ميثاق المشروع: الأساس لنجاح إدارة المشاريع

• 2024-11-19
• حدثت في 2024-11-19
• ادارة المشاريع |

في عالم إدارة المشاريع، يُعتبر ميثاق المشروع (Project Charter) من أهم الوثائق الأساسية التي تحدد الإطار العام للمشروع وتمنحه الشرعية للانطلاق. فهو يمثل الاتفاق الأولي بين الأطراف المعنية ويوضح الأهداف الرئيسية، نطاق العمل، والموارد المطلوبة لتحقيق النجاح. يساهم الميثاق في توجيه فريق العمل وتحديد المسؤوليات لضمان التفاهم المشترك منذ البداية. في هذا المقال، سنتعرف على مكونات ميثاق المشروع، أهميته، والخطوات الأساسية لإعداده بشكل احترافي .

ما هو ميثاق المشروع؟

ميثاق إدارة المشروع، المعروف أيضًا باسم بيان المشروع أو تقرير تعريف المشروع، هو عرض موجز للأهداف والنطاق والمسؤوليات المطلوبة للموافقة على المشروع من أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع. يضع هذا المصدر الذي لا جدال فيه لتفاصيل المشروع الأساس للمشاريع القادمة باستخدام تفسيرات قصيرة وموجزة للعناصر الرئيسية التي توجه تقدمك. عندما تضع خططك كتابيًا، يمكن لفريقك الرجوع إليها طوال مرحلة تنفيذ المشروع لتجنب الإفراط في تمديد الميزانية أو التوسع في النطاق (عندما تزداد متطلبات المشروع بمرور الوقت) .

يٌذكرك ميثاق المشروع أيضًا بإشراك أصحاب المصلحة طوال المشروع. إن معرفة من هو ضروري لتحقيق نتيجة ناجحة مسبقًا والحصول على ذلك كتابيًا يساعد في ضمان عدم انحرافك عن المعايير والتوقعات. يجب على مديري المشاريع استخدام الميثاق لـ :

• تفويض المشروع .
• توفير الفهم المشترك والعمل كخط أساس طوال المشروع .
• محاسبة جميع المشاركين على مسؤولياتهم وأدوارهم داخل المشروع .

الفرق بين ميثاق المشروع (Project Charter) وخطة المشروع (Project Plan)

مكونات ميثاق المشروع :

• اسم المشروع : تعريف واضح بالمشروع .
• الغرض : لماذا يتم تنفيذ المشروع وما هي الحاجة التي يلبّيها؟
• الأهداف : النتائج الرئيسية المتوقعة من المشروع .
• نطاق المشروع (Scope): تحديد ما سيتم تضمينه أو استبعاده من المشروع .
• المخاطر الأولية : نظرة عامة على المخاطر المحتملة .
• الميزانية الأولية : تقدير عام للتكاليف .
• الموارد : الأطراف أو الفرق المشاركة .
• تاريخ البدء والانتهاء المتوقعين : لتحديد الإطار الزمني المبدئي .
• الراعي : الجهة المسؤولة عن المشروع وتمويله .

تعريف خطة المشروع (Project Plan): 
خطة المشروع هي وثيقة أكثر تفصيلاً تُستخدم لإدارة المشروع بعد الموافقة عليه. تُعتبر خارطة طريق تُحدد كيفية تحقيق الأهداف من خلال إدارة الجداول الزمنية، الموارد، الميزانية، المخاطر، والاتصال .

مكونات خطة المشروع :

• الجدول الزمني : تفاصيل المراحل والأنشطة والمهام، مع تواريخ الإنجاز .
• الموارد : الأشخاص والمعدات والمواد المطلوبة .
• إدارة المخاطر : تحديد المخاطر المحتملة وكيفية معالجتها .
• خطة الاتصال : كيفية تبادل المعلومات بين الفريق والأطراف المعنية .
• الميزانية التفصيلية : تقسيم التكاليف على الأنشطة والمراحل المختلفة .
• الجودة : المعايير المطلوبة لضمان نجاح المشروع .

لماذا ميثاق المشروع مهم؟

هناك العديد من الأسباب التي تجعل مواثيق المشروع مهمة، بما في ذلك:

إنها تخلق إطارًا محددًا مسبقًا للمشروع

إنها تساعد في تحديد قيمة المشروع وما إذا كان يستحق التنفيذ

إنها تساعد في التنبؤ بنتيجة المشروع من خلال تحديد معايير النجاح والمعالم

إنها تساعد في توقع القيود والصعوبات التي قد يواجهها المشروع بحيث تكون الفرق مجهزة بشكل أفضل للتعامل معها

إنها تضمن بقاء مخرجات المشروع تحت السيطرة وعدم تجاوزها لموارد الشركة

إنها تحدد سلطة مدير المشروع، بما في ذلك الأدوار والمسؤوليات الرئيسية

إنها توفر الوقت من خلال ضمان النظر في المشكلات واستكشاف الأخطاء وإصلاحها قبل حدوثها

إنها توفر الوضوح عندما يتعلق الأمر بسلطة الإنفاق والالتزام بالميزانية

إنها تضمن بقاء جميع أعضاء الفريق في المهمة ومنتجين من خلال توجيه الإجراءات والمعالم

إنها تلهم الثقة وتمنح الفرق ضمانًا لقدرة مدير المشروع على قيادة الفريق وتحقيق أهداف المشروع

إنها تحدد أهمية المشروع

إنها تسهل الفهم الأفضل لأصحاب المصلحة وأعضاء الإدارة العليا الآخرين

إنها تضيف الشفافية إلى المشروع من خلال تحديد الميزانية مسبقًا المتطلبات

يمكن لمديري المشاريع توزيعها خارج الفريق على رعاة المشروع لأغراض التسويق والمبيعات

متى تستخدم ميثاق المشروع

هناك عدد من الاستخدامات لميثاق المشروع طوال عمر المشروع، بما في ذلك:

الترويج للمشروع: يكون ميثاق المشروع مهمًا إذا كنت بحاجة إلى جذب المزيد من أصحاب المصلحة. يمكن لأصحاب المصلحة أيضًا استخدام هذه الوثيقة عندما يحتاجون إلى تخصيص الموارد، وخاصةً إذا كانت هناك تعارضات مع مشاريع أخرى. يتيح لهم امتلاك ميثاق المشروع إظهار للإدارة سبب ضرورة إعطاء هذا المشروع الأولوية.

مشاركة الرؤية : يساعد ميثاق المشروع المكتوب جيدًا في ضمان معرفة الجميع، من أصحاب المصلحة إلى كل عضو في فريق المشروع، بما يفعلونه ولماذا. يمكن أن يؤدي هذا التوحيد في الغرض إلى إنشاء فريق أكثر تماسكًا وزيادة فرصة إكمال المشروع بنجاح وفي الوقت المحدد.

إكمال وثائق المشروع: يلخص ميثاق المشروع المعلومات حول المشروع التي تشرحها وثائق المشروع الأخرى بمزيد من التفصيل. وبالتالي، يمكنك استخدامه للمساعدة في التأكد من أن لديك جميع الوثائق ذات الصلة بالمشروع.

إبقاء المشروع على المسار الصحيح: أثناء مسار المشروع، يمكنك استخدام ميثاق المشروع لتذكير فريق المشروع بغرض ونطاق المشروع. يساعد هذا الجميع على التركيز على المهام التي يجب إنجازها.

الحفاظ على الروح المعنوية والدافعية: يمكن أن تساعد ميثاق المشروع الذي يصف أهداف المشروع بوضوح في تعزيز الروح المعنوية للفريق أثناء تحقيق كل هدف. كما أن وجود فكرة واضحة عن غرض المشروع قد يحفز الجميع على العمل نحو تحقيق هذه الأهداف.

كيفية كتابة ميثاق المشروع

فيما يلي بعض الخطوات التي قد تفكر فيها عند كتابة ميثاق المشروع:

1. جمع الفريق

عندما تكون مستعدًا لكتابة ميثاق المشروع، ادعُ إلى اجتماع لأصحاب المصلحة وأولئك الذين هم جزء من فريق المشروع. يمكنهم تقديم رؤى ووجهات نظر قد لا تفكر فيها بمفردك. أيضًا، نظرًا لأنهم سيعملون على المشروع ولديهم أكبر قدر من الاهتمام به، فيمكنهم مساعدتك في التأكد من اكتمال المعلومات الموجودة في الميثاق وصحتها.

2. كتابة بيان رؤية المشروع

قد تقوم أو لا تقوم بتضمين بيان رؤية في ميثاق المشروع الخاص بك، ولكن كتابة بيان سيساعدك في تلخيص ما تحاول تحقيقه من خلال المشروع. يجب أن يلخص هذا البيان أهداف وغايات المشروع بطريقة واضحة لك ولجميع أعضاء فريق المشروع. من بيان الرؤية هذا، يمكنك أنت والفريق تطوير قائمة الأهداف والمخرجات وتحديد نطاق المشروع.

3. إنشاء أو استخدام قالب

تميل مواثيق المشروع إلى احتواء مجموعة قياسية من المعلومات. باستخدام قالب، يمكنك التأكد من أن ميثاقك يتبع هذا المعيار ويتضمن جميع المعلومات ذات الصلة. يمكنك تنزيل قالب من الإنترنت، أو إنشاء القالب الخاص بك حسب إحتياجات مشروعك

4. جمع المعلومات التي تحتاجها

قبل أن تتمكن من إكمال قالب ميثاق المشروع الخاص بك، تحتاج إلى التأكد من أن لديك جميع المعلومات الضرورية. تتضمن هذه المعلومات:

خطة التنفيذ التي تتكون من جدول زمني.

تنظيم المشروع، بما في ذلك أصحاب المصلحة والعملاء والفريق الذي سيعمل على المنتجات القابلة للتسليم كل يوم والأدوار الأساسية الأخرى

المخاطر والعقبات المحتملة التي تحتاج إلى التخطيط لها

5. أكمل القالب الخاص بك

يوفر لك القالب الخاص بك الهيكل الأساسي لميثاق المشروع. بمجرد جمع المعلومات ذات الصلة، يمكنك إكمال القالب عن طريق وضع كل قطعة من المعلومات في مكانها المناسب. تأكد من أن المعلومات التي تقدمها محددة. استخدم النقاط العريضة والرسوم البيانية إذا كان ذلك يساعدك في تقديم المعلومات بأوضح طريقة. يجب أن تكون ميثاق مشروعك موجزًا. يحتاج كل موضوع إلى بضع جمل فقط. ستوفر وثائق المشروع الأخرى مزيدًا من التفاصيل حول كل عنصر.

6. الحصول على الموافقات

إذا كنت قد طورت ميثاق مشروعك مع جميع أصحاب المصلحة وفريق المشروع، فقد لا تحتاج إلى هذه الخطوة. ومع ذلك، إذا كنت قد طورت الميثاق بمفردك أو في فريق صغير، فأنت بحاجة إلى تقديمه لأصحاب المصلحة وفريق المشروع للحصول على موافقتهم. هذه خطوة مهمة للتأكد من أن المشروع المقترح يحظى بدعم ودعم الفريق وللتأكد من موافقة الجميع على النتائج والتكلفة والجدول الزمني.

مثال على ميثاق مشروع ( Project Charter ):

اسم المشروع:

تطوير تطبيق موبايل لإدارة المهام الشخصية

الغرض من المشروع:

تقديم تطبيق موبايل مبتكر يساعد المستخدمين على تنظيم مهامهم اليومية وزيادة إنتاجيتهم، مع توفير ميزات مخصصة تسهل تتبع التقدم والإنجاز.

الأهداف الرئيسية:

1. تصميم تطبيق سهل الاستخدام وفعّال لإدارة المهام الشخصية.

2. إطلاق النسخة الأولى من التطبيق خلال 6 أشهر.

3. تحقيق 10,000 تحميل للتطبيق خلال الشهر الأول من الإطلاق.

نطاق المشروع ( Scope ):

- ما يتضمنه المشروع:

- تصميم واجهة المستخدم وتجربة المستخدم ( UI/UX ).

- تطوير تطبيق لأنظمة Android و iOS .

- دمج ميزة التذكيرات والإشعارات.

- اختبار التطبيق لضمان الجودة.

- ما لا يتضمنه المشروع:

- تطوير إصدار للويب.

- تقديم خدمات دعم على مدار الساعة.

المخاطر الأولية:

1. تأخير في تطوير التطبيق بسبب مشاكل تقنية.

2. عدم تحقيق التفاعل المتوقع من الجمهور المستهدف.

3. تجاوز الميزانية المحددة بسبب متطلبات إضافية.

الموارد المطلوبة:

- فريق من 5 مطورين و2 مصممي واجهات.

- ميزانية قدرها 50,000 دولار أمريكي.

- أدوات تطوير مثل Flutter و Firebase .

الجدول الزمني المبدئي:

- بداية المشروع: 1 ديسمبر 2024.

- إطلاق النسخة الأولية: 31 مايو 2025.

الراعي ( Sponsor ):

شركة "تقنيات المستقبل"

المدير المسؤول عن المشروع:

أحمد خليل – مدير تطوير المنتجات

أسئلة شائعة

ما هو الغرض الرئيسي لميثاق المشروع؟

الغرض الرئيسي لميثاق المشروع هو تقديم وثيقة رسمية تُعطي الإذن ببدء المشروع وتُحدد الإطار العام له. يشمل ذلك الأهداف الرئيسية، نطاق العمل، الأطراف المعنية، وتوضيح الموارد اللازمة. يُعتبر الميثاق أداة لضمان التفاهم المشترك بين جميع الأطراف المعنية، مما يساعد في تجنب النزاعات المستقبلية وتوجيه المشروع نحو تحقيق أهدافه بكفاءة.

ما الفرق بين ميثاق المشروع وخطة المشروع؟

ميثاق المشروع يُستخدم كبداية رسمية للمشروع لتحديد الأهداف العامة ونطاق العمل والحصول على الموافقة الرسمية من الإدارة العليا. أما خطة المشروع فهي وثيقة تفصيلية تُركز على كيفية تنفيذ المشروع، بما في ذلك الجدول الزمني، توزيع الموارد، إدارة المخاطر، وخطط الاتصال. الميثاق هو الوثيقة الأولية، بينما الخطة هي أداة تنفيذية تُتابع طوال دورة حياة المشروع.

ما هي أهمية ميثاق المشروع؟

ميثاق المشروع يُعتبر مرجعًا أساسيًا طوال المشروع، حيث يضمن وضوح الأهداف ونطاق العمل. كما يساعد في تحديد المسؤوليات وتجنب الغموض في الأدوار. بالإضافة إلى ذلك، يُعتبر أداة للتواصل بين الأطراف المعنية وتعزيز الالتزام بدعم المشروع.

ما هي الأخطاء الشائعة عند إعداد ميثاق المشروع؟

- عدم تحديد نطاق العمل بدقة، مما يؤدي إلى تغييرات غير مخطط لها.

- غياب تفاصيل واضحة حول الموارد المطلوبة.

- تجاهل تحليل المخاطر الأولية، مما يؤدي إلى مشكلات أثناء التنفيذ.

- ضعف التواصل مع الأطراف المعنية عند إعداد الميثاق.

إن إعداد ميثاق المشروع بشكل صحيح يُعد خطوة حاسمة لضمان نجاح المشروع وتحقيق أهدافه. من خلال توثيق الأهداف، النطاق، والموارد بشكل واضح، يساهم الميثاق في بناء أساس قوي لتنظيم العمل والتواصل بين الأطراف المعنية. سواء كنت تخطط لإطلاق مشروع جديد أو تسعى لتحسين إدارة مشاريعك الحالية، فإن ميثاق المشروع هو أداة لا غنى عنها لتحقيق التميز والنجاح في أي بيئة عمل .