك، يساعد اختيار نوع PMO المناسب في تحسين الكفاءة الإجمالية للمؤسسة ويسهم في تحقيق التوازن بين المرونة والانضباط التنظيمي، مما يساعد في تحقيق أهداف المشاريع بشكل أفضل.

فوائد مكتب إدارة المشاريع ( PMO )

الفائدة الكبرى من وجود مكتب إدارة المشاريع ( PMO ) هي الحصول على الأدوات التي تساعد في توحيد الأنظمة والعمليات. عندما يعمل جميع أعضاء الفريق بانسجام، يتم تقليل العوائق أمام التعاون بين الأقسام المختلفة، مما يؤدي إلى تنفيذ الأعمال ذات التأثير الأكبر.

ومع ذلك، فإن توحيد الأنظمة والعمليات يعد من أكثر التحديات التي تواجه PMO وأحد الأسباب الرئيسية لإنشائه. بمرور الوقت، تتطور الفرق والأقسام بشكل طبيعي لاتباع عملياتها الخاصة. ولكي تقوم كل فريق بتنفيذ أعماله بأفضل شكل، تقوم باعتماد معايير وتقنيات وأدوات إدارة المشاريع الخاصة بها. ولكن هذا التنوع في الأدوات والعمليات الخاصة بكل فريق قد يؤدي بسرعة إلى إنشاء ما يُعرف بـ "العزلة المعلوماتية" وفجوات في المعرفة.

إذا لم تتم معالجة هذه العزلة، فإنها تؤدي إلى عدم الكفاءة التشغيلية وتجعل التنسيق بين الفرق المتعددة الوظائف أكثر صعوبة. هنا يأتي دور مكتب إدارة المشاريع، حيث يساعد في توحيد العمليات ويقلل من هذه العزلة، مما يعزز الكفاءة التشغيلية.

إلى جانب ذلك، يساعد PMO في تحقيق ما يلي:

- توجيه المشاريع نحو الاستراتيجية المؤسسية: يضمن أن العمل اليومي مرتبط بأهداف الشركة العامة.

- تمكين التعاون بين الأقسام المختلفة: من خلال توحيد الأنظمة وتسهيل تبادل المعلومات بين الفرق.

- تعزيز اتخاذ القرارات الإستراتيجية: من خلال تطبيق حوكمة المشاريع وضمان استيفاء المعايير.

- تأسيس معايير موحدة لإدارة المشاريع: يتم اعتمادها على مستوى المؤسسة، مما يضمن تماسك العمل.

- مشاركة الرؤية والبيانات في الوقت الفعلي: بين الفرق، مما يعزز التواصل والفهم المشترك.

- نشر أفضل الممارسات: يتم تطويرها ومشاركتها ومراقبتها في جميع أنحاء المؤسسة.

- تدريب مديري المشاريع الجدد: وتعليم مهارات جديدة لإدارة المشاريع.

- دمج البيانات عبر المؤسسة: وإتاحتها للجميع مما يعزز الوصول إلى المعرفة.

- زيادة الكفاءة التشغيلية: من خلال توحيد العمليات وتبسيطها.

- تحسين استخدام الموارد: من خلال وضع خطة لإدارة الموارد.

- تقليل الوقت والتكلفة: التي تُنفق على المشاريع عبر تحسين العمليات واستغلال الموارد بشكل فعال.

من خلال وجود PMO فعال، يمكن تحسين الكفاءة الشاملة وتوجيه الجهود نحو تحقيق أهداف الشركة بأفضل طريقة ممكنة.

ما هو مركز التميز؟

إن مركز التميز هو مجموعة ذات مجال تركيز مشترك وخبرة في موضوع معين تستخدمها لدعم الآخرين، وعادة ما يكون ذلك من خلال تقديم النصائح والرؤى والتدريب والبحث. وقد تعمل هذه المجموعة على توحيد أفضل الممارسات لتبنيها على مستوى الشركة وتقديم المشورة بشأن التخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرار والتنفيذ. فإن مراكز التميز هي "مركز مادي أو افتراضي للمعرفة يركز على الخبرات والموارد الموجودة في تخصص أو قدرة على تحقيق والحفاظ على أداء وقيمة من الطراز العالمي". وعادة ما تشتمل هذه المراكز على أصحاب المصلحة الداخليين وخبراء الموضوع الداخليين و/أو الخارجيين، فضلاً عن الموظفين الذين يقومون عادةً بتنفيذ العمل. على سبيل المثال، تخيل أن قيادة التسويق عبر خطوط المنتجات المختلفة مكلفة بتشكيل مركز التميز لتنفيذ أفضل رعاية اجتماعية للعملاء في فئتها لعملائك. قد تستعين بخبراء خارجيين، مثل المستشارين المستقلين أو خبراء الموضوع ( SMEs )، لمساعدة القيادة في تحديد أفضل طريقة لتقديم التدريب والنصائح والموارد للفرق. يمكن للقيادة الداخلية والجهات الداعمة الخارجية بعد ذلك تقديم الرؤى والمعرفة المجمعة للأشخاص الذين ينفذون العمل الذي يجب القيام به، والذي قد يشمل موارد داخلية وخارجية. قد تحتاج أيضًا إلى دعم إدارة المشروع من الموارد الداخلية أو الخارجية. يعد الاستفادة من الموارد الداخلية والخارجية بطريقة مختلطة جانبًا بالغ الأهمية من عمل مركز التميز. تساعد مراكز التميز في تحسين كيفية إنجاز العمل. لهذا السبب قد تسمع عنها بطرق متنوعة بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:

• خدمات الأعمال العالمية/الخدمات المشتركة متعددة الوظائف
• المركز العالمي الممول داخليًا
• منظمة الخدمات المشتركة العالمية
• مركز الكفاءة/مركز الكفاءة العالمي
• مركز القدرات

ما هي أنواع مراكز التميز؟

هناك أنواع مختلفة من مراكز التميز — بناءً على احتياجاتك، يمكنك إنشاء مركز تميز لأي قسم أو وحدة عمل. فيما يلي بعض الأمثلة الشائعة لمجالات العمل التي قد تستفيد من مركز التميز.

• الاستشارات الداخلية
• سلسلة التوريد
• ضمان الجودة
• تحليلات الأعمال
• الذكاء الاصطناعي ( AI )
• أتمتة العمليات الروبوتية ( RPA )
• إنترنت الأشياء ( IoT )
• التحول الرقمي
• التمويل والمحاسبة
• الموارد البشرية
• التطوير السريع
• الابتكار
• البحث والتطوير
• العمليات

المهام الرئيسية لمراكز التميز ( CoE ):

1. تشغيل الأعمال ( Run the business ):

تركز مراكز التميز التي تعنى بتشغيل الأعمال على تحقيق الكفاءة في المؤسسة وتحقيق التأثير الإيجابي على الأرباح. تعمل هذه المراكز على تقليل التكاليف المرتبطة بالمعاملات الإدارية وتحسين دعم اتخاذ القرارات التشغيلية. على سبيل المثال، في وحدة المالية يمكن أن تشمل العمليات المحاسبة الدائنة ( A/P )، المحاسبة المدينة ( A/R )، التقارير النفقات، والمحاسبة الضريبية. أما في الموارد البشرية، فقد تتضمن هذه العمليات الرواتب أو الامتيازات. في قسم تكنولوجيا المعلومات، يمكن أن تتعلق هذه المراكز بخدمات مكاتب المساعدة، أو البنية التحتية للشبكات، أو العمليات التشغيلية.

تساهم هذه المراكز في تعزيز سير الأعمال اليومي وضمان استمرارية العمليات بسلاسة، حيث تلعب دورًا كبيرًا في تحسين الكفاءة التشغيلية للمؤسسات، مما ينعكس بشكل مباشر على تخفيض التكاليف وزيادة الفعالية.

2. نمو الأعمال ( Grow the business ):

مراكز التميز المعنية بنمو الأعمال تهدف إلى تحقيق تحسينات في الإنتاجية والمنافسة. تأخذ هذه المراكز على عاتقها تحسين القدرة التنافسية للمؤسسة وتحسين التكاليف التشغيلية. يمكن أن تتخذ شكل خدمات الأعمال المتكاملة، خدمات التحليل، أو تطوير التطبيقات. على سبيل المثال، تطوير التطبيقات لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ( ERP ) ومراكز الكفاءات المتخصصة هي أمثلة على هذا النوع من المراكز، بالإضافة إلى منظمات الاستشارات الداخلية.

تعتمد هذه المراكز على تطوير الحلول المبتكرة التي تمكن الشركات من تحسين كفاءتها التشغيلية وزيادة حصتها السوقية. غالبًا ما تقوم بتطوير مشاريع تحسين مستدامة عبر تبني استراتيجيات قائمة على البيانات والتكنولوجيا.

3. تحويل الأعمال ( Transform the business ):

تركز مراكز التميز التي تهتم بتحويل الأعمال على التحول الاستراتيجي للمؤسسة من خلال المساهمة الاستراتيجية والمحاذاة. تعمل هذه المراكز على قيادة الابتكار واكتشاف القدرات الاستراتيجية الجديدة، مثل الأسواق أو المنتجات أو نماذج الأعمال الجديدة. غالبًا ما تكون هذه المراكز هي مراكز الابتكار أو فرق البحث والتطوير المتخصصة.

تشمل مهام هذه المراكز تطوير الابتكارات التي تمكّن الشركات من التحول إلى أسواق جديدة أو تطوير منتجات وخدمات متميزة تواكب التغيرات في السوق. تسعى أيضًا إلى تعزيز روح الابتكار في الشركة، مما يمكنها من البقاء في طليعة المنافسة العالمية.

إن مراكز التميز تمثل جزءًا حيويًا من أي منظمة تسعى إلى النمو والتحول. فهي تسهم في تحويل استراتيجيات الشركات إلى واقع ملموس عبر التحسينات المستدامة وتطوير القدرات الاستراتيجية الجديدة. يمكن لمراكز التميز أن تؤثر بشكل مباشر في أداء الشركة من خلال التغيير الثقافي والابتكار المستمر. علاوة على ذلك، فإن هذه المراكز تلعب دورًا حاسمًا في تحفيز التحول الرقمي وتعزيز التكيف مع التقنيات الحديثة.

كل مركز من مراكز التميز يجب أن يكون له أهداف محددة تتناسب مع استراتيجيات الشركة العامة، ويجب أن تكون الفرق العاملة في هذه المراكز مجهزة بالموارد الكافية والمهارات اللازمة لتحقيق تلك الأهداف.

ما هي فوائد مراكز التميز؟

مراكز التميز ( CoEs ) تقدم العديد من الفوائد للشركات والمؤسسات التي تنشئها. يمكن تلخيص هذه الفوائد في النقاط التالية:

1. تحسين الكفاءة التشغيلية:

تساعد مراكز التميز في تحسين كفاءة العمليات من خلال توحيد الإجراءات وتطبيق أفضل الممارسات. بفضل تركيزها على عملية معينة أو مجال تخصص، يمكن أن تسهم في تقليل التكاليف التشغيلية وتحسين استخدام الموارد.

2. تعزيز الابتكار:

توفر مراكز التميز بيئة مناسبة للابتكار والتجربة. من خلال تخصيص الموارد لتطوير حلول جديدة واستكشاف تقنيات جديدة، تعزز هذه المراكز القدرة على الابتكار وتطوير منتجات وخدمات جديدة.

3. تحسين الجودة:

بفضل التركيز على التميز في مجال معين، تعمل مراكز التميز على تحسين جودة المنتجات والخدمات. يمكن أن تساعد في تطوير معايير أداء عالية وتطبيقها، مما يؤدي إلى تحسين نتائج الأعمال بشكل عام.

4. توفير الخبرة والتدريب:

تقوم مراكز التميز بتوفير خبرات متعمقة في مجالات معينة، مما يعزز من مستوى المعرفة والمهارات داخل المنظمة. تسهم في تدريب الموظفين وتطوير مهاراتهم في المجالات المتخصصة، مما يعزز من كفاءتهم المهنية.

5. دعم اتخاذ القرار:

من خلال توفير بيانات دقيقة وتحليلها، تساهم مراكز التميز في تحسين عملية اتخاذ القرارات الاستراتيجية. توفر المراكز تحليلات متعمقة ورؤى قيمة تساعد في تحديد الاتجاهات والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية.

6. تعزيز التعاون بين الفرق:

تعمل مراكز التميز على تحسين التعاون بين الفرق المختلفة داخل المؤسسة. من خلال توفير منصة للتعاون ومشاركة المعرفة، يمكن أن تسهم في تعزيز التنسيق بين فرق العمل المختلفة وتحقيق أهداف مشتركة.

7. تحقيق التميز التنافسي:

توفر مراكز التميز ميزة تنافسية للشركات من خلال تطوير حلول مبتكرة وتطبيق أفضل الممارسات. يمكن أن تساعد في تحسين الميزة التنافسية للشركة في السوق وتعزيز قدرتها على التفوق على المنافسين.

8. توفير تكلفة التكرار:

بتوحيد المعرفة والموارد في مجال معين، تساعد مراكز التميز على تجنب تكرار الجهود والمشاريع عبر مختلف الأقسام. هذا يساهم في تحقيق وفورات في التكاليف ويعزز من استخدام الموارد بشكل أكثر كفاءة.

9. تعزيز التحول الرقمي:

تلعب مراكز التميز دورًا مهمًا في دعم التحول الرقمي للمؤسسات من خلال تطوير تقنيات جديدة وتحسين العمليات الرقمية. تساعد الشركات على التكيف مع التغيرات التكنولوجية وتبني الابتكارات الحديثة.

في المجمل، تساهم مراكز التميز في تعزيز أداء الشركات وتعزيز قدرتها على التكيف مع التغيرات في السوق والتكنولوجيا، مما يؤدي إلى تحقيق نجاح طويل الأمد.

أسئلة شائعة

ما هو الدور الأساسي لمكتب إدارة المشاريع - مركز التميز داخل المؤسسة؟

يتمثل الدور الأساسي لمكتب إدارة المشاريع - مركز التميز في تحسين فعالية وكفاءة إدارة المشاريع داخل المؤسسة. يقوم المركز بتوحيد الأساليب والمعايير، وتقديم الدعم الفني والاستشاري، مما يسهم في تحقيق نجاح المشاريع وضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة. كما يلعب المركز دورًا حيويًا في إدارة الموارد بشكل فعال وتنفيذ المشاريع وفقًا لأعلى معايير الجودة.

كيف يساهم مركز التميز في التعامل مع التحديات المعقدة في بيئة الأعمال؟

يساهم مركز التميز في التعامل مع التحديات المعقدة من خلال تقديم استراتيجيات وخبرات متخصصة في إدارة المشاريع. يساعد المركز المؤسسات على التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة الأعمال عبر تطوير حلول مبتكرة وتطبيق أفضل الممارسات. كما يعمل على تعزيز قدرة الفرق على التعامل مع المشكلات المعقدة بفعالية، مما يساهم في تحقيق نتائج متميزة.

ما هي أهمية الاستثمار في تطوير مراكز التميز في سياق النمو والتطوير المؤسسي؟

الاستثمار في تطوير مراكز التميز يعد خطوة استراتيجية هامة في سياق النمو والتطوير المؤسسي لأنه يعزز من قدرة المؤسسات على تحقيق التميز والابتكار. من خلال تحسين إدارة المشاريع وتوحيد الأساليب والمعايير، يمكن للمؤسسات الاستفادة القصوى من مواردها وتحقيق أهدافها الاستراتيجية بكفاءة أعلى. كما يساعد المركز في تعزيز القدرة على التكيف مع التغيرات السريعة وتحقيق النجاح في بيئة الأعمال المتغيرة.

في الختام، يلعب مكتب إدارة المشاريع - مركز التميز دورًا محوريًا في تعزيز فعالية وكفاءة إدارة المشاريع داخل المؤسسات. من خلال توحيد الأساليب والمعايير، وتقديم الدعم الفني والاستشاري، وتحقيق الاستفادة القصوى من الموارد المتاحة، يسهم المركز في تحقيق نجاح المشاريع وتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة. إن الاستثمار في تطوير مراكز التميز يعزز من قدرة المؤسسات على التعامل مع التحديات المعقدة ويتيح لها التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة الأعمال. لذلك، يعد تأسيس مكتب إدارة المشاريع كجزء من استراتيجيات النمو والتطوير المؤسسي خطوة استراتيجية هامة نحو تحقيق التميز والابتكار .

المصادر

catalant – automationanywhere